Деловой документ является разновидностью непубликуе­мого, т.е. предназначенного для однократного использова­ния. Его цель – принятие или исполнение непосредствен­ных управленческих решений. Он содержит первоначаль­ные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т.п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, уч­реждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фик­сированной информации является документ.

К деловым документам относятся:

q      информационные;

q      документы коллегиальных органов (служебные пись­ма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояс­нительные и служебные записки);

q      распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

q      организационные (положения, уставы, инструкции);

q      документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, по контрактной системе найма работников);

q      документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствова­ния, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

q      документы по хозяйственно-претензионной деятель­ности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

q      учетно-финансовые (оформление открытия счета в бан­ке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудо­вые соглашения, поручения);

q      документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию со­вместных предприятий).

Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность – управленческой документацией (сово­купность документов по определенному предмету).

В учреждениях, организациях и предприятиях образуют­ся функциональные комплексы документов (потоки и мас­сивы) или функциональные системы документации: органи­зационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т.п.

Управленческий (деловой  ) документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер доку­мента, элементы его правового, делопроизводственного оформ­ления и начертания знаков письма.

Большинство деловых документов оформляются соглас­но формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их ма­шинной обработки и изготовления бланков. Существуют стан­дарты на унифицированные системы документации.

Зачастую документы под одним названием входят в раз­ные системы документации. Например, заявления на предо­ставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к различным системам документации, хотя име­ют одно название – заявление.

Деятельность по созданию документов называется доку­ментированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск и хранение документов, объединяются под общим названи­ем – организация работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности, на­зывается делопроизводством.

Классификация деловых документов

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, ста­диям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые документы делятся на офици­альные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается органи­зацией или должностным лицом и оформляется в установ­ленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, админис­тративно-хозяйственных обязанностей. Такой документ от­ражает деятельность учреждения, фирмы, организации, пред­приятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удос­товеряющие личность человека и/или его права, обязаннос­ти, а также служебное либо общественное положение (визит­ка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служеб­ных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, рас­поряжение, акт). Внешний документ предназначен для на­правления за пределы организации, в которой он создан (пись­мо, телеграмма, запрос).

По направлению деятельности документы делят на вхо­дящие и исходящие. Входящий документ поступает в орга­низацию, исходящий – направлен из учреждения (органи­зации, предприятия).

По стадиям создания различают черновой, беловой доку­менты, оригинал и копию. Черновой документ – рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой – имеет текст, переписанный или перепе­чатанный с чернового документа без помарок и исправле­ний. Документ является оригиналом, если это первый и един­ственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называ­ют умноженными, когда они составлены в нескольких эк­земплярах и каждый из них имеет одинаковую юридиче­скую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т.ч. элементы его право­вого, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспро­изводящие часть текста документа; отпуски – полные копии документа. Особый вид копии – дубликат, имеющий одинако­вую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.

По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостовере­ния) и несрочные.

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, от­чет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т.п.).

По гласности различают документы обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку и гриф секретности – «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией по секретному делопроизвод­ству. Документы служебного пользования, содержащие не­секретные сведения, не подлежат огласке в открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянно­го, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают стандартные (типовые) и индиви­дуальные документы. Стандартный документ содержит одно­родные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и перемен­ная информация (командировочное удостоверение, справка).

Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат твор­чества исполнителя (докладная записка).

Характеристика отдельных видов деловых документов

Информационный деловой документ и документ коллегиального органа, их реквизиты

К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоми­нание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.

Документы коллегиальных органов это – протоколы, стенограммы, справки.

Служебное письмо – одно из средств обмена информа­цией и оперативного управления разнообразными процесса­ми деятельности организаций и учреждений.

Содержание письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

Основные реквизиты письма:

1) название и адрес организации-отправителя;

2) номер и дата;

3) название и адрес получателя;

4) заголовок письма;

5) номер и дата письма, послужившего причиной состав­ления ответа;

6) текст письма;

7) перечень приложений с указанием количества страниц;

8) виза исполнителя (подпись на копии).

Письма могут быть написаны на стандартных печатных бланках или чистых листах бумаги. Они подразделяются на два вида:

1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предло­жение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводи­тельное письмо);

2) письма, не требующие ответа (информационное письмо).

