Глава 1. Планирование личной работы руководителя

 

 

На современном этапе роль руководителя в любой организации постоянно возрас­тает.

В таких условиях очень важно как можно эффективнее, ра­циональнее использовать свое время. И этим процессом нужно управлять. Однако это достаточно трудная задача. Каждый из ру­ководителей сталкивается с подобной проблемой: как успеть сде­лать все, что нужно сделать? 

Наука управления временем основана на умелом его плани­ровании и привычке исполнять запланированное. 

Работать рационально, а следовательно, и результативно гораз­до выгоднее. Но работать рационально может только тот, кто этому научился.[1] Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет времени. Планирование личного труда представляет собой проект размещения процессов труда во времени на предстоящий период. Руководитель плани­рует не только свои профессиональные и личные цели, но и теку­щую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений. 

Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния – времени.

Чем бы конкретно руководитель ни занимался, круг его обя­занностей на самом деле гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел – мелких, важных, незначительных, сиюминут­ных, срочных – постоянно находятся в его поле зрения. Что же повышает эффективность труда, превращает поток хаотических по времени операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составляющих управления временем четыре: 

1. Планирование 

Это основа любой производственной деятельности. Оно вклю­чает в себя целый набор операций и действий, а именно: различ­ного рода исследования, анализ результатов, тестирование, со­поставление, консультации, наконец, разработку самого плана и доведение его до исполнителей. Словом, план – ключ к приня­тию решений.

2. Реализация плана

Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкрет­ные задачи разбиваются на две категории. Первая – это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя, его собственными действиями. Вторая – это задачи, выполнение которых сопряжено с привлечением дру­гих людей. Их решение дает общий конечный результат. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетают­ся друг с другом и взаимосвязаны с планированием.[2]

3. Мониторинг и контроль

Любая работа должна проверяться как в отношении исполни­тельности, так и с точки зрения получения оптимальных резуль­татов. Проверка может быть самой простой (прогнать подготов­ленный текст через словарный процессор на предмет обнаруже­ния ошибок). А может быть сложной, сопряженной с множеством дополнительных операций, как это бывает при финансовых про­верках.

4. Взаимодействие с другими людьми

Эта работа так или иначе пересекается со всеми остальными видами деятельности, но в любом случае является как бы следствием или итогом индивидуальной работы каждого. Люди – это основа основ деятельности руководителя. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планерках, переговорах и пр. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени ру­ководителя.[3]

Конкретные результаты деятельности – это высший крите­рий эффективности труда, в том числе и рационально использо­ванного времени.

Практический опыт многих руководителей свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на реализацию и, в конечном счете, к эко­номии времени в целом.

Поэтому руководитель обязан уметь анализировать свое ра­бочее время, составлять планы личной работы. При этом необхо­димо учитывать все выполняемые работы, уметь расположить их в порядке важности.

Чтобы избежать излишних затрат времени, руководителю необходимо начать с составления ежедневного временного плана, который поможет отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав свой временной план, можно будет определить те дела, на кото­рые следует потратить меньше времени, и те, заниматься ко­торыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, руководитель начинает пересматривать и по-новому планировать очеред­ность дел.

Нерационально спланированный рабочий день имеет следу­ющие признаки:

–         неизвестно, на что расходуется время;

–         неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;

–         неизвестно, какие факторы влияют на работоспособность руководителя или ограничивают ее.

Как говорится, «то, как мы используем наше время, говорит о том, кто мы», и те же факторы, которые снижают эффективность использования бремени, подрывают общую эффективность нашей деятельности.[4]

Управлять своим временем может каждый. Научившись это­му, человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и кратко­срочных, а также в планах текущего периода. Последние вопло­щаются в планах дня.

Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствую­щие периоды рабочего дня.[5] При планировании дня сле­дует учитывать правило 60:40 – планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел.[6]

Выгодность планирования ежедневной работы ярко иллюст­рирует известное происшествие с выдающимся менеджером Чарльзом Швабом. В бытность свою президентом сталелитейной компании г. Бетлхема он обратился к консультанту Иву Ли с не­обычной просьбой: «Научите меня успевать делать как можно больше дел за то время, которым я располагаю, и я вам заплачу за это любой гонорар, какой вы только потребуете».

