«Группа справочно-информационных материалов»

    Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

    Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

    Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами. Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

    Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена

между организациями.

    Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

    Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

    Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

    При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

·       письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

·       письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении;

·       независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

·       содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняю­щие материалы.

• Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).