«Правила работы менеджера с деловыми документами»

Примерно 30% своего времени руководители тратят на чтение деловых бумаг [6, с. 156]. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование организации собственного труда, возможность выиграть время. 

Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Рационализация чтения руководителя должна начинаться с поиска ответов на вопросы: 

–         Что я должен прочитать?

–         Что я обязан прочитать?

–         Что я хочу прочитать?

–         Что я хочу с этим предпринять?

–         Что я предлагаю с прочитанным предпринять?

–         Что мне вообще не нужно читать?

–         Что можно было бы прочитать позднее?

Мысленно поочередно отвечая на поставленные выше вопросы, можно «просеять» имеющийся материал, прежде чем приступить к его обработке. Небольшие тексты для серийной обработки целесообразно собирать в рабочие блоки и резервировать в своем недельном плане для их прочтения.

После завершения фазы селекции материала для чтения целесообразно использовать один из следующих методов чтения:

1) ориентировочное чтение – первое восприятие содержания, чтобы еще раз определиться самому, обрабатывать ли данный текст;

2) изучающее чтение – определение того, какая информация очень важна, менее важна или не нужна совсем;

3) обобщающее чтение – обобщение содержания или критическая оценка прочитанного материала, фиксация основных мыслей по поводу прочитанного.

При этом руководителю целесообразно руководствоваться определенными рекомендациями [1, с. 326]:

–         При просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию вы хотите из него получить (некоторые рекомендуют, например, перед прочтением книги составить список вопросов, на которые хотелось бы получить ответ в данной книге).

–         Просмотрите название глав и разделов, пробегите глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительное замечание и введение.

–         Выясните, что бы вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на ключевые слова.

–         Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора.

–         Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь понять, прежде всего, смысл высказываний частного и общего порядка.

–         Отыскивайте смысловые указатели, такие, как подзаголовки, выделенные слова и предложения, а также таблицы. Указатели в виде слов обращают ваше внимание на определенные вводные замечания, усиления или акценты в тексте.

–         Такие вводные сигналы, как «особенно», «следовательно», «поэтому», «так как» и т.п., указывают на основную или поясняющую мысль; здесь имеет смысл прочитать предыдущее или последующее предложение.

–         Усиливающие сигналы («такие», «кроме того», «дополнительно» и т.п.) подчеркивают мысль, которая уже ранее кратко изложена.

–         Изменяющие сигналы («но», «не говоря о», «с другой стороны», «однако», «напротив», «хотя», «несмотря на», «скорее» и др.) указывают на то, что направление (или тенденция) хода мысли меняется на противоположное.

–         Опускайте малоинформативные места и замедляйте темп чтения важных участков текста.

–         Учитывайте также специфику структуры различных текстов:

q      справочные тексты в газетах и журналах важнейшую информацию содержат в начале, а второстепенную – в конце;

q      в комментариях и высказываниях по какому-либо вопросу существенная информация (а именно выводы автора) приводится, как правило, лишь в заключительном предложении;

q      специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части – разработку путей ее решения и в заключительной части – выводы или взгляд в будущее.

–         Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т.п.

Наряду с улучшением методики чтения при желании можно повысить скорость чтения.

Читать быстрее можно за счет избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов, а также за счет совершенствования самой методики чтения.

Существует ряд факторов, мешающих быстрому чтению [5, с. 91].

Чтение по буквам и слогам – если взгляд проходит от буквы к букве или от слога к слогу. Каждый из этих знаков становится точкой фиксации, и чтение получается спотыкающимся, а темп – низким. Цель состоит в том, чтобы сразу фиксировать как можно больше слов.

–         Внутреннее проговаривание читаемого – вокализация. Привычка беззвучно (про себя) более или менее отчетливо проговаривать текст с помощью инструментов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно снижает объем прочитанного в единицу времени: темп чтения ограничивается темпом произнесения. Поэтому старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит в том, чтобы как можно больше слов «вместить» в поле зрения и сразу понять их значение.

–         Возвращение к прочитанным местам в тексте. Если наш взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному (три строки вперед, одна назад), то мы искусственно увеличиваем объем текста и снижаете скорость чтения.

–         Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес ведут к тому, что вы «скользите» по тексту, не усваивая содержания и не воспринимая информацию.

–         Слежение пальцем или карандашом («костыли» для чтения). Скорость чтения возрастет, если вы сможете охватывать сразу целые группы слов, несущие определенный смысл.