Протянув Швабу листок бумаги, Ли сказал: «Напишите наи­более важные дела, которые вы должны сделать завтра, и прону­меруйте их в порядке важности. Когда вы придете утром, сразу же начните с дела №1 и не откладывайте его до тех пор, пока не закончите. После этого перепроверьте порядок важности и при­ступите к делу №2. Если какое-либо дело займет у вас целый день, не обращайте внимания. Не отступайте от него, если уверены в том, что оно наиболее важное. Если вы не закончите все дела, пользуясь этим советом, возможно, вы и не сможете закончить их и при помощи любого другого метода. Но при отсутствии систе­мы вы вообще не сможете решить, какое дело наиболее важное. Прибегайте к этому правилу каждый рабочий день».

Через несколько недель Шваб выслал Ли чек на 25 тыс. долл. и записку, в которой сообщал, что преподанный ему урок был самым выгодным из всех, которые он когда-либо получал. Благо­даря совету Ли сталелитейная корпорация г. Бетлхема за 5 лет превратилась в крупнейшее производство, а Ч. Шваб заработал 100 млн. долл. Позже друзья Шваба спрашивали его, почему он заплатил столь высокий гонорар за столь простую идею? Шваб ответил вопросом: «А какие гениальные идеи в основе своей не являются простыми?» И добавил, что теперь не только он, но и все его служащие в первую очередь приступают к делу №1.[7]

Планирование – это то, с чего должен начинать руководитель. Это рациональное определение того, куда он хо­чет идти и как собирается достичь этого. До тех пор пока руково­дитель этого не сделает, он не может быть уверен в том, что его усилие предпринято в правильном направлении. Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении.

Планирование означает подготовку к реализации целей.

Существует ряд преимуществ письменной формы планирова­ния.

–         Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти, а планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

–         Письменно фиксируемый план имеет психологический эф­фект самомотивации к работе. Наша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

–         В результате руководитель меньше отвлекается и больше занимается только намеченными задачами.

–         Благодаря контролю результатов дня у руководителя «не теряются» несделанные дела (их переносят на следующий день).

–         За счет письменной регистрации мы повышаем эффект от планирования, поскольку лучше оцениваем потребность во времени и «помехи», а также можем более реалистично пла­нировать резервное время.

–         Последовательное планирование дня обусловливает совер­шенствование нашей личной методики работы.

–         Если существует ясность относительно того, что надо сде­лать в течение дня, то мы автоматически стараемся раци­онализировать свой труд и, кроме того, сознательно про­тиводействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае нас не отвлекают лишние телефон­ные разговоры, мы ограничиваемся только самым суще­ственным. Если мы в конце дня задаем себе вопрос, «а что, собственно, сделано?», то причина этого заключается глав­ным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые пери­оды:

–         долгосрочные (перспективные) цели – планы на всю жизнь или на несколько лет;

–         среднесрочные цели – годовые планы;

–         текущие цели – месячные, декадные, еженедельные планы.

В связи с этим выделяют перспективное, среднесрочное и текущее планирование (в том числе оперативное – неделя, день).

По истечении соответствующего планового периода посред­ством сравнения «план–факт» определяются результаты этого периода. Их следует учитывать для корректировки планов на пос­ледующий период.[8]

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных ме­роприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно запол­няется текущими и горящими делами, не остается времени на ре­шение перспективных вопросов, повышение своей квалификации. Реализацию духовных интересов и отдых. Составление плана лич­ной работы требует предварительного анализа положения дел, а это активизирует работу руководителя, делает ее более целена­правленной.[9]

Чем лучше руководитель распределит свое время, тем лучше он сможет использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, составление средне- и долго­срочных планов работы означают выигрыш во времени, дости­жение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организован­ность и самодисциплина.

