«Ответы на вопросы по Организации делопроизводства»

1.Назовите технические средства, которые используются для повышения оперативности и эффективности труда по документированию управленческих процессов (автоматизации и компьютеризации производства)

          К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печатающие устройства для ПК, графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.

          По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Достаточно много текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах.

          Средства репрографии и оперативной полиграфии – это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования. Особо выделяются средства ризографического копирования.

          Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним относятся фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры – по имени фирмы-изготовителя) и др. Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций, в частности агрегированная машина для фальцевания, бигования (выдавливания канавки на листах документов), перфорирования и резки называется фольдер, а машина для выполнения операций маркирования и франкирования – франкингмашина.

          Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки, шкафы и т.д.), картотеки и картотечное оборудование, средства для физической транспортировки документов внутри офиса (тележки, лифты, транспортеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации.

          К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта и пр.

          Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств.

2.Почему реквизит «Наименование вида документа» является одним из важнейших? Требования к данному реквизиту?

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ. 

3.Назначение регистрационного номера документа

Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/57, где 04 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 57 – порядковый № отправляемого документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

4.Назовите реквизиты акта

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.  Количество экземпляров акта определяется  количеством заинтересованных в нем сторон  или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие  после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. 

5.Правила оформления расписки

РАСПИСКА

          Я, Иванов Сергей Петрович, получил извещение для участия в судебном заседании в качестве свидетеля 23.05.03 г. в здании Ленинского районного суда г. Магнитогорска по адресу: пр. К. Маркса, 120, к. 3 в 10⁰⁰ ч. по уголовному делу №345-П.

          С извещением ознакомлен

Подпись                                                                                    12.05.03

6.Назовите типовые сроки исполнения управленческих документов

          Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации определяются типовые сроки их исполнения.

          Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в государственных законах Российской Федерации и других стран, например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

          Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.   

          В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения; в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. 

          Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

          Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

7.Перечислите документы при оформлении пенсии сотрудников

К таким документам относятся:

·       Заявление

·       Паспорт

·       Трудовая книжка. При ее отсутствии или неточных записях могут приниматься другие документы: справки, выписки из приказов, ведомости на выплату заработной платы, служебные удостоверения, характеристики, профсоюзные билеты, послужные и формулярные списки и пр. Время работы лиц, занимавшихся индивидуальной трудовой деятельностью на основании регистрационных удостоверений или патентов, устанавливается по справкам финансовых органов об уплате подоходного налога; а лиц, работавших на условиях индивидуальной или групповой аренды, – по справкам государственного фонда социального страхования. С 1 января 1991 г. время работы указанных лиц подтверждается по справкам об уплате страховых взносов в ПФР РФ.

·       Документы о размере заработной платы

·       Пенсионная книжка застрахованного лица