Вступи в группу https://vk.com/pravostudentshop
«Решаю задачи по праву на studentshop.ru»
Опыт решения задач по юриспруденции более 20 лет!
|
Магазин контрольных, курсовых и дипломных работ |
Вступи в группу https://vk.com/pravostudentshop
«Решаю задачи по праву на studentshop.ru»
Опыт решения задач по юриспруденции более 20 лет!
Тема 6. Документационное обеспечение управления – функция управления
1. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине ХVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно, в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетании слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел). В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.
2. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
■ законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
■ указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
■ правовые акты федеральных органов исполнительной власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
■ правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
■ правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
■ государственные стандарты на документацию;
■ унифицированные системы документации;
■ общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
■ Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
■ нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
■ нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических(граждан) и юридических лиц.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994 г., 2-я часть – 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.
Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также Российская Федерация, субъекты Российской федерации и муниципальные образования. Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие части Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420–453 содержат общие положения о договоре – соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.
Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Закон «О стандартизации» возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации на территории Российской Федерации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации. В развитие этого закона Правительством Российской Федерации 12 февраля 1994 г. принято постановление «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», утвердившее положения о порядке создания и правилах пользования федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ), международных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государственных стандартов и ОКТЭИ и ряд других постановлений и распоряжений.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использовании информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы. и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц. Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию, информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:
■ назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;
■ устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
■ определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.
Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г., постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в Российской Федерации» от 1 декабря 1994 г., «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 января 1996 г. и др.
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Закон определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена, а его субъектами – Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства.
Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие вопросы международного информационного обмена.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжение сведениями, составляющими государственную тайну, порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и другие вопросы.
Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г., постановлении Правительства Российской Федерации «О перечне сведении, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г., постановлении Пенсионного фонда России «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от 30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г, направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства и др.
Тема 7. Организация службы документационного обеспечения управления
1-2. Информационно-документационное обеспечение деятельности любого учреждения, организации, предприятия является одной из важнейших обслуживающих функций, которую должно выполнять специальное структурное подразделение. Эта служба носит различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших учреждениях, где объем обрабатываемых документов невелики создание специального структурного подразделения нецелесообразно, такую работу выполняет секретарь. Функции, права и порядок деятельности, т.е. организационно-правовые и методические принципы работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ) (или документационной службы) определяются в положении о ней. Структура службы и ее задачи, как правило, соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая сдачей их в архив учреждения. Структура службы документационного обеспечения управления разрабатывается на основе типовых положений. Можно использовать Типовое положение об управлении делами и Типовые задачи, предложенные в ЕГСДОУ. Но при этом учитывается специфика работы данного учреждения, объем и количество подразделений, общее количество сотрудников, степень автоматизации и механизации управленческих работ. В своей деятельности службы документационного обеспечения управления руководствуются законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями руководства, положениями о службе, ЕГСДОУ, Основными правилами работы Ведомственных архивов, инструкций по делопроизводству данного учреждения, должностными инструкциями работников службы, ГОСТами на унифицированные системы документации и прежде всего на УСОРД, методическими разработками по вопросам делопроизводства и архивного дела. К функциям службы документационного обеспечения управления относятся полное информационно-документационное обслуживание деятельности учреждения, включающее: прием, учет, первичную обработку и отправку корреспонденции, распределение, доставку, печатание и размножение документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовку дела сдаче в