Если руководитель ведет учет и анализирует затраты време­ни, подготовка личных планов работы не вызовет затруднений. Начинать разработку следует с долгосрочного плана, т.е. с пла­на-графика основных дел на несколько лет. Здесь главное – рас­писать задачи по срокам. В основном это будут сроки начала и окончания определенных работ. Записи в плане-графике делают­ся с разбивкой по годам или полугодиям.[10]

Под среднесрочным планированием подразумевают состав­ление планов на год. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ года, а затем установить сроки их нача­ла и окончания. В числе работ могут быть повторяющиеся из года в год, например, составление годо­вого отчета, подготовка и обсуждение коллективного договора на коммунальное обслуживание дома и т.п. Это конкретная расшифровка на данный год перспектив­ного плана плюс проекты планов на будущий год, промежуточ­ные сроки выполнения работ, рассчитанные на несколько лет, различные традиционные мероприятия и т.д. Некоторые сроки будут приблизительными, впоследствии они уточняются в ра­бочем порядке.

Продолжительность проведения таких работ, сроки начала и окончания определяются на основе опыта прошлых лет. Кроме того, в план войдут новые работы, которыми придется занимать­ся именно в этом планируемом году.

Бывает, что необходимость работы ясна, но еще нельзя опре­делить сроки ее начала и окончания. Тогда образуют «тематиче­ский» список дел, который надо ежемесячно просматривать, ста­раясь перенести дело из «тематического» списка в календарный план.

Главное требование к такому перечню – его полнота. Во вни­мание должно быть принято все, что только можно учесть и предвидеть.

Руководителю можно было бы порекомендовать использовать практический прием – это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполне­ние.

После определения бюджета времени и уточнения его затрат на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Преж­де всего, необходимо оценить их суммарное взаимоотношение. Оно сразу мо­жет выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально необходимое для работы время в те или иные конкретные перио­ды. В конечном итоге получится уточненный перечень планируе­мых дел и ряд практических соображений по поводу последова­тельности их выполнения.[11]

Подготовка перспективного плана – это еще не конец ра­боты. Чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: какое время мы в состоянии выделить на те или иные дела, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более чем на текущую неделю. В основном это планы «на сегодня», «на завтра». Они служат эффективным инструмен­том в борьбе с текучкой в том случае, если строятся на основе годовых, квартальных, месячных планов и согласуются с так на­зываемыми графиками работ дня, недели.

Существует практика составления рабочих графиков дня, не­дели, реже – месяца. Они дисциплинируют не только труд само­го руководителя, но и подчиненного ему коллектива.

Для выполнения повторяющихся работ выделяют опреде­ленное время дня или определенный день недели. Например, еже­дневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами, строго регламен­тированный прием посетителей. Известна практика распределе­ния дней недели по рассматриваемым вопросам – объектам ре­гулярного контроля руководителя. Так, в понедельник директор занимается вопросами качества продукции, во вторник – во­просами технической подготовки производства, технического раз­вития и капитального строительства, в среду – вопросами снаб­жения, в четверг – хозяйственными вопросами, в пятницу – ра­ботой с кадрами и т.д.

 

 

Глава 2. Организация рабочего места и времени руководителя

 

 

Сложность и разнообразие управленческих задач и методов, необходимых для их реализации, большие объемы информации, которые требуется хранить и перерабатывать, и ряд других фак­торов организационного управления предъявляют высокие тре­бования к организации рабочих мест руководителей, технике ин­формационного обслуживания и применяемым средствам меха­низации и автоматизации управленческого труда.

Значение организации рабочего места и условий труда работ­ников аппарата управления как факторов, оказывающих непос­редственное влияние на эффективность труда, трудно переоценить. Исследования специалистов показали, что за счет этих факторов, реализуемых с учетом требований эргономики, психофизиологии, сангигиены и технической эстетики, производительность труда работников управления возрастает более чем на 50%.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организация рабо­чих мест руководителей предполагает правильную их планиров­ку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами орга­низационной техники, канцелярскими принадлежностями и раз­личными вспомогательными устройствами.

Рациональная организация рабочего места и создание наилуч­ших условий труда для работников управления включают следу­ющий комплекс основных проблем:

–         планировку рабочих помещений на основе изучения и ана­лиза технологии выполнения основных и наиболее массо­вых видов работ и потоков информации в;

–         размещение мебели и оборудования на рабочих местах ис­ходя из функций и состава работ, выполняемых каждым ра­ботником, и максимального снижения физических усилии при выполнении работ;

–         эффективное использование рабочих площадей с учетом требований рабочего процесса, эксплуатационных характе­ристик оборудования и оптимальных условий труда.[12]

Особенностью труда руководителя является большой удель­ный вес умственных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руково­дителя. На повышении производительности труда благоприятно сказываются шумовой, температурный и влажностный режимы, хорошее освещение, рационально организованное и оборудован­ное рабочее место, оснащенное современными средствами офис­ной и вычислительной техники.

