«Классификация управленческих документов. Виды документов»

                                         Рекомендации по внедрению новых информационных технологий в образовательном учреждении (ОУ)

Задача информационного обеспечения включает в себя как внутренний, так и внешний документооборот, как информационные, так и управляющие информационные потоки. Постепенно уходят в прошлое методы работы в образовательных учреждениях, когда создавались отделы делопроизводства в ГОРОНО, задачей которых было собирать и распределять документы и информацию между школами города.
Что же представляет собой новый подход к решению задачи информационного обеспечения и делопроизводства в ОУ?
Первый этап изменения информационных потоков требует перевода основной части документооборота с бумажной формы в электронный вид. Следует иметь в виду, что при этом возникает достаточно серьезная психологическая проблема. Существует целый ряд документов, которые должны быть заверены печатью организации и подписаны ответственным лицом. Существующая на сегодняшний день технология заверки документов электронной подписью не является юридически приемлемой формой работы. Поэтому речь здесь идет не о полном отказе от бумажной формы документов. Подлинник, или первый экземпляр, должен храниться в специальном архиве в то время, как вся работа проводится с его электронной копией. Вопрос о полном отказе от бумажных документов является очень спорным даже в случае изменения соответствующего законодательства.
Итак, переведя документы в электронный вид, мы решили вопрос удобного хранения рабочих документов, скорости предоставления, одновременной работы с ними разных сотрудников на рабочих местах. При этом достаточным является использование локальной вычислительной сети подразделения и файл-сервера с архивом документов.
Следующий этап – обсуждение вопросов разграничения компетенции сотрудников в работе с каждым документом. Нужно обеспечить доступ к документу его автора, своевременно разослать исполнителям уведомление о появлении документа и дать возможность с ним ознакомиться. Также следует ограничить круг лиц, имеющих право доступа к данному документу. Решение такой задачи уже требует создания специализированного программного комплекса. Наиболее перспективной схемой построения такой системы, очевидно, является разработка или приобретение клиент-серверной программной системы, использующей выделенный сервер локальной вычислительной сети. Основные требования, которые должны быть предъявлены к программному комплексу: использование одной из известных баз данных корпоративного уровня с работой через SQL, обеспечение масштабируемости, защиты информации и простоты в использовании. Первоначальным критерием простоты в использовании может служить субъективная реакция персонала на первичное ознакомление с системой. Положительным можно считать результат, когда вносимые системой удобства в работе перевешивают в сотрудниках привычки, привнесенные старыми методами работы.
Рассмотрев изменения, происходящие в образовательных учреждениях, поднимемся еще на один уровень выше и посмотрим, как могут взаимодействовать другие ОУ. Здесь возможны две схемы организации информационных потоков. Первая из них – горизонтальная связь между ОУ. При этом вне зависимости от фактического расположения серверов подразделений, логически, заданные пользователи получают доступ к некоторым документам другого ОУ. Помимо этого организуется обмен почтовыми сообщениями между ОУ. Очевидный недостаток данной схемы – волюнтаризм сотрудников ОУ в предоставлении или нет документальной информации другим ОУ.
Вторая схема – вертикальная – подразумевает наличие структурного подразделения, обеспечивающего передачу информации между ОУ. При этом данное подразделение по каналам связи получает доступ к документам подразделений и обеспечивает их своевременное предоставление заинтересованным лицам ОУ. При этом в качестве каналов связи может выступать локальная вычислительная сеть организации, телефонная сеть или системы радиосвязи. Любой из этих способов коммуникации может, как и вся описанная система, быть реализован в рамках приведенного выше подхода клиент-сервер с той лишь разницей, что теперь мы должны к получаемой системе предъявить дополнительные требования об обеспечение возможности устойчивой работы с распределенными базами данных и ужесточении требований к скоростным характеристикам используемых каналов связи. Данные требования накладываются как на аппаратную, так и на программную часть комплекса.
И, наконец, еще одна важная задача – взаимодействие со сторонними лицами и организациями. Это одна из наиболее уязвимых сторон функционирования ОУ. Большое количество входящей корреспонденции зачастую приводит к ее частичной аккумуляции, в результате чего они не достигают адресата, особенно, если адресат не конкретное лицо или ОУ.
Подобную задачу организации информационных потоков данного уровня уже не решает принятая нами выше для ОУ технология клиент-сервер. Ее закрытая структура не позволяет объединить в общей схеме все внутренние информационные потоки и внешнюю открытую потенциальным партнерам систему. Для решения такой задачи используется технология Internet/Intranet. В рамках данной технологии мы получаем возможность создать единое информационное пространство образовательной организации, которое не зависит от территориальной распределенности отдельных подразделений. В то же время решаются и задачи предоставления информации сторонним лицам и организациям с помощью различных ресурсов Internet.
Рассмотрим такую структуру более детально. Весь объем имеющейся информации располагается на сервере городского отдела образования. Пользователи получают возможность обращаться и оперировать с информацией, используя какой-либо из протоколов Internet. Один из наиболее популярных вариантов – создание одного WEB-сервера в организации для доступа к информации пользователей по каналам Internet/Intranet. При этом основной объем работ производится во внутренних информационных Intranet сетях подразделений с локальным сервером, а для обмена или обобщения информации используется центральный сервер системы. При такой схеме решается задача взаимодействия удаленных подразделений, так как доступ к сети Internet можно получить в любой точке мира. Один из серверов может предоставлять им всю необходимую информацию в режиме свободного доступа.
Еще одна чрезвычайно важная особенность – отсутствие необходимости  в разработке, покупке и обслуживании клиентских рабочих мест, то есть рабочих мест сотрудников. Для работы используется встроенный в операционную систему компьютера программный продукт: WEB-браузер. Масштабируемость такой системы зависит только от технических характеристик серверов и каналов связи.
При создании подобной системы управления информационными потоками следует уделить особое внимание вопросу выбора программной реализации серверов системы и подбору квалифицированного персонала для обеспечения работоспособности системы в целом.
К корпоративным системам подобного уровня предъявляется целый ряд требований по скоростным характеристикам, по рабочим и максимально возможным нагрузкам на сервера и по пропускной способности используемых каналов связи. Предъявляются дополнительные требования по обеспечению безопасной работы как при технических неисправностях, так и при попытках несанкционированного проникновения в систему злоумышленников и связанным с этим способам кодирования и резервирования информации.
На основании внедрения новых информационных технологий в ОУ возникнет новая система документооборота, которая позволит обеспечить более высокую скорость прохождение через образовательные учреждения различного рода документов.