Телеграммы посылаются в срочных случаях, когда дру­гие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

Телефонограмма – срочное сообщение, передаваемое адре­сату по телефону. Она используется для документного оформ­ления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

Справка – документ информационного характера, описы­вающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоя­щей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию – руководителем учреждения.

Справка, направляемая за пределы учреждения, оформля­ется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тек­сту, текст, подпись.

Справки личного характера оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: название вида документа, ин­декс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается на­звание учреждения, которому предназначена справка.

Докладная, пояснительная и служебная записки инфор­мируют руководителя учреждения или структурного подраз­деления о явлениях, фактах, выполненной работе, сложив­шейся ситуации.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя.

С учетом адресности различают докладные записки внут­ренние, адресованные руководителю учреждения или под­разделения, где работает составитель, и внешние, адресован­ные руководителю вышестоящей организации.

Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков ра­ботника по требованию руководителя, а в некоторых случаях – по инициативе подчиненного.

Пояснительная записка, не выходящая за пределы учреж­дения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Анало­гичные реквизиты имеет и служебная записка.

Если пояснительная или служебная записка направляет­ся за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регис­трируют.

Одним из распространенных документов коллегиальных органов является протокол. В нем фиксируется место, вре­мя и цель проведения собрания, конференции, заседания, со­вещания, состав присутствующих, содержание докладов, вы­ступлений и постановления по заслушанным вопросам.

Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и т.п.).

По объему фиксированных данных различают три вида протоколов:

1) краткие, в тексте которых записаны лишь постановления;

2)полные, в тексте которых, кроме постановлений, крат­ко записывают выступления докладчиков и других участни­ков собрания, совещания, заседания;

3) стенографические, где все выступления записаны до­словно.

В протоколе указываются следующие реквизиты: назва­ние вида документа (протокол), его порядковый номер, назва­ние собрания, конференции, заседания, совещания (общее со­брание, производственное совещание, расширенное совеща­ние и т.п.); название предприятия, организации, где прохо­дило собрание; дата проведения собрания; количество участ­ников; должности, фамилии, инициалы руководителей собра­ния (председателя, секретаря, членов президиума); текст; пе­речень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.

Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совеща­ния. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконич­ным и в то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «протоколь­ная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.

Распорядительный документ

Одной из важнейших подсистем управленческой доку­ментации является система организационно-распорядитель­ных документов.

Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядитель­ные (постановление, приказ, распоряжение, решение).

Постановление – нормативный акт, принимаемый мест­ными советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями также на­зывают совместные акты, издаваемые несколькими неодно­родными органами (коллегиальными и действующими на основе принципа единоначалия, государственными органа­ми, общественными организациями и т.д.).

Круг вопросов, по которым принимаются постановления местных советов народных депутатов, довольно широк, по­скольку последние осуществляют государственное руковод­ство всеми отраслями хозяйственной и социально-культур­ной жизни. Постановления и распоряжения исполкомов, при­нятые в рамках предоставленных прав, являются обязатель­ными для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями, функционирующими на территории, под­чиненной совету, а также для выполнения служебными ли­цами и гражданами.

По своим юридическим свойствам постановления испол­комов могут быть нормативными или индивидуальными. Нормативные – это постановления о режиме работы пред­приятий торговли и бытового обслуживания населения, ин­дивидуальные – о принятии к эксплуатации того или ино­го домостроительства, назначении опекунства и др.

Постановления местных советов, их исполкомов состав­ляются по единой форме. Отличие между ними состоит лишь в том, что постановления советов не нумеруют, а исполкомов – имеют порядковую нумерацию.

Постановления состоят из вступительной части, в кото­рой констатируется состояние рассматриваемого вопроса, и постановляющей, содержащей перечень мероприятий с ука­занием сроков выполнения и служебных лиц, ответствен­ных за своевременное их исполнение, а также тех, кому пору­чен контроль за выполнением постановления.

Приказ – распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем предприятия, организации, учреждения, фирмы на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, поста­новлений и распоряжений правительства, указов и дирек­тивных указаний вышестоящих органов.

По назначению они подразделяются на приказы по лич­ному составу и по общим вопросам.