Обустройство кабинета (офиса). Внешний вид офиса, каби­нета – это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как пра­вило, составляется определенное впечатление о характере, вкусе и интеллекте руководителя.

Внешний вид офиса зависит от многих факторов, в том числе и от таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, при­вычки; характер работы.

Как отсутствие визитной карточки является несоблюдением делового этикета, так и примитивный, а тем более неряшливый вид рабочего места и служебных кабинетов наносит труднопо­правимый ущерб деловой репутации фирмы. В итоге страдает про­фессиональный имидж ее работников. Совершенно верно подме­чено, что скупой платит дважды, особенно когда речь идет о лич­ном престиже или о репутации фирмы, учреждения, организации.[13]

Невозможно давать какие-то конкретные советы, не зная ни планировочных особенностей помещения, ни специфики работы человека, который будет пользоваться кабинетом, поэтому речь идет о принципах, положенных в основу оформления любого офи­са. Основными из них можно считать следующие:

1. Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канце­лярские принадлежности должны быть выдержаны в одном стиле.

2. Прежде чем начать обставлять офис, руководителю необ­ходимо изучить свое помещение. Размеры офиса должны со­ответствовать размерам и количеству предполагаемых к раз­мещению предметов.

3. Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офису нужен яркий свет.

4. Если окна офиса выходят на шумную улицу, придется поду­мать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалю­зи или затемненных стекол.

5. Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например, современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преображают рабочее место, под­нимают настроение не только самому руководителю, по и клиентам, посетителям. Важно не увлекаться – слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.

6. Офис должен быть не только красив, но и удобен как руководителя, так и для посетителей.

7. Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из ко­торых изготовлена мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искусственная кожа, оби­лие лаков, красок вряд ли будут способствовать укрепле­нию здоровья руководителя.

8. Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования ею. Прежде всего, это касается рабочего сто­ла. Среди предъявляемых к нему требований на первое ме­сто следует выделить его функциональность (удобство пользования столом как рабочим инструментом) и комфорт­ность (создание рабочего настроения у руководителя и по­сетителя).

9. Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого раз­мещенного на нем предмета можно было легко дотянуть­ся либо доехать, если рабочее кресло на колесиках.

10. Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики, отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо безобиднее плек­сиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сук­ном или обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить листы бумаги («чистови­ки» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рас­сортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские принадлежности.

11. Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Вы­полнено»; первая – справа, вторая – слева. Папка «К ис­полнению» поможет уменьшить риск забыть что-либо важ­ное или потерять на своем столе.

Рабочие помещения также оснащаются необходимым обору­дованием и мебелью.

В комплект мебели для оборудования рабочего места руково­дителя входят:

q           письменные столы (обычные и специализированные);

q           вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справочного материала;

q           кресла, стулья (подъемно-поворотные);

q           шкафы обычного типа или специальные (для хранения до­кументов).

При организации рабочих мест могут быть использованы го­товые образцы мебели, выпускаемые промышленностью или из­готовленные по индивидуальным заказам.

Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средства­ми для выполнения должностных обязанностей.

Кабинет (офис) руководителя может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.

Наиболее характерна для рабочего места руководителя Т-образная планировка, когда непосредственно к рабочему сто­лу перпендикулярно ставится стол-приставка для совещаний. При­менение подъемно-поворотного кресла обеспечивает удобства пользования средствами связи и сигнализации, расположенными на приставном столике слева.

В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливается из расчета не менее 4 м² на одного работника.

Исходя из рациональной структуры и утвержденного штат­ного расписания организации, решается вопрос о наиболее удоб­ном размещении работников и распределении площади между отделами пропорционально их численности и с учетом взаимо­связи между ними.

При изыскании дополнительной «полезной» площади следу­ет обратить внимание на габариты столов, шкафов и других ви­дов мебели, которые могут загромождать помещение и создавать неудобства.