архив; организационно-методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства во всех структурных подразделениях и подведомственных организациях; систематическое совершенствование информационно-документационного обслуживания путем внедрения ЭВМ и прежде всего персональных компьютеров и средств механизации управленческого труда; организация повышения квалификации работников службы ДОУ. Как видно из перечисления функций, всю работу по документационному обеспечению управления можно подразделить на две части: непосредственное оперативное делопроизводственное обслуживание и организационно-методическое руководство и постоянное совершенствование на базе ЭВМ всей работы с документами и информацией, содержащейся в них. Быстрое развитие и внедрение средств ЭВМ в управление, унификация и стандартизация документов, проводимые в широких масштабах в стране, требуют постоянного повышения квалификации работников, занятых документационным обслуживанием. Поэтому одна из актуальных задач службы документационного обеспечения управления – организация изучения новейших средств ЭВМ и средств механизации, ГОСТов на унифицированные системы документации, Методических разработок по работе с документами. Эта служба обязана постоянно совершенствовать организацию документационного обслуживания, обеспечивать его единообразие во всех структурных частях учреждения и в подведомственных организациях и предприятиях. Таким образом, служба документационного обеспечения управления сегодня добивается единства показателей, форм документов и порядка их обработки. Служба документационного обеспечения управления должна быть самостоятельным структурным подразделением, непосредственно возглавляемым начальником, который подчиняется руководителю учреждения. В крупном и среднем учреждении эта служба имеет сложную структуру, в нее могут входить: секретариат; юридический отдел; общий отдел; Экспедиция, в которой выделяются группы обработки входящей и исходящей корреспонденции, правительственной почты и доставки (курьерская группа); учетно-справочная часть, занимающаяся регистрацией, справочной работой; контрольно-инспекторская группа; бюро по работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан; машинописное (диктофонно-машинописное) бюро; копировально-множительная служба; архив и инспекционно-методическая группа. При этом возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении. В учреждениях небольшого масштаба вместо структурных подразделений соответствующую работу будут выполнять отдельные лица. Номенклатура должностей работников службы документационного обеспечения управления определяется в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих. Сюда отнесены руководители – начальники делопроизводственных служб, их заместители и специалисты – помощники руководителя учреждения, секретари коллегии, методисты, заведующие архивом, заведующие экспедицией, инспектора, секретари, стенографистки, делопроизводители, машинистки, экспедиторы, курьеры, редакторы и корректоры. Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного количества работников этой службы. Основными факторами, определяющими количество и состав работников службы, являются объем. документооборота (т.е. количество документов, составляемых, получаемых и обрабатываемых в год), общая численность работников учреждения и степень автоматизации и механизации обработки информации и документов.
3. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.
Текст положения об организации включает разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включается право на издание распорядительных и нормативных документов, ведение переписки, право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запрашивать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
■ положения о структурных подразделениях;
■ положений о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных(ученый совет, научно-технический совет и др.);
■ положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, – и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и им рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляются на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
4.
ДОУ АО «Вымпел» УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ Руководитель предприятия
о службе Подпись И.О. Фамилия
00.00.99
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяет условия труда работников предприятия.
1.2. Условия труда работников предприятия, не урегулированные или не полностью урегулированные договором, уставом, коллективным договором, настоящим положением, определяются трудовым законодательством РФ.
1.3. На предприятии вводятся следующие категории специалистов:
– работник предприятия – лицо, состоящее в трудовых отношениях с предприятием;
– руководящий работник предприятия – работник, назначаемый на должность по согласованию с Советом трудового коллектива;
– сотрудник предприятия – специалист, назначаемый на должность директором предприятия по рекомендации или по согласованию с Советом трудового коллектива;
– другие рабочие и служащие предприятия – все работники предприятия, не являющиеся руководящими работниками и сотрудниками предприятия, назначаемые на должность директором без согласования с Советом трудового коллектива.
1.4. Руководящими работниками предприятия являются: директор предприятия, его заместители, главный бухгалтер.
2. Прием на работу
2.1. С принимаемыми на работу руководящими работниками трудовой договор заключается на срок, определяемый уставом предприятия, а с сотрудниками предприятия – на срок до 5 лет.
2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме с указанием должности, места работы, даты возникновения трудовых правоотношений и размера должностного оклада.
2.3. Продление трудового договора допускается: руководящего работника – на новый срок по решению учредителей; сотрудника предприятия – по соглашению сторон, заключенному с согласия Совета трудового коллектива.
2.4. Датой возникновения трудовых правоотношений и заключения трудового договора считается срок, оговоренный в трудовом соглашении либо в приказе директора предприятия.
2.5. При заключении трудового договора может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой работе.
2.6. Срок испытания при приеме на работу не может превышать 3 месяцев, а в отдельных случаях – 6 месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.
