«Методы рационализации личного труда руководителя»

3.1. Работа над текстом и тренировка памяти

 

Существует много факторов, влияющих на личную организацию руководителя ТЖХ. 

Поток материала для чтения руководителем в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным. 

Примерно 30% своего времени руководители ТЖХ тратят на чтение деловых бумаг. Поэтому совершенствование техники чтения означает совершенствование организации собственного труда, возможность выиграть время.

Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Рационализация чтения руководителя ТЖХ должна начинаться с поиска ответов на вопросы:

–         Что я должен прочитать?

–         Что я обязан прочитать?

–         Что я хочу прочитать?

–         Что я хочу с этим предпринять?

–         Что я предлагаю с прочитанным предпринять?

–         Что мне вообще не нужно читать?

–         Что можно было бы прочитать позднее?

Мысленно поочередно отвечая на поставленные выше вопросы, можно «просеять» имеющийся материал, прежде чем приступить к его обработке. Небольшие тексты для серийной обработки целесообразно собирать в рабочие блоки и резервировать в своем недельном плане для их прочтения.

После завершения фазы селекции материала для чтения целесообразно использовать один из следующих методов чтения:

1) ориентировочное чтение – первое восприятие содержания, чтобы еще раз определиться самому, обрабатывать ли данный текст;

2) изучающее чтение – определение того, какая информация очень важна, менее важна или не нужна совсем;

3) обобщающее чтение – обобщение содержания или критическая оценка прочитанного материала, фиксация основных мыслей по поводу прочитанного.

При этом руководителю ТЖХ целесообразно руководствоваться определенными рекомендациями[1]:

–         При просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию вы хотите из него получить (некоторые рекомендуют, например, перед прочтением книги составить список вопросов, на которые хотелось бы получить ответ в данной книге).

–         Просмотрите название глав и разделов, пробегите глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительное замечание и введение.

–         Выясните, что бы вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на ключевые слова.

–         Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора.

–         Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь понять, прежде всего, смысл высказываний частного и общего порядка.

–         Отыскивайте смысловые указатели, такие, как подзаголовки, выделенные слова и предложения, а также таблицы. Указатели в виде слов обращают ваше внимание на определенные вводные замечания, усиления или акценты в тексте.

–         Такие вводные сигналы, как «особенно», «следовательно», «поэтому», «так как» и т.п., указывают на основную или поясняющую мысль; здесь имеет смысл прочитать предыдущее или последующее предложение.

–         Усиливающие сигналы («такие», «кроме того», «дополнительно» и т.п.) подчеркивают мысль, которая уже ранее кратко изложена.

–         Изменяющие сигналы («но», «не говоря о», «с другой стороны», «однако», «напротив», «хотя», «несмотря на», «скорее» и др.) указывают на то, что направление (или тенденция) хода мысли меняется на противоположное.

–         Опускайте малоинформативные места и замедляйте темп чтения важных участков текста.

–         Учитывайте также специфику структуры различных текстов:

q      справочные тексты в газетах и журналах важнейшую информацию содержат в начале, а второстепенную – в конце;

q      в комментариях и высказываниях по какому-либо вопросу существенная информация (а именно выводы автора) приводится, как правило, лишь в заключительном предложении;

q      специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части – разработку путей ее решения и в заключительной части – выводы или взгляд в будущее.

–         Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т.п.

Наряду с улучшением методики чтения при желании можно повысить скорость чтения.

Читать быстрее можно за счет избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов, а также за счет совершенствования самой методики чтения.

Существует ряд факторов, мешающих быстрому чтению.[2]

Чтение по буквам и слогам – если взгляд проходит от буквы к букве или от слога к слогу. Каждый из этих знаков становится точкой фиксации, и чтение получается спотыкающимся, а темп – низким. Цель состоит в том, чтобы сразу фиксировать как можно больше слов.

–         Внутреннее проговаривание читаемого – вокализация. Привычка беззвучно (про себя) более или менее отчетливо проговаривать текст с помощью инструментов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно снижает объем прочитанного в единицу времени: темп чтения ограничивается темпом произнесения. Поэтому старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит в том, чтобы как можно больше слов «вместить» в поле зрения и сразу понять их значение.

–         Возвращение к прочитанным местам в тексте. Если наш взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному (три строки вперед, одна назад), то мы искусственно увеличиваем объем текста и снижаете скорость чтения.