–         Позы, неудобные для чтения. Не читайте, например, лежа, поскольку так быстрее наступает усталость и снижается внимание.

Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Это достигается путем применения следующих приемов:

–         выделением важных мест (пометок, выписок из текста);

–         маркировкой текста.

Полезно каждому разработать собственные обозначения примерно по таким смысловым группам: «важно», «под вопросом», «проверить», «пример», «сделать выписку», «обратить внимание», «снять ксерокопию», «новая теория», «устаревшие взгляды», «резюме», «имя», «противоречие», «в картотеку» и т.п. и ими постоянно пользоваться.

Что следует запомнить по технологии быстрого чтения? Обрабатывая соответствующую книгу, статью, документ, необходимо последовательно пройти пять ступеней: обзор, постановка вопросов, чтение, обобщение, повторение [7, с.80].

Обзор. Сначала следует узнать, какую информацию несет книга или документ в целом. Для этого прорабатываются такие вспомогательные материалы:

–         предисловие и введение;

–         оглавление и текст на обложке;

–         рубрики и подзаголовки глав;

–         резюме и выводы;

–         поименный и предметный указатели.

В итоге можно судить о содержании и решать, какие разделы вообще нужно прочитать.

Постановка вопросов. Постановка вопросов к тексту стимулирует активное чтение, а также способствует повышению внимания (мотивации к чтению), помогает отделить существенное от несущественного, читать критически, концентрированно, исключает необходимость повторного чтения.

Чтение. Это целевое и концентрированное восприятие материала. Для этого можно воспользоваться вспомогательными средствами: различными выделениями текста, графиками, указаниями, ссылками.

Обобщение. Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы удостовериться, что материал усвоен. Особенно помогают при этом вопросы к тексту, которые ставятся в начале чтения.

Переход от постановки вопросов к чтению и обобщению материала поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает наступление усталости.

Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста, дополнению отдельных пометок, завершению работы над текстом, например с помощью выписок.

Необходимо еще раз с помощью вопросов подстраховаться в том, что касается важнейших ответов и обобщений.

Работа с карандашом дает руководителю возможность использовать так называемый графический рефлекс (рефлекс письма), который значительно облегчает восприятие и запоминание материала и способствует развитию нашей моторной (двигательной) памяти [10, с. 273].

Это правило можно подразделить на два: работать с карандашом внутри книги и работать с карандашом вне книги. В первом случае это значит использовать систему подчеркивания и отчеркивания.

Работать с карандашом вне книги – это значит делать записи о прочитанной книге. Существует несколько способов таких записей. Например, составление «паспорта» книги:

1) полное и точное название книги; 2) автор; 3) издательство; 4) редакция и предисловие; 5) краткое содержание книги (6–7 строчек); 6) на какие новые мысли навела вас книга; 7) были ли случаи в вашей жизни, подтверждающие или отрицающие сказанное в книге; 8) какую другую книгу напоминает вам прочитанная книга; 9) что в общем и целом дала вам эта книга.

Другим вариантом работы с карандашом для руководителя является письменное составление конспекта и плана прочитанного в книге.

Под конспектом прочитанного следует понимать краткое изложение прочитанного на бумаге. В его состав входят три основных элемента: план, тезисы и фактический материал.

План прочитанного – перечень вопросов (кратко формулированных), затрагиваемых в данной книге, статье или отрывке.

Тезис – кратко сформулированная основная мысль прочитанного.

Руководителю можно порекомендовать выполнение следующих действий.

Необходимо просмотреть все подобранные по данной теме книги и, пользуясь оглавлением, предисловием, заголовками и пометками внутри книги, установить, какие главы, параграфы и отдельные страницы так или иначе касаются данной темы [4, с. 105].

Прочитать один раз весь выделенный материал по всем подобранным книгам, составить указатель материалов и занести туда название книг, основное обозначение мыслей, фактов и определений с указанием соответствующих страниц.

Выбрать одну из книг в качестве основной, а остальные использовать в качестве дополняющих, варьирующих или оспаривающих основную книгу.

Выписать весь оставшийся (после тщательного отсева) материал из отдельных книг на карточки или разнести его по графам конспекта.

Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать документы [11, с.161].

Нельзя хвататься сразу за перо, необходимо продумать план своей работы над документом, не упуская деталей.

Взятая руководителем на вооружение последовательность этапов работы над документами, несмотря на всю кажущуюся громоздкость и многочисленность пунктов, позволяет существенно сократить время, которое он тратите на написание разных служебных бумаг.