«Оргтехническое обеспечение управленческого труда. Современные средства составления, копирования, обработки и хранения документов»

К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печа­тающие устройства для ПК, графопостроители, диктофоны и неко­торая другая техника.

    По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Достаточно много текстовой и таблич­ной документации изготавливается на пишущих машинах.

    Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующе­му: обеспечение высокой производительности труда при минималь­ных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Долгое время в критерии оценки пишущих машин входил такой показатель, как количество одновременно из­готовляемых копий. Однако существующая в настоящее время прак­тика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование до­кументов пишущими машинами в условиях наличия малогабарит­ных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различ­ных систем является нерентабельным и малооперативным.1

    Для сокращения процесса изготовления подлинников докумен­тов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине. Сте­нография за счет условного изображения символов, которое успева­ет за скоростью произнесения речи, помогает сократить этот про­цесс. Однако помимо двух человек – диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стеногра­фистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

    В связи с этим представляется оптимальным использование та­кого средства составления и изготовления документов, как дикто­фон.

    Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведе­ния устной речи. Они применяются для подготовки писем, прика­зов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются затраты труда диктующего и машинистки, не нуж­но составлять черновики), для записи резолюций, указаний, запро­сов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается время доведения указаний до исполни­телей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций (отпадает необходимость в их стенографировании) и т.д. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позво­ляет проводить ее расшифровку более качественно.

    Принтер – самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающих­ся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.1

    Все принтеры выполняют одну и ту же задачу – обеспечива­ют вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Прин­теры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показа­телям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.

    Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу дейст­вия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современ­ных моделей поточечный способ переноса букв и других графичес­ких элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или проме­жуточный твердый носитель изображения.

    Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимо­стью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей лен­те, оставляя след на бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печата­ющей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом бо­лее четко оформленные символы. Они могут печатать сложные фор­мы на широкой бумаге (формата A3) и часто используются в домаш­них условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не ис­пользовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинст­ва отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

    Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравни­мы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут выдавать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами кра­сящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на стра­ницу. Разные производители применяют различные методы вывода то­чек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.

    Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

    Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.

    Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, ком­пактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощ­ность.

    Качество печати на матричных принтерах приемлемое при на­личии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением по­вышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принте­ров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешени­ем 600 точек на дюйм и выше.

    Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.

    К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосход­ное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отме­тить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печа­тающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные разме­ры бумаги.1

    Появление устройств для вывода графической информации – плоттеров (графопостроителей) – было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Ре­зультат работы практически любого такого пакета – это комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диа­граммы и т.д.). Выполнение же подобных документов ручным спосо­бом сводит на нет многие преимущества, предоставляемые пользо­вателям этими системами.

    Средства репрографии и оперативной полиграфии – это сово­купность машин, предназначенных для копирования и тиражирова­ния документов. К средствам репрографии относятся средства фото­копирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования. Особо выделяются средства ризографического копирования.

    В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изо­бражения с оригинала на копию). Взаимное расположение и физико-химические свойства копируемого материала, подлинника, посредни­ка, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на кото­рый производится репродуцирование, а также источника света харак­теризуют способ копирования. Выбор способов копирования опреде­ляется характером, форматом и назначением документации.

    Светокопирование (диазокопирование) относится к широко рас­пространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации – чертежей. В последнее время этот способ применяется и для копирования офисной доку­ментации.

    При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и свето(диазо) копировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущест­ва светокопирования заключаются в дешевизне копий, получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

    Фотокопирование (техническая фотография) – процесс получе­ния копий на чувствительных к воздействию света материалах, ис­пользующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с оригиналами со штриховым и тоновым изображениями и применяется для копирования текстовых и графических документов. Фото­копирование позволяет получать высококачественные копии. Одна­ко широкому их использованию препятствуют: дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов – проявления, закрепле­ния, требующих применения жидких химикатов и проводящихся в затемненных помещениях. Эти факторы ограничивают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.

    Термографическое копирование – процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, про­ходящих или отраженных от поверхности оригинала. Термокопиро­вальный способ изготовления копий – один из самых простых. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержа­щих текстовую или графическую информацию.

    Термографическое копирование обладает некоторым преимуще­ством по сравнению с другими методами в оперативности работы, компактности и дешевизне аппаратуры. Однако невысокое качество получаемых копий и относительно большая стоимость специальной термореактивной и термокопировальной бумаги ограничивают об­ласть его применения.