При неудовлетворительном результате испытания работник освобождается от работы.
3. Права и обязанности
3.1. Работники предприятия пользуются всеми правами, касающимися режима рабочего времени и отдыха, отпусков, социального страхования и обеспечения, которые установлены учредительными документами и законодательств ом.
3.2. Работники предприятия вправе в установленное на предприятии время обращаться к директору и другим руководящим работникам по всем вопросам, связанным с их работой.
3.3. О выполненных мероприятиях; предусмотренных коллективным договором, администрация предприятия отчитывается перед Советом трудового коллектива.
3.4. При поступлении работника на предприятие его руководитель должен ознакомить работника с учредительными документами, правилами, определяющими условия труда и внутренний трудовой распорядок, должностной инструкцией.
3.5. Работник предприятия обязан:
– не нарушать действующего законодательства РФ, строго выполнять правила внутреннего трудового распорядка предприятия, распоряжения соответствующих руководителей;
– не совершать действий, влекущих за собой причинение ущерба предприятию, его имуществу и финансам.
3.6. Администрация не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.
4. Рабочее время и время отдыха
4.1. Продолжительность рабочей недели, рабочего дня и режим рабочего времени, а также дни отдыха и праздничные дни для работников предприятия определяются законодательством РФ, правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
4.2. В исключительных случаях по распоряжению директора, его заместителей работники предприятия могут привлекаться для выполнения срочных работ сверхустановленной продолжительности рабочего дня, а также в дни отдыха и праздничные дни с компенсацией.
4.3. Предприятие вправе вводить для отдельных работников режим гибкого рабочего времени, нормативной основой которого является суммарный учет рабочего времени.
5. Отпуска
5.1. Руководящие работники и сотрудники предприятия пользуются в течение года отпуском продолжительностью 24 рабочих дня с сохранением средней заработной платы.
5.2. другие рабочие и служащие предприятия пользуются ежегодным отпуском, продолжительность которого устанавливается в каждом конкретном случае при заключении трудового договора. При этом ежегодный отпуск не может быть менее 24 рабочих дней.
5.3. Право на ежегодный отпуск у работника предприятия возникает через 11 месяцев после даты возникновения трудовых прав отношений, если иное не оговорено в трудовом договоре.
5.4. Отпуск должен предоставляться ежегодно в срок, установленный графиком отпусков. В исключительных случаях, когда предоставление сотрудники отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, допускается перенос отпуска на другой период или на следующий год с согласия работника.
5.5. О переносе отпуска работами предприятия должен быть извещен не менее чем за 30 дней до наступления планового срока отпуска.
5.6. Неиспользованный отпуск может быть присоединен к отпуску за следующий рабочий гол, однако по истечении года непрерывной работы работник предприятия имеет право получить отпуск продолжительностью не менее ____ календарных дней, в счет перенесенного отпуска.
5.7. Запрещается непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также выплата компенсаций за не использованный отпуск.
Порядок определения среднего заработка, сохраняемого за время нахождения в отпуске‚ при присоединении отпусков содержат правила внутреннего трудового распорядка предприятия.
5.8. Руководящий работник или специалист предприятия может быть отозван из очередного отпуска с его согласия, если это обусловлено важными обстоятельствами. Решение об этом может быть принято директором предприятия или его заместителем.
В связи с личными и семейными обстоятельствами работнику предприятия может быть по его просьбе предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.
6. Командирование, временное откомандирование и перевод на новое место работы
6.1. Работник предприятия с его согласия может быть временно откомандирован на другое место работы на определенный срок, в пределах от 6 месяцев до одного года.
Временное откомандирование не влечет изменения трудового договора. Работник вправе выехать к месту откомандированы вместе с членами своей семьи, если предприятие предоставляет ему соответствующее жилое помещение.
Перевод работника на новое место работы в другую местность допускается только с его согласия и по согласованно в необходимых случаях с руководством предприятия.
Соответствующее изменение трудового договора должно быть оформлено сторонами в письменном виде.
6.2. Работник предприятия может быть временно переведен на другую работу в случае производственной необходимости на срок до 3-х месяцев в календарном году.
