1. Правила письма на линованной бумаге

 

Вставить линованную бумагу в машину, затем выровнять одну из линий так, чтобы она совпадала с линией на строкоуказателе (строкоустановителе). Строкоуказатели показыва­ют уровень написания строки. Они изготовлены из прозрачного материала, чтобы можно было видеть напеча­танные строки.

Для установки уровня строки на любом расстоянии не­обходимо отключать интервальный механизм от зубцов одним из способов:

·       при помощи рычага свободного хода вала путем перевода его на себя в крайнее положение;

·       при помощи кнопки разового выключения вала, нажав ее внутрь.

Первый способ более рационален, так как дает возмож­ность поставить интервальный рычаг на любое расстояние.

При печатании на бланках трафаретных частей текстов основания смежных строк должны располагаться на рассто­янии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин Р 6.30–97.

 

2. Понятие об аннотации. Правила оформления текстов с аннотациями

 

Краткие сведения о содержании и назначении    книги    назы­ваются аннотацией. Она указывает, на какой    круг читателей рассчитана книга.

Помещается аннотация на обратной стороне титульного листа и должна быть размером не более страницы, так как ее объем дол­жен быть от 500 до 1 000 печатных знаков, учитывая и пробелы.

Аннотация пишется на отдельном листе бумаги. Учитывая ее небольшой объем, аннотация оформляется с увеличенными поля­ми: правое – 60–65 мм, левое – 15–20 мм, а весь текст по вер­тикали располагаем посередине листа.

 

3. Правила работы с рукописными статьями, правила оформления статей

 

Необходи­мым условием при выполнении работы с рукописного текста является правильное размещение текста и сносок на странице. Для этого при письме рукописного текста со сносками необходимо соблюдать следую­щий порядок работы.

1. Определите, сколько зубцов при повороте вала пишущей машины приходится на один интервал.

2. Напишите текст с рукописи до строки со знаком первой сноски, напишите знак сноски и допишите строку до правого поля.

3. Определите количество строк в первой сноске (из расчета 60 ударов в строке). В данном случае в сноске одна строка.

4. Оставьте место для этой сноски. Для этого, совместив строкоустановитель с отметкой нижнего поля, отсчитайте четыре интер­вала снизу вверх (два на расстояние от последней строки текста до подстрочной черты и два интервала на строку первой сноски). Перенесите карандашом отметку нижнего поля.

5. Продолжите письмо текста до строки с обозначением вто­рой сноски, напишите знак сноски и закончите строку.

6. Определите количество строк во второй сноске (в данном случае имеется тоже одна строка). Оставьте место для второй сноски. Для этого, совместив строкоустановитель с последней от­меткой нижнего поля, отсчитайте вверх два интервала и каранда­шом перенесите вновь границу нижнего поля.

7. Закончив письмо текста, совместите строкоустановитель с последней отметкой границы нижнего поля и, отсчитав от нее два интервала вниз, проведите от левого поля подстрочную черту из 20 знаков тире (без пробелов), что составит одну треть строки.

8. Отступив два интервала от подстрочной черты, напишите с абзаца цифру и текст первой сноски, а через два интервала так­же с абзаца вторую сноску. Последняя строка последней сноски должна совпасть с границей нижнего поля (30 мм от нижнего края страницы).

 

4. Правила оформления текстов с эпиграфами на печатной машине

Эпиграф – короткий текст (обычно цитата, пословица, изре­чение), помещаемый автором перед своим произведением или от­дельной его частью с целью отметить его основную идею, смысл, отношение к нему автора и т.п.

При письме текста с эпиграфом оформите следующие поля: левое поле – 40 мм (15 ударов), правое поле 10 мм (пять ударов); верхнее и нижнее поле – по 30 мм (шесть-семь интервалов).

В машинописной работе эпиграф помещается на три-четыре интервала ниже заголовка содержания и пишется через один-пол­тора интервала в правой стороне листа. От эпиграфа до текста де­лают три-четыре интервала.

 

5. Правила заполнения таблицы с вертикальными графами

1. Числа в таблицах, имеющие более четырех знаков, должны делится на классы по три цифры в каждом с промежутком в один удар пишущей машины, за исключением цифр, обозначающих номера и даты, например:

1 284 567

987 123

56 456

8 746

2. В многозначных десятичных дробях классы также отделяются промежутками влево от запятой, например:

3 427,9

12 638,1

7,5

3. Если в одной и той же графе таблицы приведены неоднородные числа, то каждое число пишут в середине колонки.

 

Показатели	Технический войлок
	Тонко-шерстяной	Полугрубо-шерстяной	Грубо-шерстяной
Влажность, %	12	12	12
Объемная масса при влажности войлока 12%, г/см3	0,44	0,38	0,36
Допустимые отклонения	± 0,02	± 0,02	± 0,02

 

4. При наличии в вертикальных графах таблицы только цифр их пишут на уровне последней строки боковика.