–         Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес ведут к тому, что вы «скользите» по тексту, не усваивая содержания и не воспринимая информацию.

–         Слежение пальцем или карандашом («костыли» для чтения). Скорость чтения возрастет, если вы сможете охватывать сразу целые группы слов, несущие определенный смысл.

–         Позы, неудобные для чтения. Не читайте, например, лежа, поскольку так быстрее наступает усталость и снижается внимание.

Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Это достигается путем применения следующих приемов:

–         выделением важных мест (пометок, выписок из текста);

–         маркировкой текста.

Полезно каждому разработать собственные обозначения примерно по таким смысловым группам: «важно», «под вопросом», «проверить», «пример», «сделать выписку», «обратить внимание», «снять ксерокопию», «новая теория», «устаревшие взгляды», «резюме», «имя», «противоречие», «в картотеку» и т.п. и ими постоянно пользоваться.

Что следует запомнить по технологии быстрого чтения? Обрабатывая соответствующую книгу, статью, документ, необходимо последовательно пройти пять ступеней: обзор, постановка вопросов, чтение, обобщение, повторение.[3]

Обзор. Сначала следует узнать, какую информацию несет книга или документ в целом. Для этого прорабатываются такие вспомогательные материалы:

–         предисловие и введение;

–         оглавление и текст на обложке;

–         рубрики и подзаголовки глав;

–         резюме и выводы;

–         поименный и предметный указатели.

В итоге можно судить о содержании и решать, какие разделы вообще нужно прочитать.

Постановка вопросов. Постановка вопросов к тексту стимулирует активное чтение, а также способствует повышению внимания (мотивации к чтению), помогает отделить существенное от несущественного, читать критически, концентрированно, исключает необходимость повторного чтения.

Чтение. Это целевое и концентрированное восприятие материала. Для этого можно воспользоваться вспомогательными средствами: различными выделениями текста, графиками, указаниями, ссылками.

Обобщение. Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы удостовериться, что материал усвоен. Особенно помогают при этом вопросы к тексту, которые ставятся в начале чтения.

Переход от постановки вопросов к чтению и обобщению материала поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает наступление усталости.

Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста, дополнению отдельных пометок, завершению работы над текстом, например с помощью выписок.

Необходимо еще раз с помощью вопросов подстраховаться в том, что касается важнейших ответов и обобщений.

Работа с карандашом дает руководителю ТЖХ возможность использовать так называемый графический рефлекс (рефлекс письма), который значительно облегчает восприятие и запоминание материала и способствует развитию нашей моторной (двигательной) памяти.

Это правило можно подразделить на два: работать с карандашом внутри книги и работать с карандашом вне книги. В первом случае это значит использовать систему подчеркивания и отчеркивания.

Работать с карандашом вне книги – это значит делать записи о прочитанной книге. Существует несколько способов таких записей. Например, составление «паспорта» книги:

1) полное и точное название книги; 2) автор; 3) издательство; 4) редакция и предисловие; 5) краткое содержание книги (6–7 строчек); 6) на какие новые мысли навела вас книга; 7) были ли случаи в вашей жизни, подтверждающие или отрицающие сказанное в книге; 8) какую другую книгу напоминает вам прочитанная книга; 9) что в общем и целом дала вам эта книга.

Другим вариантом работы с карандашом для руководителя ТЖХ является письменное составление конспекта и плана прочитанного в книге.

Под конспектом прочитанного следует понимать краткое изложение прочитанного на бумаге. В его состав входят три основных элемента: план, тезисы и фактический материал.

План прочитанного – перечень вопросов (кратко формулированных), затрагиваемых в данной книге, статье или отрывке.

Тезис – кратко сформулированная основная мысль прочитанного.

Руководителю ТЖХ можно порекомендовать выполнение следующих действий.

Необходимо просмотреть все подобранные по данной теме книги и, пользуясь оглавлением, предисловием, заголовками и пометками внутри книги, установить, какие главы, параграфы и отдельные страницы так или иначе касаются данной темы.

Прочитать один раз весь выделенный материал по всем подобранным книгам, составить указатель материалов и занести туда название книг, основное обозначение мыслей, фактов и определений с указанием соответствующих страниц.

Выбрать одну из книг в качестве основной, а остальные использовать в качестве дополняющих, варьирующих или оспаривающих основную книгу.

Выписать весь оставшийся (после тщательного отсева) материал из отдельных книг на карточки или разнести его по графам конспекта.