Большую экономию полезной площади при увеличении емко­сти дают пристенные шкафы-стенки во всю высоту служебных помещений. Емкость пристенных шкафов и шкафов-перегородок при той же занятости площади пола в 2,5 раза больше, чем у обыч­ных конторских шкафов. Увеличение емкости шкафов часто бы­вает необходимо для размещения папок-регистраторов, которые удобнее обычных папок-скоросшивателей, но занимают на 30–40% больше объема шкафа.

Рациональная организация управленческого труда связана и с правильной планировкой и размещением помещений.

При этом следует соблюдать следующие правила:

–         отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы), сле­дует располагать вблизи входа в здание;

–         смежные отделы должны располагаться рядом.

Например, зал заседаний должен размещаться рядом с каби­нетами руководства и отделами, которые будут его часто исполь­зовать. Канцелярия должна располагаться на одинаковом рассто­янии от всех отделов.

Планировка рабочих мест считается рациональной, если вы­полнены следующие требования:

–         рабочие места расположены в соответствии с технологи­ческим процессом обработки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудников и доку­ментов;

–         площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует нормативной;

–         расстояния между рабочими местами, рабочими местами и стенами, проходы не затрудняют передвижения;

–         предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зоной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления, обработки, хра­нения и поиска документов индивидуального пользования;

–         предусмотрено вспомогательное пространство для рабоче­го места, где располагаются предметы труда и средства орг­техники, применяемые реже;

–         группировка рабочих мест при создании зон должна бази­роваться на общности выполняемых работ;

–         столы сотрудников, которые чаще других принимают посе­тителей, размещают ближе к выходу, что исключает лиш­нее перемещение посетителей;

–         шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования расположены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

–         естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;

–         обеспечен свободный и безопасный доступ к местам вклю­чения в сеть средств оргтехники;

–         исключено неблагоприятное воздействие теплового излуче­ния от приборов отопления (батареи рекомендуется прикры­вать щитами);

–         рабочие места расположены так, что исключено отвлекаю­щее влияние уличных раздражителей.

При использовании на рабочем месте профессиональной пер­сональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процес­сора, дисплея, клавиатуры и печатающего устройства, определить места подключения питания.

Важными составными частями современ­ного кабинета (офиса) руководителя являются компьютеры, принтеры, мони­торы, автоответчики, факсы, средства связи.

Главное условие, которое должно выполняться при работе на компьютере, – облегчение работы руководителя, а не усложне­ние ее. В современных условиях предлагается широкий выбор ком­пьютерной связи. Став абонентом подобной системы, можно по­лучить связь с партнерами, а также с библиотеками программного обеспечения, с различными банками данных, системами между­народных телеконференций, другими информационными служба­ми. На основе ее применения строится обмен информацией и на­копление заявок абонентов. Такие сети работают в пакетном ре­жиме, реализуя автоматический обмен информацией абонента с узлом.

Неотъемлемой частью кабинетов (офисов) руководителя являются факсы. Прежде чем приобретать факс, необходимо обязательно ознако­миться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппа­рата и соотнести потребности с предстоящими затратами.

Факсы обычно работают на специальной термобумаге в ру­лонной упаковке, однако в последнее время уже появились аппа­раты, работающие на обычной бумаге; правда, они стоят дороже.[14]

Телефон и другие периферийные системы должны распола­гаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Не­много места надо оставить для вспомогательных атрибутов, та­ких, как блокнот, бумага, на тот случай, если руководитель конспектирует содержание телефонного разговора.[15]

Офисная техника включает в себя и различные модели копи­ровальных аппаратов.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связан­ных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, орга­низацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспор­тировки документов.

Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повыше­ние их работоспособности и сохранение здоровья путем созда­ния освещения, соответствующего нормативным требованиям; необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; благо­приятной окраски рабочего помещения; устранения шумов; уста­новления правильного режима труда и отдыха, а также па основе применения современных средств оргтехники.