    Электрофотографическое (электрографическое) копирование – процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель. Под электрофотографией в настоящее время понимают два способа получе­ния фотоизображений на специальных поверхностях, электрические свойства которых изменяются в соответствии с количеством свето­вой энергии, воспринятой ими.1

    При первом способе – непереносного копирования – применя­ют специальную чувствительную к свету фотополупроводниковую бумагу, покрытую слоем диэлектрика, содержащего мелкие частицы полупроводника, например окиси цинка, нанесенного на бумажную основу. Оригинал копируемого документа при этом способе экспо­нируется (фотографируется) на поверхность светочувствительного слоя, заряженного до высокого электрического потенциала. Под дей­ствием света электрический заряд стекает с освещенных участков. Далее бумага «проявляется» с помощью порошка-красителя, кото­рый пристает к темным местам, сохраняющим высокий потенциал.

    При втором способе – переносного копирования – используют­ся промежуточные носители различной формы, покрытые слоем фотополупроводника и выполняющие роль посредника, на котором формируется изображение копируемого оригинала. Этот слой, так же как и в предыдущем способе, заряжается, на него проецируется изображение оригинала, далее производят проявление с помощью красящего порошка-тонера. На поверхность посредника с прилип­шим к темным местам экспонируемого изображения тонером накла­дывают листы обычной бумаги, на которой отпечатывается порош­ковый краситель, т.е. производится перенос изображения. Отпеча­ток «закрепляется» прогревом, и копия готова. Этот способ копиро­вания называют также ксерографией. Ксерография изобретена аме­риканцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. первого ксерографа машина претерпела целый ряд технологических и конст­руктивных изменений, но суть процесса осталась неизменной. Ко­пировальные аппараты этого типа настолько популярны в России, что название компании XEROX Corp., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и при­меняется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того машина какой фирмы применяется.1

    Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наи­лучшее после фотографии качество копий на обычной или фотопо­лупроводниковой бумаге. Возможно получение копий на обеих сто­ронах листа, цветное копирование. На электрофотографической ап­паратуре можно получать копии и с микрофильмов. Электрофото­графические способы копирования и аппаратура получили наиболь­шее распространение в мире и нашей стране.

    К основным преимуществам относится: высокое качество ко­пий, возможность получения копий на обычной бумаге, высокая производительность работы и дешевизна копий, возможность вы­полнения дополнительных операций по обработке копий. К недо­статкам можно отнести относительно высокую стоимость и слож­ность аппаратуры, высокую стоимость расходных материалов (карт­риджей), особенно для персональных копиров. Недостатком аппара­туры непосредственного копирования является необходимость при­менения специальной электрофотографической бумаги, что ограни­чило область их применения.

    При электронно-искровом копировании реализуется принцип поэлементного считывания изображения оригинала фотоэлектриче­ским устройством, преобразование сигнала и воспроизведение изо­бражения электротермическим способом на приемном материале копии. Этот метод основан на прожигании с помощью искрового разряда поверхности специального многослойного или иного формного материала в местах, соответствующих печатным элементам изображения. Основное назначение этого способа репрографии – изго­товление трафаретных форм для процессов оперативной полиграфии (ротационной печати).

    Микрография – это процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий -микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих одно или несколько изображений с кратностью уменьшения ориги­нала от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии состав­ляет микрофильмирование. Оно является высокоэффективным сред­ством копирования информации на фотоматериалы. Получаемые при этом миниатюрные копии удобны в хранении и использовании, хотя и требуют при чтении применения увеличительной аппаратуры.

    Ризография – это метод получения изображений, который объ­единяет в себе преимущества трафаретной печати (экономичность, производительность, надёжность) с современной цифровой обработ­кой (высокое качество представления данных). Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными ко­пировальными аппаратами, работающими по принципу электрофо­тографии.

    Поскольку ризография во многом подобна традиционным мето­дам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе ус­ловно можно разбить на два этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать.

    Первый этап заключается в том, что сначала оригинал изобра­жения считывается сканером ризографа, после чего полученная ци­фровая информация, обработанная встроенным микропроцессором, используется термоголовкой или лазерным устройством для созда­ния трафарета на специальном носителе – мастер-пленке.

    Это выглядит следующим образом. Ризограф автоматически от­матывает с рулона мастер-пленки (специального материала, из кото­рого изготавливается трафарет-мастер ) отрезок необходимой дли­ны. Перенос считанного сканером изображения на мастер выполня­ется термоголовкой или лазерным устройством. В точном соответст­вии с оригиналом прожигаются мельчайшие отверстия в мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на рас-катном барабане и пропитывается красителем. После этого ризограф делает первый контрольный оттиск. Первый этап длится около 17–30 секунд, в зависимости от используемого формата бумаги и типа модели.

    Процесс печати заключается в том, что на бумагу наносится специальный пастообразный краситель, который изготавливается на основе глицерина и находится в специальных герметичных тубах.

    Туба с красителем находится в середине красящего цилиндра. Крас­ка продавливается сквозь барабан и отверстия в мастере и попадает на бумагу, проходящую под вращающимся барабаном. Во время пе­чати бумага направляется из подающего в приемный лоток.

    Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 ко­пий в минуту. После окончания работы с мастером он автоматически снимается с поверхности барабана и помещается в приемник для использованных мастеров.

Расходными материалами при работе с ризографом являются мастер-плёнка и краска.

    С одного кадра мастер-пленки можно получить без потери каче­ства от 4 тыс. до 10 тыс. оттисков ( в зависимости от характера изо­бражения). Краска – водно-масляная эмульсия с применением нату­ральных красителей. Ризография предусматривает возможность мно­гоцветной печати. Копирование в несколько цветов осуществляется на ризографе каждой краской последовательно. Для каждого исполь­зуемого в работе цвета необходимо иметь отдельный красящий ци­линдр. При этом изменение цвета происходит заменой красящего цилиндра.

    При копировании можно использовать 9 цветов: черный, корич­невый, желтый, зеленый, два оттенка красного цвета и три оттенка синего. Имеется специальная краска, видимая только в ультрафио­летовых лучах, используемая для печати ценных бумаг. Печать каж­дым новым цветом требует дополнительного прогона.

    Существенно расширяют возможности ризографа в изготовле­нии высококачественных печатных материалов встроенные функции по цифровой обработке копируемых изображений.

    Однако ризограф это не просто множительный аппарат. Специ­ально разработанный компьютерный интерфейс позволяет исполь­зовать ризограф не только как отдельно стоящий копировальный аппарат (копир, дупликатор), но и как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расши­ряет возможности ризографа, но и обеспечивает пользователю до­ступ к современным графическим и текстовым редакторам, програм­мам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс. Использование интерфейса обеспечивает максимальное качество изображения, так как позволяет избежать первоначального сканирования оригинала. Возможность подключе­ния имеют практически все модели.

    Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 8 минут. Причем необходимо отметить, что чем выше тираж, тем больше выигрыш. Затраты на получение 15–25 копий с одного оригинала на ризографе и копировальной машине практически одинаковы, одна­ко при тираже свыше 100 копий ризограф дает выигрыш по стоимо­сти уже в 2–3 раза, а при тираже более 500 оттисков – в 6–8 раз.

    Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.1

    К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического процес­са состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего форми­руется изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал. Различные методы многократного получения одинаковых изображений полиграфическими средствами объединя­ются под общим названием – печатные процессы.

    К основным процессам оперативного тиражирования докумен­тов, применяемым в копировально-множительных службах учрежде­ний, организаций и предприятий, относятся гектографический, тра­фаретный и офсетный, являющиеся разновидностями плоской печа­ти (способ печати, при котором печатающие и пробельные элементы на печатной форме расположены практически в одной плоскости и обладают способностью избирательного смачивания краской).

    Способ гектографической печати включает в себя операции по изготовлению печатной формы, нанесению на нее гектографической краски и получению оттисков в гектографическом множительном аппарате путем переноса части красочного слоя с гектографической формы на бумагу, предварительно увлажненную растворителем (спиртом).

    В отличие от классических способов плоской печати, где кра­сочное изображение формируется на специальной поверхности (пе­чатной форме), а отсюда уже передается на воспринимающую по­верхность, при трафаретной печати изображение формируется в тол­ще формного материала. Эта печать не с формы, а через нее – «на пробой». Для этого способа необходимо подготовить печатную фор­му так, чтобы печатающие элементы пропускали краску, а пробель­ные задерживали ее. Трафаретный способ тиражирования докумен­тов на ротаторах применяется для однокрасочной (преимуществен­но) печати текстовых и графических документов с печатных форм, изготовленных машинописным, электронно-искровым или термоко­пировальным способами.

    В офсетной печати печатающие и пробельные элементы имеют различные физико-химические свойства (печатающие воспринимают краску, пробельные отталкивают ее), в результате чего краска удерживается только на печатающих элементах. Офсетные способы применяют для изготовления высококачественных одноцветных и многоцветных оттисков текстового и графического материала, ис­пользуемого в управленческой, научно-технической, рекламной и другой деятельности.

    Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним относятся фальцевальные машины, листоподборочное и сортиро­вальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесе­ния защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасоч­ные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и уст­ройства, машины для уничтожения документов (шредеры – по име­ни фирмы-изготовителя) и др. Иногда это оборудование агрегирует­ся для выполнения комплекса функций, в частности агрегированная машина для фальцевания, бигования (выдавливания канавки на ли­стах документов), перфорирования и резки называется фольдер, а машина для выполнения операций маркирования и франкирования – франкингмашина.

    Средства хранения, поиска и транспортировки документов вклю­чают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки, шкафы и т.д.), картотеки и картотечное оборудование, сред­ства для физической транспортировки документов внутри офиса (те­лежки, лифты, транспортеры, пневматическая почта), средства хра­нения машинных носителей информации.