«Ответы на вопросы по Организации делопроизводства»

 

1. Что такое делопроизводство?

    Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин “делопроизводство” в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине ХVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно, в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетании слов “производство дела”. Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин “дело” обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина “делопроизводство”. Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин “делопроизводство” обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел). В наше время термин “делопроизводство” определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

 

2. Что такое документ и его роль?

    Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числа в преобразованном виде. Носитель – это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы. Например, в Месопотамии из глины делали таблички, наносили острой палочкой знаки письма и затем обжигали, что позволяло зафиксировать написанное к сохранять в течение длительного времени в Египте материалом для письма служил папирус – бумага, приготовленная из многолетнего травянистого растения с тем же названием; в странах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе и на Руси, для изготовления документов использовался пергамент – особым образом выделанная кожа животных; в древнем Новгороде, как известно, применялась береста. Наиболее точное, обобщающее определение понятию “документ” дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. ГОСТом документ определен как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”.    

 

3.Каким требованиям должен отвечать управленческий документ?

    Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, – это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

    К организационно-правовым (управленческим) документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

    Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

    Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

    Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения, и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

    Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

    Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

    Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

    Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

    В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 

4. Дайте классификацию документов

    При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы; при использовании звукозаписывающей техники – фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники –письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.

 

5.В чем заключаются функции канцелярии?

    На канцелярию возлагается:

организация делопроизводства на предприятии в соответствии с Единой государственной (системой документационного обеспечения управления;

обеспечение стандартами по оформлению документов;

организация учета и сохранности документов, образующихся в деятельности предприятия;

организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;

проведение мероприятий по повышению квалификации работников, занятых делопроизводством;

оказание методической помощи сотрудникам предприятия в работе с документами.

6. Какими нормативными документами регламентируется документационное обеспечение управления?

    Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

    Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

■        законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

■        указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

■        правовые акты федеральных органов исполнительной власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

■        правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

■        правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

■        государственные стандарты на документацию;

■        унифицированные системы документации;

■        общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

■        Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

■        нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

■        нормативные документы по организации архивного хранения документов.

    Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических(граждан) и юридических лиц.

    Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994 г., 2-я часть – 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

    Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также Российская Федерация, субъекты Российской федерации и муниципальные образования. Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие части Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420–453 содержат общие положения о договоре – соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.

    Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Закон “О стандартизации” возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации на территории Российской Федерации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации. В развитие этого закона Правительством Российской Федерации 12 февраля 1994 г. принято постановление “Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг”, утвердившее положения о порядке создания и правилах пользования федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ), международных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государственных стандартов и ОКТЭИ и ряд других постановлений и распоряжений.

    Федеральный закон Российской Федерации “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использовании информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы. и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

 

7.С какой целью были разработаны ЕГСД и ЕГСДОУ?

    На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР “О мерах по улучшению архивного дела в СССР”. Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. “Материалов к Единой государственной системе делопроизводства”. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. “Основные положения ЕГСД” одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

    ЕГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

    Основная цель ЕГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ЕГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.                      

 

8.Какие ГОСТы устанавливают единые требования к ОРД?

    Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

    Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

    Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему езде при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

 

9.Что представляет собой унифицированная система?

    В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) – совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;                    

унифицированная система внешнеторговой документации.

    Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

    Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

 

10.Что называют формуляром документа?

    Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

 

11.Какие требования устанавливает ГОСТ 6.39-90:

q                       к формату бумаги для составления служебных документов;

q                       к размерам полей.

 

    Формат А4. Размеры полей приведены ниже

 

 

12.Чем отличается устав от положения?

    Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает разделы:

1.    Общие положения.

2.    Основные задачи.

3.    Функции.

4.    Права и обязанности.

5.    Руководство.

6.    Взаимоотношения и связи.

7.    Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.    Реорганизация и ликвидация.

    Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.   

    Общие положения в порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

    Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.                            

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6.Прочие накопления.

7.Прекращение деятельности

 

13.Расскажите о порядке составления проекта приказа.

    Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – “Проект”.

    Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов ив инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

    Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

    Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме “О чем?”.

    Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер.

    Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

    Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

    Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

    Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

    Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

    Пункт распорядительной части, содержащий поручение включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

    Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе выражения типа: “поднять уровень”, “обратить внимание”, “усилить контроль” и т.п.

 

14.Кто имеет право аннулировать приказ?

    Право аннулировать приказ имеет лицо, его издавшее или выше стоящий орган (начальник).

15.Чем отличается полный протокол от краткого?

    Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

 

16.Дайте формуляр протокола.

Реквизиты, придающие протоколу юридическую силу:

·       наименование организации

·       название вида документа

·       дата и номер протокола

·       заголовок к тексту

    Инициалы, фамилия председателя и его подпись; Инициалы, фамилия секретаря и его подпись; протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

17.Приведите реквизиты справки.

Справка с места работы                                      

Наименование предприятия                           Место предоставления

Адрес предприятия                                          справки

тел.

факс.

СПРАВКА

00.00.98           №_

Логинова  Инна  Анатольевна  работает  экономистом  отдела  маркетинга

__________________ с окладом _______________________руб. в месяц.

(наименование предприятия)          (цифрами и прописью)

Директор                         Подпись                 И. О. Фамилия

Главный бухгалтер         Подпись                 И. О. Фамилия            

                                        М.П.

Справки с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату труда работника, составляются на бланке предприятия формата А-5. Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например: “Детсад № 72”). Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью.

 

18.Используя данные табл.2 и данные базового предприятия составьте и оформите на пишущем устройстве следующие документы:

Об итогах ревизии по проверке финансового учета

 

АО “Магма”

 

ПРИКАЗ

 

21.12.99    № 45

 

Об итогах ревизии по проверке финансового учета

 

    В связи с проведением ревизии по проверке финансового учета

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1.Усилить контроль за расходованием денежных средств

2.Привести в соответствие с нормативными положениями документацию по финансовому учету

 

Директор предприятия                                            Подпись                                           Сидоров К.М.

 

Визы

 

В дело №837

 

Подпись исполнителя

21.12.99

 

19.Используя данные табл.2 и данные базового предприятия составьте и оформите на пишущем устройстве следующие документы: Письмо-просьбу

 

 

 

 

 

ОАО “Пентагон”                                                                                                                        Генеральному директору

123100, Москва                                                                                                                          ЗАО “Афродита”

Арбат, 56                                                                                                                                     г-ну Ключевскому С.О.

тел. 356-0456 117232,                                                                                                                 Челябинск

факс (095)356-4790                                                                                                                     Куйбышева, 24

 

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

01.02.98 № 1-3/28

На № 2-5/114 от 15.01.98

 

Уважаемый Сергей Олегович!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес два ваших изделия Вашей компании в связи с неполадкой нашего оборудования.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Предоплату гарантируем.

Наш расчетный счет 347-1690, банк “КредитУралБанк”.

 

 

 

 

Директор                                                                  ______________                                               П.А. Сыромятников

^{(место для подписи)}

Главный бухгалтер                                                  ______________                                              Н.И. Толстых

^{(место для подписи)}

                                М.П.

 

20.Докладную записку: секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

 

 

 

 

ОАО “Колорит”                                                           Директору предприятия

                                                                                       Гущину В.А.

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

14.04.2001

 

Об утере письма-запроса

 

    Довожу до Вашего сведения, что Сидоровым В.А. было утеряно письмо-запрос ТОО “МАК”, поступившее в ОАО “Колорит” 12.02.2001.

 

Секретарь-референт                                Подпись                           И.Р. Логинова

 

 

 

21.Что называется документооборотом?

    Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

 

22.Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов?

    Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкретном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу. Если же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях для обеспечения полноценной информационно-поисковой системы и их учета, необходимо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи “Срочно”, “Вручить немедленно” и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения. Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности. При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе сними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф “Лично”, документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям. При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

■        в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

■        в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

■        при получении доплатной корреспонденции;

■        если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа “Личной” не было.

    На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, – в течение месяца. для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или “шахматки”, вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

 

23.Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе подготовки?

     Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

q                составление проекта документа исполнителем;

q                проверка правильности оформления проекта документа;

q                согласование проекта документа;

q                подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

q                регистрация документа;

q                отправка документа адресату;

q                подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

    Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

    Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

    Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

–   составление проекта документа исполнителем;

–   проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

–   согласование проекта документа;

–   подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

–   регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов ин их больных объемах).