Каждому руководителю ТЖХ необходимо знать, как качественно и быстро писать документы.[4]

Нельзя хвататься сразу за перо, необходимо продумать план своей работы над документом, не упуская деталей.

Взятая руководителем ТЖХ на вооружение последовательность этапов работы над документами, несмотря на всю кажущуюся громоздкость и многочисленность пунктов, позволяет существенно сократить время, которое он тратите на написание разных служебных бумаг.

Как показывают наблюдения, немногие люди обладают хорошей памятью. Однако при желании ее можно развивать.[5]

Основой укрепления памяти является наблюдательность. Мы не можем запомнить ничего, что ускользнуло бы от нашего наблюдения. А после наблюдения наступает второй этап – ассоциативное мышление: путем разглядывания или на слух запоминание возможно, только если объект ассоциируется в нашем сознании с чем-либо, что мы уже знаем или помним.

Большинство запоминаемого ассоциируется с уже известным нам бессознательно. Мы не осознаем процессов, протекающих в нашем подсознании: то, что прочно ассоциируется, – запоминается, что не образует прочных ассоциативных связей – забывается.[6]

Как же руководителю ТЖХ научиться образовывать сознательные ассоциативные связи? Первая задача – заинтересовать себя запоминанием имен, лиц, дат, фактов, и тогда мы будем способны удерживать их в памяти. Затем необходимо усвоить приемы ассоциации.

Метод связок

Суть его в том, что тренировка нашей памяти основывается на мысленных образах и картинах, причем успех будет во многом зависеть от того, удастся ли нам сделать эти образы и картины забавными.

Вот, например, двадцать предметов, которые мы должны запомнить в короткое время: «ковер, бумага, бутылка, кровать, рыба, кресло, окно, телефон, сигарета, гвоздь, пишущая машинка, ботинок, микрофон, ручка, телевизор, тарелка, орех, автомобиль, кофеварка, кирпич».

Постараемся создать мысленную картину из перечисленных двадцати предметов. Мы должны нарисовать себе яркий мысленный образ – не буквы, не слова, а именно яркую картину.

Теперь мы начинаем непосредственно тренировать нашу память. Нам нужно ассоциировать ковер с бумагой. Ассоциация должна быть, насколько возможно, аналогична и забавна. Например, мы можем представить свой домашний ковер, сделанным из бумаги. Представим себя прогуливающимся по этому ковру и постарайтесь услышать шорох под ногами. Листок бумаги, лежащий на ковре, не подойдет – это слишком логично.

Логическая ассоциация не способствует запоминанию. Переходим к следующему шагу, свяжем бумагу с бутылкой. О ковре пока забудем. Конструируем следующим образом: бумага + бутылка. Представим себе, что мы со всех сторон читаем огромную бутылку, на которой, как на бумаге, написано письмо, или, скажем, бутылку, из которой вместо ожидаемого лимонада ползет жеваная бумага.

Далее идет кровать. Можно зрительно представить себя спящим в бутылке или поглощающим кефир, льющийся из... кровати. Необходимо хорошо разглядеть это мысленным взором и тут же перестать об этом думать.

Следующий предмет – рыба. Допустим, мы собрались лечь спать, а на нашей кровати покоится гигантская рыба!

Теперь – рыба и кресло. Пусть огромная рыба сидит в кресле или кресло имеет форму рыбины.

Кресло и окно – представим себя, ставящим кресло на окно. Переходим дальше.

Окно и телефон. Это может быть окно в виде громадного телефонного диска.

Телефон и сигареты. Мы курим телефонную трубку или, взяв ее в руки, подвергаетесь нападению миллиона зажженных сигарет, вылетающих из этой трубки.

Сигарета и гвоздь. Горящие сигареты, вылетающие из телефонной трубки, на лету превращаются в громадные гвозди и впиваются в стену.

Гвоздь и пишущая машинка. Мы пробиваете пишущую машинку громадным гвоздем или все клавиши вашей машинки – гвозди.

Пишущая машинка и ботинок – пусть мы надели на ноги пишущие машинки или печатаем не руками, а ботинками.

Ботинок и микрофон. Вы – эстрадный певец и носите за собой большой рваный ботинок вместо микрофона.

Микрофон и ручка. Вы пишете микрофоном.

Ручка и телевизор. Ручки исполняют песню на огромном телевизионном экране или же вам преподносят гигантскую ручку, в которую вмонтирован телевизор.