 

Характеристика	Ширина ремня, мм
	30	40	50	60	75
Разрывная нагрузка, кг	910	910	910	910	910
Удлинение в момент разрыва, %, не более	22	22	22	22	22
Масса 1 пог. м ремня, г, не менее	174	227	380	333	418

 

5. При наличии в вертикальных графах цифр и текста элементы граф пишут на уровне первой строки текста боковика.

 

Группа кожи	Тип кожи	Назначение кожи	Толщина, мм
Кожа для приводных ремней	Чепрак ремневый	Для приводных ремней	0,3 и более

 

6. Наименование марок, ГОСТов в таблицах следует выравнивать по левому краю.

 

Высококачественные стали

15×А 30×МА

 

7. Одинаковый текст в графах размером не более одной строки заменяют кавычками. Текст в две и более строки при первом повторении заменяют словами «То же», а при следующих повторениях «То же» ставят кавычки.

 

Трущиеся материалы (при смазанных поверхностях)	Коэффициент трения
	покоя	при движении
Сталь по бронзе	0,10–0,15	0,07–0,10
»    » стали	0,11–0,12	0,05–0,15
»    » чугуну	0,11–0,12	0,08–0,10

 

8. Не разрешается заменять кавычками повторяющиеся цифры, знаки: §, №, +, % и т.д., символы (математические и химические), отдельные буквы, сокращенные обозначения.

9. Если в таблице есть графа с обозначением величины углов или долготы и широты, то знаки градуса (°), минуты (’), секунды (’’) ставят только в первой строке.

35°00’.

10

20

36°00’.

10. В таблице не должно быть пустых граф. Если цифровые или иные данные в графе не приводятся, то ставится тире.

 

 

6. Напишите текст через 1,5 интервала, применяя правила, выделяя отдельные слова текста разными способами

 

     Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием боль­ших массивов документированной информации. Сокращение трудо­затрат, связанных с этими процессами, и повышение качества рабо­ты с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее ЭФФЕКТИВНЫЙ ПУТЬ – это внедрение в практику делопроиз­водственной деятельности офиса технических средств информаци­онных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

     При этом необходимо иметь в виду, что применение техничес­ких средств при работе с документированной информацией приво­дит к возникновению новых, более качественных данных, зафикси­рованных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

     Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользова­телей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или авто­матизировать (в зависимости от типа технических средств) практичес­ки все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Послед­няя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

 

7. Напечатайте текст через 1 интервал с заголовком и подзаголовком

 

Средства организационной техники

 

Средства составления и изготовления документов. Средства репрографии и оперативной полиграфии

 

     К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печа­тающие устройства для ПК, графопостроители, диктофоны и неко­торая другая техника.

     По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Достаточно много текстовой и таблич­ной документации изготавливается на пишущих машинах.

     Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующе­му: обеспечение высокой производительности труда при минималь­ных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Долгое время в критерии оценки пишущих машин входил такой показатель, как количество одновременно из­готовляемых копий. Однако существующая в настоящее время прак­тика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование до­кументов пишущими машинами в условиях наличия малогабарит­ных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различ­ных систем является нерентабельным и малооперативным.

 

8. Напечатайте посредине текст, применяя правила написания примечания

По оценкам американских экспертов (фирма Delphi Consulting), в США ежедневно генерируется более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. документов, причем поток дело­вой информации чрезвычайно разнообразен по видам ее представле­ния. Можно выделить три основных составляющих деловой информа­ции. Поданным вышеназванной фирмы, 12% информации – структу­рировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью систем управления базами данных. Примерно 15% инфор­мации представляет собой неструктурированные данные в электрон­ной форме, как правило, это текстовая информация. Для автоматиза­ции хранения и поиска такой информации используются технологии информационно-поисковых систем. И оставшиеся около 73% инфор­мации традиционно хранятся на бумаге. Организация быстрого и эф­фективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой.

 

Примечание:

Сфера приложения для технологий информаци­онно-поисковых систем представляется достаточно широкой.    Примерами документальной информации, для которой эффек­тивно автоматизированное хранение и поиск, могут служить: зако­ны, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты кон­трактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограм­мы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специаль­ные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, спра­вочники и другие документы.

 

 

9. Напечатайте текст через 1,5 интервала с заголовком и подзаголовком, выполненный флаговым способом, применяя правила написания сносок

 

Компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации

 

 

Документальные информационно-поисковые системы. Автоматическое индексирование документальной информации

 

 

     Цель документального поиска – нахождение и выдача соот­ветствующих запросу пользователя документов или их описаний. Документы, отвечающие запросу пользователя, называются реле­вантными.

     Понятие «документ» в рамках информационных технологий трактуется несколько шире, нежели в традиционном документоведении. При этом «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».1

     Традиционно информационно-поисковые системы (ИПС) при­меняются для тематического поиска научно-технической информа­ции в крупных библиотеках, научно-технических центрах, архивах, патентных библиотеках.

В настоящее время в связи с возрастанием объема документаль­ной информации, необходимой для принятия эффективного управ­ленческого решения, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информацион­но-поисковые системы стали широко использоваться в различных сферах экономики.