    На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

–   передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

–   контроль исполнения документа;

–   исполнение документа;

—  проставление имени об исполнении;

—  подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения.

 

24.Какие документы подлежат обязательной регистрации?

    Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

 

25.Какими могут быть сроки исполнения документов?

    Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации определяются типовые сроки их исполнения.

    Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в государственных законах Российской Федерации и других стран, например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

    Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.   

    В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения; в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. 

    Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

 

26.Представьте входящий и исходящий документы базового предприятия для регистрации. Покажите регистрационные формы, применяемые на данном предприятии и зарегистрируйте представленные документы.

 

 

 

РИВЕРБАНК                                                                       67, АППЭ ТЕШ СТРИТ

                                                                                               Лондон, ЕС 4V ЗАН

Ваш номер: RM/si Наш номер: TB/ap/175                        Телефон: 01248 2217 (30 линий)

Телекс: 886678 LDN

 

Господину Моррисону                                                                              17 мая 1998

П. Марлоу & К. Лтд

21 Берд Стрит

Лондон Е1 6 ТМ

 

Уважаемый г-н Моррисон,

О заказе №345

К сожалению, мы до сих пор не получили компьютер "ОPTIMA-133", которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.

 

Ждем вашего ответа. Вы можете позвонить нам в любое время.

Искренне Ваш

 

Томас Баркер

 

Т. Баркер

Управляющий

 

Прил. копия заказа 345

 

Копия М. Прайеру

27.Какие документы предъявляются при оформлении на работу?

Статья 19 КЗоТ. Запрещение требовать при приеме на работу документы, помимо предусмотренных законодательством

При приеме на работу запрещается требовать от трудящихся документы, помимо предусмотренных законодательством.

1. В российском законодательстве перечень документов, необходимых для поступления на работу, в настоящее время отсутствует.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. (Бюллетень Госкомтруда СССР, 1984, №11), предусматривали, что при приеме на работу работодатель обязан потребовать от поступающего:

а) представления трудовой книжки, а если лицо поступает на работу впервые - справки о последнем занятии;

б) представления паспорта в соответствии с законодательством о паспортах (п. 6).

2. Исходя из того, что работодатель при заключении трудового договора должен располагать необходимой информацией как о личности поступающего, так и о его деловых качествах, а также с учетом изменений в паспортном режиме (в настоящее время закон не связывает возможность приема на работу с местом жительства - ст. 16 КЗоТ, прописка заменена регистрацией) следует считать, что при поступлении на работу необходимо предъявить:

а) трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности работника;

б) документ, удостоверяющий личность гражданина.

Лица, поступающие на работу впервые, предъявляют справку о последнем занятии, а не достигшие 16-летнего возраста - свидетельство о рождении.

3. При приеме на работу, для выполнения которой в соответствии с законодательством могут быть допущены только лица, имеющие специальную подготовку или специальное образование, работодатель обязан потребовать предъявления документов, подтверждающих получение соответствующего образования или специальной подготовки. Так, командиром воздушного судна может быть лицо, имеющее действующий сертификат (свидетельство) пилота (летчика), а также подготовку и опыт, необходимые для самостоятельного управления воздушным судном определенного типа (п. 1 ст. 57 Воздушного кодекса Российской Федерации).

Право на управление транспортными средствами предоставляется лицам, достигшим определенного возраста, после соответствующей подготовки и сдачи квалификационных экзаменов (ст. 24 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. “О безопасности дорожного движения” - СЗ РФ, 1995, №50, ст. 4873).

В случаях, предусмотренных законодательством, при поступлении на работу требуется представление и других документов. Так, гражданин при поступлении на государственную службу обязан предоставить:

а) документы, подтверждающие профессиональное образование;

б) медицинское заключение о состоянии здоровья;

в) справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 31 июля 1995 г. “Об основах государственной службы Российской Федерации” - СЗ РФ, 1995, №31, ст. 2990). При отказе от представления таких сведений гражданин не может быть принят на государственную службу.

 

28.Когда заводится трудовая книжка работника учреждения, организации, предприятия?