Телевизор и тарелка. Вы смотрите передачу на телевизионном экране в форме тарелки или же вам подают еду на плоском телевизоре.

Тарелка и орех. Вы пытаетесь раскусить орех, но он разбивается, так как это тарелка; или же вам сервирован обед в ореховых скорлупах.

Орех и автомобиль. Огромный орех за рулем или вы ведете вместо машины гигантский орех.

Автомобиль и кофеварка. Большая кофеварка правит автомобилем или кофе варится в автомобиле, спящем на кофеварке.

Кофеварка и кирпич. В вашу кофеварку вместо кофе насыпаны кирпичи.

Вот и все. Если вам удалось достаточно ясно увидеть эти картины мысленным взором, вам не составит труда запомнить весь перечень. Объяснить это труднее и дольше, чем сделать.

А теперь воспроизведем весь перечень. Первое – ковер; он немедленно влечет за собою бумагу. За бумагой «вытягивается» бутылка и т.д. Думается, что нам удалось вспомнить все. Составить новый перечень и проверьте себя.

Вот четыре простых правила, которые помогут руководителю ТЖХ составлять ассоциативные связи.

1. Искажайте пропорции. Помните, мы часто употребляем слова «гигантский», «громадный»?

2. Представляйте предметы в активном действии. Поэтому сигареты не просто вылетают из телефонной трубки, но нападают на вас.

3. Увеличивайте количество предметов. Поэтому на экране телевизора вы видите не одну, а множество ручек.

4. Меняйте функции предметов местами. Этот прием предлагается особенно часто.

Система зацепок

Теперь руководителю ТЖХ предлагается научиться запоминать числа и цифры. Это, пожалуй, самое трудное, так как число само по себе абстрактно. Система зацепок – это подстановка предметов вместо цифр. Предлагаются разные буквы для цифр: 0,1,2,3,4, 5, 6, 7,8, 9. Вначале мы должны будем запомнить числовой ряд, в котором представлена цифра 8. Это не составит труда (употребляем первые или последние согласные буквы названий этих цифр).

Буква для цифры 0 всегда будет Л. Для цифр: 1 – Н; 2 – В; 3 – Р; 4 – Ч; 5 – П; 6 – Ш; 7 –С; 8 –М; 9 –Д.

Закроем страницу и попытаемся повторить весь ряд.

Главная разница между методом связок и зацепок состоит в том, что первый из них применяется для запоминания чего-либо по порядку, а второй – вразбивку. Система зацепок неоценима при запоминании телефонов, адресов, длинных чисел и т.д., вообще всего, что касается цифр.

Еще один из способов укрепления памяти – тренировка наблюдательности.

Тренируя свою наблюдательность, употребляя систему зацепок и связок, заставляя работать наше воображение, руководитель ТЖХ  тем самым развивает свою память.

 

3.2. Записная книжка руководителя. Умение слушать собеседника

 

Записная книжка необходима в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек:

–         телефонно-адресные;

–         ежедневники;

–         записная книжка для приема посетителей;

–         целевая записная книжка;

–         дневник личной работы;

–         книга для телефонных разговоров.

Но все эти виды записных книжек можно объединить в три основные группы:

1) записные книжки с алфавитом;

2) ежедневники;

3) обычные записные книжки.

Записные книжки с алфавитом используются для нахождения необходимой записи, так как они снабжены поисковым ключом – буквами алфавита. Такие записные книжки удобно использовать для записи фамилий, адресов и телефонов.

Ежедневники предназначены для планирования дел на неделю, месяц, год. В заполнении дневника не должно быть мелочей.

1. Все записи здесь должны быть достаточно подробными и понятными.

2. В дневнике должно найтись место для некоторых, важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в ваше отсутствие.

3. Записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было легко изменить, не допуская неряшливости в дневнике.

Поисковым ключом здесь является «месяц–год», что и позволяет составлять планы на любой день в течение года. Но ежедневники имеют и свои недостатки: большой формат и толщина, из-за которых их нельзя хранить в кармане. Существует еще одна причина неудобства: обычно на определенный день отводится либо страница, либо лист. Следовательно, количество листов ежедневника зависит от количества дней в году. А так как иногда выдаются практически пустые дни, страницы заполняются неравномерно. И к концу года в ежедневнике оказывается около трети пустых страниц.