Освещенность помещений в зависимости от их назначения должна удовлетворять требованиям действующих норм. Для обес­печения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ и ЛХБ. Служебные помещения должны по возможности иметь естест­венное освещение, которое оказывает благоприятное психологи­ческое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочее место поверхности столов и средств оргтехники слева или спереди, ослепляющий эффект не­допустим. Световые лучи должны попадать на рабочую поверх­ность письменного стола под углом более 50° от горизонтальной линии обзора; поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях, и любой свет в этих границах дол­жен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники ус­тановлены на потолке) или местным (настольные лампы).

В соответствии с действующими нормами температура в слу­жебных помещениях должна быть в пределах 18–20°С, относи­тельная влажность воздуха в зимний период 45 – 50%, а в лет­ний – 50–55%.[16]

Улучшению состава воздуха, и снижению нервно-психологи­ческого и зрительного утомления работников способствует раз­мещение в служебных помещениях цветовых композиций. В небольших помещениях цветы размещают на стенках, при достаточ­ной освещенности растения могут устанавливаться также в спе­циальных подставках на полу. Они не должны занимать прохо­ды, закрывать оконные проемы и светильники.

Уровень посторонних шумов, проникающих в служебные по­мещения извне, определяется в соответствии с действующими нор­мами (не более 40 дБ). Понятие шума включает все акустические явления, которые ухудшают самочувствие человека, снижают ра­ботоспособность, отражаются на здоровье, вызывая ухудшение физического состояния или психические отклонения.

 

 

Глава 3. Методы рационализации личного труда руководителя

 

 

Существует много факторов, влияющих на личную организа­цию руководителя.

Поток материала для чтения руководителем в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной кор­респонденции, служебных записок и т.п. становится все более на­сыщенным.

Примерно 30% своего времени руководители тратят на чтение деловых бумаг. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование организации собственного труда, возможность выиграть время.

Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Рационализация чтения руководителя должна начинаться с поиска ответов на вопросы:

–         Что я должен прочитать?

–         Что я обязан прочитать?

–         Что я хочу прочитать?

–         Что я хочу с этим предпринять?

–         Что я предлагаю с прочитанным предпринять?

–         Что мне вообще не нужно читать?

–         Что можно было бы прочитать позднее?

Мысленно поочередно отвечая на поставленные выше вопро­сы, можно «просеять» имеющийся материал, прежде чем присту­пить к его обработке. Небольшие тексты для серийной обработки целесообразно собирать в рабочие блоки и резервировать в своем недельном плане для их прочтения.

После завершения фазы селекции материала для чтения целе­сообразно использовать один из следующих методов чтения:

1) ориентировочное чтение – первое восприятие содержания, чтобы еще раз определиться самому, обрабатывать ли данный текст;

2) изучающее чтение – определение того, какая информация очень важна, менее важна или не нужна совсем;

3) обобщающее чтение – обобщение содержания или крити­ческая оценка прочитанного материала, фиксация основных мыс­лей по поводу прочитанного.

При этом руководителю целесообразно руководствоваться определенными рекомендациями[17]:

–         При просмотре и чтении текста думайте о том, какую ин­формацию вы хотите из него получить (некоторые рекомен­дуют, например, перед прочтением книги составить список вопросов, на которые хотелось бы получить ответ в данной книге).

–         Просмотрите название глав и разделов, пробегите глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительное замечание и введение.

–         Выясните, что бы вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на ключевые слова.

–         Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напеча­танных мелким шрифтом, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора.

–         Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь понять, прежде всего, смысл выска­зываний частного и общего порядка.

–         Отыскивайте смысловые указатели, такие, как подзаголов­ки, выделенные слова и предложения, а также таблицы. Ука­затели в виде слов обращают ваше внимание на определен­ные вводные замечания, усиления или акценты в тексте.

–         Такие вводные сигналы, как «особенно», «следовательно», «поэтому», «так как» и т.п., указывают на основную или по­ясняющую мысль; здесь имеет смысл прочитать предыду­щее или последующее предложение.

–         Усиливающие сигналы («такие», «кроме того», «дополни­тельно» и т.п.) подчеркивают мысль, которая уже ранее кратко изложена.

–         Изменяющие сигналы («но», «не говоря о», «с другой сто­роны», «однако», «напротив», «хотя», «несмотря на», «ско­рее» и др.) указывают на то, что направление (или тенден­ция) хода мысли меняется на противоположное.

–         Опускайте малоинформативные места и замедляйте темп чтения важных участков текста.