7. Заработная плата, социальное страхование и компенсации
7.1. Труд работников предприятия оплачивается повременно, сдельно или по иным системам оплаты труда, устанавливаемым предприятием самостоятельно или по согласию с работником.
7.2. Заработная плата каждого работника определяется конечными результатами работы и максимальным размером не ограничивается.
7.3. В дополнение к системам оплаты труда предприятие может устанавливать формы материального поощрения и премирования, вознаграждения по итогам работы за отдельные периоды.
7.4. Оклады руководящим работникам и сотрудникам устанавливаются в соответствии с занимаемой должностью согласно штатному расписанию.
С учетом квалификация и опыта работы, а также достигнутых результатов директор предприятия может устанавливать указанным работникам оклад с персональной надбавкой.
7.5. Работники предприятия пользуются пособиями и льготами по обязательному социальному страхованию.
7.6. В течение всего времени нахождения в командировке или всего периода откомандирования за работником предприятия сохраняется должностной оклад и должность на основном месте работы.
7.7. При увольнения работника выплата всех сумм, причитающихся ему, производится в день увольнения.
8. Меры поощрения и дисциплинарные меры
8. 1. Мерами поощрения работников предприятия являются:
– объявление благодарности;
– награждение ценным подарком, денежной премией
– повышение должностного оклада и установление персональной надбавки
– повышение в должности (с учетом установленного порядка).
8.2. Дисциплинарными мерами, налагаемыми на работников предприятия, являются:
– замечание;
– выговор;
— освобождение от работы до истечения сроков трудового договора в связи с совершением проступка, не совместимого с работой на предприятии.
9. Освобождение от работы
9.1 Руководящие работники предприятия освобождаются от работы по решению Совета трудового коллектива, приказом директора, изданным на основании решения, принятого Советом.
9.2 Освобождение от работы иных работников предприятия производится приказом директора.
9.3. Сотрудник предприятия может быть освобожден от работы: в связи с истечением срока трудового договора (соглашения) и непродлением его на новый срок, а также до истечения срока трудового договора.
9.4. До истечения срока трудового договора сотрудник предприятия может быть освобожден от работы:
– вследствие упразднения должности, которую занимал сотрудник, и невозможностью назначить его на другую, соответствующую его знаниям и опыту должность в рамках установленного распределения должностей
– ввиду несоответствия сотрудника занимаемой должности
-- в случае совершения проступка, несовместимого с работой на предприятии
– по взаимному соглашению.
9.5. В случае временной нетрудоспособности работника, продолжающейся более 4-х месяцев подряд, предприятие по своей инициативе вправе расторгнуть трудовой договор.
9.6. Об освобождении от работы сотрудник предприятия должен быть письменно предупрежден, не позднее чем за один месяц. Предупреждение не требуется, если освобождение от работы производятся по заявлению работника.
9.7. При освобождении от работы работнику выдается справка с указанием занимаемой должности, продолжительности работы на предприятий, должностного оклада и надбавок.
Заместитель руководителя Подпись И. О. Фамилия
Визы
Положение о службе в ДОУ АО «Вымпел» обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юрконсультантом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.
5,7. Должностные инструкции закрепляют требования к: квалификации, должности, знаниям, обязанностям, правилам оформления документов. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает наименование должности с обозначением структурного подразделения кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных. методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы) требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.д.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
Инспектора по Генеральный директор
обработке входящих документов Подпись И.О. Фамилия
генерального директора 00.00.05
00.00.05 № 00
1. Общие положения
1.1. Инспектор по обработке входящих документов относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами инспектора являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности
1.3. Инспектора подчиняется непосредственно начальнику отдела канцелярии.
1.4. В своей деятельности инспектор руководствуется:
– законодательными актами РФ;
– Уставом предприятия;
– Положением о функциональных службах предприятия;
– приказами (указаниями) руководства предприятия;
– нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
– настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность инспектора назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах инспекторов.