Приказы по общим вопросам в свою очередь делятся на инициативные и издаваемые во исполнение распоряжений вышестоящих органов.

Полное представление об этом документе дает инициа­тивный приказ, который издается для оперативного влия­ния на процессы, возникающие внутри организации (пред­приятия). Его реквизиты: название организации и докумен­та; дата; место издания; номер заголовка к тексту; текст; подпись; виды согласований.

Текст приказа состоит из констатирующей и распоряди­тельной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступ­ление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны дей­ствие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения.

Проект приказа согласовывается с заместителем руково­дителя организации, куратором вопросов, рассмотренных в этом документе, с руководителями структурных подразделе­ний, к которым относятся пункты приказа, с юристом орга­низации (его виза свидетельствует, что этот документ не про­тиворечит правовым актам и распоряжениям вышестоящей организации).

В приказах, изданных во исполнение решений вышестоя­щих организаций, часто не пишут констатирующую часть. Вместо этого дают ссылку на номер и дату высшего распоря­дительного документа.

Распоряжение – утверждает задание руководителя уч­реждения или его заместителя на отдельные работы, меро­приятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряже­ние и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а рас­поряжения – по частным.

Проект распоряжения визируют на последнем листе тек­ста ниже подписи распорядителя на первом экземпляре – подлиннике.

Распоряжение не ограничено сроком действия. Отменить действие распоряжения или его части можно только распо­ряжением или приказом по организации (предприятию).

Организационный документ

Все организации и предприятия в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руковод­ствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы именуют организационными.

Устав – юридический акт, на основании которого оформляется структура, функции и правовое состояние учрежде­ния, организации или предприятия. Уставы после их утвер­ждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах министерства финансов. После реги­страции вновь созданная организация может разворачивать свою деятельность.

Уставы могут быть индивидуальными и типовыми.

Содержание, формуляр устава, порядок оформления, со­гласования и утверждения такие же, как и для положения. Устав является основой для разработки положения.

Положение – это правовой акт, устанавливающий основ­ные правила организационной деятельности государственных органов, их структурных подразделений, предприятий (филиа­лов). Его, как правило, составляют при создании новых пред­приятий, организаций, фирм и их структурных подразделений.

Существуют положения типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатывают для системы учреж­дений и предприятий, индивидуальные – на основе типово­го. Типовые положения, как правило, утверждаются выше­стоящими органами управления, а индивидуальные – руко­водителями предприятий и организаций.

Положение состоит из таких разделов: общая часть (пре­амбула); основные функции (что необходимо сделать для выполнения поставленных задач); права; порядок создания и организации деятельности.

Типовой формуляр положения содержит в себе: герб; на­звание ведомства, организации, структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа (положение); место издания; дату; индекс; заголовок к тексту; текст; под­пись; отметку о поступлении.

Инструкция – это документ, содержащий правила, регу­лирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Например, «Инструкция о порядке замещения...», «Инструкция о внедрении...». Инст­рукцию подписывает руководитель организации. Она пред­назначена для постоянного пользования, поэтому текст изла­гается лаконично, точно и понятно.

Инструкция имеет такие реквизиты: название вида доку­мента (инструкция); гриф утверждения; заголовок (иногда входит название документа); дату; индекс; место издания; текст; подпись; виды согласования.

Отдельная разновидность этого вида документов – долж­ностная инструкция, определяющая организационно-право­вое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.

Должностная инструкция состоит из таких разделов: об­щая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения (связи по форме); ответственность работника и др. В общей части указывают: основные задачи работника; порядок заме­щения должности; профессиональные требования; подчинен­ность; основные руководящие документы. В разделе «функ­ции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с докумен­тами определяется оперативностью перемещения и исполнения доку­ментов и эффективностью обеспечения руководства предприятия доку­ментированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (см. рис. 1).

 

Работа с входящими документами начинается со стадии приема до­кументов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существен­ных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов закан­чивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят ре­гистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охваты­вает внутренние, входящие и в некоторых случаях – исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1–3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (ар­хивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает от­ветственность каждого работника ив то же время исключает дублиро­вание операций при работе с документами. Разделение труда между ра­ботниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных докумен­тов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за кон­кретные виды работ с документами.