Одним из основных достоинств обычной записной книжки является малый формат, позволяющий иметь ее всегда под рукой. Недостатком же является отсутствие поисковых ключей. Для поиска информации приходится перелистывать всю книжку.

Простую модернизацию записной книжки, позволяющую ее малый формат объединить с поиском по ключу и эффективным методом планирования дел ежедневника, предлагает В.И. Барков.[7]

Основная идея заключается в том, чтобы вынести поисковые ключи и записывать их значение при внесении информации в записную книжку. Поисковым ключом являются имя и число месяца.

Цифры обозначают числа указанного месяца.

Нужно подготовить 12 страниц, по числу месяцев года. Календарь готов. Остальные страницы пронумеровать обычным способом.

Реформа записной книжки

У современного руководителя много дел. А времени всего 24 ч в сутки. Чтобы его оптимально использовать, надо это время рационально спланировать, продумать, распределить – в какой последовательности выполнять запланированные дела. Тренировки памяти полезны, но они требуют использования длительного времени, а это не всем доступно.

Обычно у руководителя ТЖХ на письменном столе находятся два «оргприспособления»: перекидной календарь и лист бумаги. Туда он и вносит в бессистемном порядке все предстоящие на сегодня, завтра, послезавтра и подлежащие запоминанию дела.

Кроме адресов и телефонов записывают и личные дела, которые нужно выполнить сегодня или завтра, либо в ближайшее время. Записная книжка для этой цели не годится, в ней могут «утонуть» нужные вам сведения. Кроме того, ведь часть записей придется вычеркнуть, дополнять новыми, в связи с изменяющимися сроками. Все эти записи должны быть кратки. Возникает необходимость в систематизации заполнения записной книжки.

Эту проблему в какой-то мере помогает решить простейшее организационное мероприятие. На протяжении многих лет у авторов статьи «Реформа записной книжки» вырабатывалась система, в эффективности которой убедились многие.[8]

Заключается она в следующем. Записная книжка состоит из набора листков, меняющихся еженедельно и обновляемых систематически,

Раз в неделю два листа писчей бумаги складываются вчетверо и разрываются по линии сгиба. Получается 8 листков. Рационально иметь записную книжку форматом, соответствующим размеру этих листков. На семи листках сверху подписываются число, месяц и день недели (8. 11. Суб.). Восьмой лист остается для всяких заметок.

Кроме этих восьми листков, необходимо завести вкладыши, состоящие из двух восьмушек, так называемый резерв дел, куда записываются дела, срок исполнения которых наступает позднее текущей недели. Приступая к заполнению очередных семи листков, мы просматриваем резерв и выбираем из него дела, приходящиеся на эту неделю, вписывая их в соответствующие листки.

Ежедневно в конце дня просматриваем листок за прошедший день, вычеркиваем выполненные дела.

Записи на очередном листке можно производить в таком порядке: в начале листка – дела, приходящиеся на утро; в середине – дневник; а вечерние – в конце листка. Дела, связанные с выходом или выездом, обводить кружком.

Из всего сказанного можно сделать вывод: записывать необходимую нам информацию в записную книжку, которая должна быть компактной и выполнять функцию «оперативной памяти».

В любой ситуации общения есть три основных ступени.

Ступень первая. Остановись и оцени обстановку, прислушайся к своему отношению к ней.

Ступень вторая. Посмотри на человека: что он пытается выразить своими жестами и мимикой?

Ступень третья. Слушай беспристрастно, что тебе хотят сказать.[9]

Беда многих руководителей и вечно куда-то спешащих деловых людей состоит в том, что они не умеют быть терпеливыми и внимательными слушателями. Эффективность слушания во всем падает. Мы запоминаем не более 25% из того, что слышим, итоге возникает необходимость повторять, переделывать, терять время.

В чем заключаются ошибки руководителя, если в общении он ориентирован на себя, а не на партнера, т.е. больше говорит сам?

1. Мы не организуем свои мысли перед тем, как их высказать. Говорим спонтанно, надеясь, а точнее, требуя, чтобы другие поспевали за нами.

2. Употребляем формулировки, сокращения, специальные термины, которые должны представить нас в качестве знатока и эксперта, но могут быть совершенно не понятны собеседнику.

3. Говорим слишком длинно и хотим слишком много выразить в одном высказывании. Слушатель к концу фразы уже не помнит, что было в начале. Каждая следующая информация «забивает» предыдущую.