    Порядок ведения трудовых книжек предусмотрен Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. (СП СССР, 1973, №21, ст. 115) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденного Госкомтрудом СССР по согласованию с ВЦСПС 20 июня 1974 г. с последующими изменениями и дополнениями (Бюллетень Госкомтруда, 1991, №4).

    Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

 

29.На основании каких документов вносятся записи о наименовании или должности, на которые предпринимаются работники?

    В разделе “Сведения о работе” первоначально указывается полное наименование предприятия, учреждения, организации. Записи о наименовании работы и должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих – в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих – в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

 

30.Используя данные таблицы №2 данные базового предприятия, составьте и оформите на пишущем устройстве следующие документы:

Об увольнении в связи с ликвидацией предприятия.

 

АО “Индукция”

ПРИКАЗ

01.03.98 №231-О

Об увольнении

Иванова И.П.

УВОЛИТЬ:

    Иванова Ивана Петровича, мастера участка РМЗ, вальцовщика

    Цех выпуска жестяных изделий, отдел сбыта

    с 02.03.98

    в связи с ликвидацией предприятия п.1 ст. 33 КЗоТ

    Основание увольнения

Директор                             Подпись                    Сидоров В.К.

С приказом ознакомлен

Подпись работника    01.03.98

 

31.Трудовая книжка: оформите запись в трудовой книжке, используя исходные данные приказа по личному составу.

Сведения о работе

 

№ записи	Дата				Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число		месяц	год
1	2				3	4
5	16	09		1999	Уволен по ст. 31 КЗоТ РФ (собственное желание) Директор предприятия:        Иванов И.П.	Пр. 115 – К от 10.09.1999

 

 

32.Каким требованиям должна отвечать номенклатура дел?

    Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является, составление номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

    Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

    В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

    Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

    Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

    Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

    В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является “секретариат” (“дирекция”, “отдел ДОУ”, “общий отдел”), ему присваивается индекс “I”. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т.д.).  

    При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

3 - коммерческий директор.

    Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

    В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.                                               

    Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

    Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание (“Переписка с ОАО “Эра” по строительству автостоянки”);

- дата (период), к которому относятся документы дела (“Приказы по основной деятельности за 1998 г.”);

- слова “копии”, если дело сформировано из копий документов (например, “Решения Совета директоров за 1998 год. Копии”).

    В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: “Переписка с ЗАО “Элит” о поставке товаров за 1998 г.”. Составление заголовков типа “Разная переписка”, “Документы по общим вопросам” не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово “материалы”. В ряде случаев можно использовать термин “Документы” с расшифровкой в скобках их видов, например, “Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.”

    В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.

    Для каждого дела в графе 4 по “Перечню документов с указанием сроков хранения” определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос, как правило, решается архивистом предприятия.

    В графе 5 “Примечание” проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т.п.

    Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

    Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

 

33.Какие документы не подлежат включению в номенклатуру дел?

    Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания

 

34.Каковы правила хранения дел?

    Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;                                       

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие гриф ограничения доступа к документу) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

    Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

- Дела по основной (производственной) деятельности.

    На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

    Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В опись № 1 деда заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты; контракты.

    В описи по личному составу деда располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

    В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

 

35.С какой целью создается экспертная комиссия?

    Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

36.Расскажите об организации работы архива организации?

    Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранения или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и На пленочной основе. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств. В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах. При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз. Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Окна первого этажа архивохранилища должны быть дополнительно защищен открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), дополнительно укреплены и снабжены замками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент). Архивы оборудуются стационарными или передвижными стеллажами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен 45 см, от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте 35-40 см. Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением. Основные разрушители документов в архивохранилищах – плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах. Поэтому в архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18–20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения. Поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах помещений. Наиболее дешев и удобен бытовой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений. Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел к шпагату прикрепляются ярлыки с указанием номеpa описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дед, включенных в данную коробку (связку). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения – вертикальный или горизонтальный. Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения раз в 5 лет, для конфиденциальных документов – ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище. Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

 

37.Используя данные базового предприятия составьте и оформите фрагмент номенклатуры дел.

 

38.Составьте и оформите акт “О выделении к уничтожению документов и дел”.