–         Учитывайте также специфику структуры различных текстов:

q      справочные тексты в газетах и журналах важнейшую ин­формацию содержат в начале, а второстепенную – в конце;

q      в комментариях и высказываниях по какому-либо во­просу существенная информация (а именно выводы ав­тора) приводится, как правило, лишь в заключительном предложении;

q      специальные статьи содержат во введении описание про­блемы, в основной части – разработку путей ее реше­ния и в заключительной части – выводы или взгляд в будущее.

–         Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т.п.

Наряду с улучшением методики чтения при желании можно повысить скорость чтения.

Читать быстрее можно за счет избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов, а также за счет совершенствования самой методики чтения.

Существует ряд факторов, мешающих быстрому чтению.[18]

Чтение по буквам и слогам – если взгляд проходит от буквы к букве или от слога к слогу. Каждый из этих знаков становится точкой фиксации, и чтение получается спотыкаю­щимся, а темп – низким. Цель состоит в том, чтобы сразу фиксировать как можно больше слов.

–         Внутреннее проговаривание читаемого – вокализация. Привычка беззвучно (про себя) более или менее отчетливо проговаривать текст с помощью инструментов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно снижает объем прочитанного в единицу времени: темп чтения ограничива­ется темпом произнесения. Поэтому старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит в том, чтобы как можно больше слов «вместить» в поле зрения и сразу понять их значение.

–         Возвращение к прочитанным местам в тексте. Если наш взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному (три строки вперед, одна назад), то мы искусственно увели­чиваем объем текста и снижаете скорость чтения.

–         Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес ведут к тому, что вы «скользите» по тексту, не усваивая содержа­ния и не воспринимая информацию.

–         Слежение пальцем или карандашом («костыли» для чтения). Скорость чтения возрастет, если вы сможете охватывать сразу целые группы слов, несущие определенный смысл.

–         Позы, неудобные для чтения. Не читайте, например, лежа, поскольку так быстрее наступает усталость и снижается внимание.

Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не толь­ко читать, но и обрабатывать после чтения.

Это достигается путем применения следующих приемов:

–         выделением важных мест (пометок, выписок из текста);

–         маркировкой текста.

Полезно каждому разработать соб­ственные обозначения примерно по таким смысловым груп­пам: «важно», «под вопросом», «проверить», «пример», «сде­лать выписку», «обратить внимание», «снять ксерокопию», «новая теория», «устаревшие взгляды», «резюме», «имя», «противоречие», «в картотеку» и т.п. и ими постоянно пользоваться.

Что следует запомнить по технологии быстрого чтения? Обрабатывая соответствующую книгу, статью, документ, не­обходимо последовательно пройти пять ступеней: обзор, поста­новка вопросов, чтение, обобщение, повторение.[19]

Обзор. Сначала следует узнать, какую информацию несет книга или документ в целом. Для этого прорабатываются такие вспо­могательные материалы:

–         предисловие и введение;

–         оглавление и текст на обложке;

–         рубрики и подзаголовки глав;

–         резюме и выводы;

–         поименный и предметный указатели.

В итоге можно судить о содержании и решать, какие разделы вообще нужно прочитать.

Постановка вопросов. Постановка вопросов к тексту стиму­лирует активное чтение, а также способствует повышению вни­мания (мотивации к чтению), помогает отделить существенное от несущественного, читать критически, концентрированно, исклю­чает необходимость повторного чтения.

Чтение. Это целевое и концентрированное восприятие мате­риала. Для этого можно воспользоваться вспомогательными средствами: различными выделениями текста, графиками, указа­ниями, ссылками.

Обобщение. Прочитанный текст нуждается в обобщении, что­бы удостовериться, что материал усвоен. Особенно помогают при этом вопросы к тексту, которые ставятся в начале чтения.

Переход от постановки вопросов к чтению и обобщению ма­териала поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает на­ступление усталости.

Повторение. Завершающее повторение служит сведению в еди­ное целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста, дополнению отдельных пометок, завершению работы над текстом, например с помощью выписок.

Необходимо еще раз с помощью вопросов подстраховаться в том, что касается важнейших ответов и обобщений.