4. Стремимся затронуть слишком много проблем в одном предложении. Наши многочисленные идеи воспринимаются далеко не в полном объеме.

5. Говорим, не обращая внимания на содержание высказываний собеседника, не воспринимаем его слова, жесты, аргументы, а это значит – не воспринимать его самого.[10]

А вот такие типичные ошибки при выслушивании собеседника мы совершаем:

1. Не воспринимаем смысл того, что говорят. Фразы проходят мимо нашего внимания. Они просто не имеют для нас значения, и собеседник это прекрасно чувствует.

2. Часто обдумываем свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит.

3. Хотим быть умнее собеседника и думаем, где и как можно улучшить его предложение, вместо того, чтобы понять его.

4. Часто вообще не слушаем, потому что говорящий нам неприятен, вызывает неуверенность, просто не правится.

Те, кто действительно умеют прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам:

1. Направляйте свое внимание на собеседника.

2. Следите за невербальными знаками.

3. Откладывайте свои суждения.

4. Не позволяйте себе перебивать собеседника.

5. Проверяйте свое понимание.

6. Выявляйте логику высказываний.

7. Предоставляйте собеседнику свою поддержку.

Как выслушать доклад или лекцию

Ответ на этот вопрос надо искать в области физиологии, психологии и рефлексологии.

1. Необходимо найти свой интерес в теме. Интерес облегчает восприятие, помогает усвоению – когда мы слушаем то, что нас интересует, мы пользуемся непроизвольным вниманием. Когда же слушаем то, что нас мало интересует, мы используем произвольное внимание.

2. Подготавливайтесь к слушанию. Эта предварительная подготовка может идти по четырем направлениям:

а) по линии серьезной и глубокой предварительной проработки той темы, которую будет излагать докладчик;

б) по линии внимательного ознакомления с тезисами доклада;

в) по линии более или менее быстрого ознакомления с программой или планом доклада;

г) по линии предварительного собеседования по поводу доклада.

3. Слушайте с максимальным вниманием.

4. Сохраняйте равномерное внимание в течение всего времени слушания.

5. Слушайте одновременно докладчика и самого себя. Параллельно с мыслями докладчика по ассоциации возникают собственные мысли. Их появление говорит о том, что в вашем сознании начался процесс переработки слушаемого.

6. Слушайте и одновременно записывайте. Это помогает усвоению, освобождает память от лишней нагрузки.

Полезно фиксировать следующие пять элементов выступления:

а) Основные мысли докладчика и наиболее выдающиеся факты, приводимые им.

б) Свои собственные мысли, идущие по ассоциации, параллельно с мыслями докладчика.

в) Вопросы докладчику. То, что вы все время начеку и боитесь забыть свой вопрос к докладчику, мешает воспринимать более серьезный материал.

г) Всякого рода справки и ссылки докладчика. Именно они усиленно помогают нам впоследствии широко и глубоко проработать тему.

д) Метод построения доклада и приемы изложения докладчиком. Уловить метод построения доклада – значит наполовину овладеть им, а ухватить приемы изложения – значит самому учиться докладывать.

7. Записывайте сокращенно, пользуясь условными знаками.

8. Не откладывайте разбор записанного ни на один день. Память не способна надолго удерживать новый, еще не закрепленный материал, поэтому расшифровка набросков должна начаться немедленно после заслушивания доклада.

9. Нельзя спорить с докладчиком в процессе слушания. Слушатель только кратко намечает «неправильные ходы» докладчика, свои возражения, свои контрпредложения, но детализировать их он не должен – это надо делать после прослушивания доклада.

10. Рационально используйте перерыв во время доклада для подытоживания прослушанного.

Выводы по третьей главе.

Эффективность работы руководителя связана с необходимостью привыкнуть к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать материал после чтения. Основой укрепления памяти является наблюдательность. После наблюдения наступает этап ассоциативного мышления. Существуют три «естественных закона запоминания»: метод связок, система зацепок, тренировка наблюдательности.

Многообразие видов записных книжек можно объединить в три основные группы: записные книжки с алфавитом; ежедневники; обычные записные книжки. Целесообразнее записывать необходимую информацию в записную книжку, которая должна быть компактной и выполнять функцию «оперативной памяти». Для того чтобы выслушать доклад или лекцию, необходимо придерживаться следующих правил: подготавливаться к слушанию; слушать с максимальным вниманием; слушать и одновременно записывать; не откладывать разбор записанного.