1.6. Инспектор должен владеть вопросами:
– перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
– организации работы с документами, составления документации;
– организации управленческого руда;
– применения средств вычислительной и организационной техники,
– перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
– культуры труда и служебной этики,
– охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На инспектора возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.
3. Должностные обязанности
Инспектор должен:
3.1. Обработка поступающих документов
3.2. Передача поступающих документов начальнику отдела
4. Права
Инспектор имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7 Работать с документами, имеющими гриф «Секретно» или «Конфиденциально».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Инспектор несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятии.
5.2. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «Секретно».
Четкое и своевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам. директора Подпись И.О. Фамилия
Юрисконсульт
И.О. Фамилия
00.00.05.
Тема 8. Управление документооборотом
1. В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае – всеми структурными подразделениями организации. формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов В своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Данные функции распределены неправильно. Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкретном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу. Если же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях для обеспечения полноценной информационно-поисковой системы и их учета, необходимо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения. Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности. При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе сними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям. При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:
■ в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
■ в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
■ при получении доплатной корреспонденции;
■ если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Личной» не было.
На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, – в течение месяца. для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.
2. Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект. Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими. Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован. Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети. Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова». Уменьшение физического размера документов – существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате A5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п. Таким образом, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов. Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, те. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях. Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
Тема 9. Регистрация документов
1. В первом случае (небольшая организация) может быть применена централизованная система регистрации. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации, т.к. объем документооборота ограничен. Во втором случае (крупная организация) обычно применяется децентрализованная система или смешанная система регистрации.
2. Чтобы создать максимально подробный справочный фонд его можно дополнить следующими реквизитами:
■ перечнем документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и защиты информации
■ перечнем структурных подразделений
Тема 10. Контроль за исполнением документов
1. Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового (в данном случае – десять дней календарных). Допускается в отдельных случаях продление срока исполнения документа. Для этого необходимо письменно оформить продление не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока. В данном случае можно мотивировать продление поздним получением документа и выпадением 2-х календарных дней на выходные. Ответственность в сложившейся ситуации несет служба контроля.
2. При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту. Таким образом ответственность ложится на Николаева Ю.Н.
3. Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых для исполнения. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Именно на секретаря-референта или работника службы делопроизводства должна ложиться ответственность за подобную ситуацию.
Тема 11. Организация оперативного хранения и использования документов
1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку), исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в делопроизводстве. В ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.
2. Правильно названы следующие дела, сформированные для хранения:
■ Приказы директора по основой деятельности
■ Протоколы диспетчерских совещаний
Приказы и распоряжения формируются в соответствии с принципом: по видам документов и хронологии.
3. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключения могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющих содержание первых экземпляров.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом запросом. Отдельно от общей переписки формируются дела по обращениям населения.
Тема 12. Экспертиза ценности документов
1. Экспертиза ценности документов необходима для:
■ Для проверки соблюдения правил оформления документов для постоянного и долговременного хранения
■ Для отбора их на хранение
■ Для уничтожения документов
■ Для ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел
■ Для рассмотрения описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения
2. Если организация является частной фирмой, то она должна проводить экспертизу ценности своих документов. Для негосударственных предприятий и организаций возможно использование справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). – М., 1996. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
3. Состав экспертной комиссии:
■ Зам.директора
■ Секретарь-референт генерального директора
■ Ведущий специалист (юрисконсультант или делопроизводитель технического отдела)
Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов.
Председателем комиссии назначается один из руководителей организации, секретарем – секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива.
Тема 13. Архивное хранение документов
1. Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет – по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дел по основной деятельности) и опись №1 л/с (дел по личному составу). Опись составляется, как правило, да документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:
— в опись №1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т. д.
— в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки. Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи‚ разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых пела располагаются по степени важности.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
2. На обложке дела постоянного срока хранения должны быть следующие сведения:
■ Название организации
■ Название структурного подразделения
■ Индекс дела по номенклатуре
■ Срок хранения
■ Количество листов
Вступи в группу https://vk.com/pravostudentshop
«Решаю задачи по праву на studentshop.ru»
Опыт решения задач по юриспруденции более 20 лет!