Работа с карандашом дает руководителю возможность использовать так называемый графический рефлекс (рефлекс письма), который значительно облегчает восприятие и запоминание материала и способствует развитию нашей моторной (двигательной) па­мяти.

Это правило можно подразделить на два: работать с каран­дашом внутри книги и работать с карандашом вне книги. В пер­вом случае это значит использовать систему подчеркивания и отчеркивания.

Работать с карандашом вне книги – это значит делать записи о прочитанной книге. Существует несколько способов таких за­писей. Например, составление «паспорта» книги:

1) полное и точное название книги; 2) автор; 3) издательство; 4) редакция и предисловие; 5) краткое содержание книги (6–7 строчек); 6) на какие новые мысли навела вас книга; 7) были ли случаи в вашей жизни, подтверждающие или отри­цающие сказанное в книге; 8) какую другую книгу напоминает вам прочитанная книга; 9) что в общем и целом дала вам эта книга.

Другим вариантом работы с карандашом для руководителя является письмен­ное составление конспекта и плана прочитанного в книге.

Под конспектом прочитанного следует понимать краткое из­ложение прочитанного на бумаге. В его состав входят три основ­ных элемента: план, тезисы и фактический материал.

План прочитанного – перечень вопросов (кратко формулиро­ванных), затрагиваемых в данной книге, статье или отрывке.

Тезис – кратко сформулированная основная мысль прочитан­ного.

Руководителю можно порекомендовать выполнение следующих действий.

Необходимо просмотреть все подобранные по данной теме книги и, пользуясь оглавлением, предисловием, заголовками и пометками внутри книги, установить, какие главы, парагра­фы и отдельные страницы так или иначе касаются данной темы.

Прочитать один раз весь выделенный материал по всем по­добранным книгам, составить указатель материалов и зане­сти туда название книг, основное обозначение мыслей, фак­тов и определений с указанием соответствующих страниц.

Выбрать одну из книг в качестве основной, а остальные использовать в качестве дополняющих, варьирующих или ос­паривающих основную книгу.

Выписать весь оставшийся (после тщательного отсева) ма­териал из отдельных книг на карточки или разнести его по графам конспекта.

Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать документы.[20]

Нельзя хвататься сразу за перо, необходимо продумать план своей работы над документом, не упуская деталей.

Взятая руководителем на вооружение последовательность этапов рабо­ты над документами, несмотря на всю кажущуюся громоздкость и многочисленность пунктов, позволяет существенно сократить время, которое он тратите на написание разных служебных бумаг.

Как показывают наблюдения, немногие люди обладают хо­рошей памятью. Однако при желании ее можно развивать.[21]

Основой укрепления памяти является наблюдательность. Мы не можем запомнить ничего, что ускользнуло бы от нашего на­блюдения. А после наблюдения наступает второй этап – ассо­циативное мышление: путем разглядывания или на слух запоми­нание возможно, только если объект ассоциируется в нашем со­знании с чем-либо, что мы уже знаем или помним.

Большинство запоминаемого ассоциируется с уже известным нам бессознательно. Мы не осознаем процессов, протекающих в нашем подсознании: то, что прочно ассоциируется, – запоминает­ся, что не образует прочных ассоциативных связей – забывается.[22]

Записная книжка необходима в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек:

–         телефонно-адресные;

–         ежедневники;

–         записная книжка для приема посетителей;

–         целевая записная книжка;

–         дневник личной работы;

–         книга для телефонных разговоров.

Но все эти виды записных книжек можно объединить в три основные группы:

1) записные книжки с алфавитом;

2) ежедневники;

3) обычные записные книжки.

Записные книжки с алфавитом используются для нахождения необходимой записи, так как они снабжены поисковым ключом – буквами алфавита. Такие записные книжки удобно использовать для записи фамилий, адресов и телефонов.

Ежедневники предназначены для планирования дел на неде­лю, месяц, год. В заполнении дневника не должно быть мелочей.

1. Все записи здесь должны быть достаточно подробными и понятными.

2. В дневнике должно найтись место для некоторых, важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы рас­шифровать в ваше отсутствие.

3. Записи должны делаться карандашом, чтобы при необхо­димости их можно было легко изменить, не допуская неряш­ливости в дневнике.[23]