«Лекции по дисциплине "Экономика органов и учреждений УИС"»

 

Лекция 11.

Бухгалтерский учет и отчетность на предприятиях

исправительных учреждений

 

Пользователи бухгалтерской отчетности. Организация и принципы бухучета на предприятиях ИУ. Первичная документация. Виды и состав отчетности. Инвентаризация.

 

В настоящее время все предприятия независимо от вида, форм собственности, организационно-правовых форм ведут бухгалтерский учет имущества и хозяйственных операций в соответствии с действующим законодательством. Наряду с бухгалтерским учетом предприятия и организации ведут налоговый, статистический и оперативный учет.

Бухгалтерская отчетность является основным, а в ряде случаев единственным источником информации об имущественном положении предприятия, результатах его финансово-хозяйственной деятельности, объемах выполненных работ, затратах на производство. В связи с этим рассмотрению бухгалтерской отчетности уделим особое внимание.

 

1.    Пользователи бухгалтерской отчетности

Одна из целей бухгалтерского учета – обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей.

Всех пользователей бухгалтерской отчетности, исходя из их полномочий, интересов к предприятию, можно разделить на три группы.

1. Внутренние пользователи отчетности – администрация предприятия, собственники, вышестоящая организация. Внутренним пользователям информация необходима для принятия управленческих решений, планирования, анализа и контроля финансово-хозяйственной деятельности. Предприятия УИС и сами исправительные учреждения предоставляют отчетность, отражающую результаты финансово-хозяйственной деятельности в территориальные органы ФСИН.

2. Внешние пользователи – банки, поставщики, подрядчики, покупатели. Пользователи отчетности данной группы заинтересованы в получении информации о способности предприятия гасить предоставленные кредиты и проценты по ним (банки), о способности организации своевременно оплачивать договорные обязательства (поставщики и подрядчики), о продолжении деятельности организации (покупатели).

Любое предприятие в той или иной степени постоянно нуждается в дополнительных источниках финансирования, Найти их можно на рынках капитала. Привлечь потенциальных инвесторов и кредиторов возможно лишь путем объективного информирования их о своей финансово-хозяйственной деятельности, т.е. в основном с помощью своей отчетности. Насколько привлекательны опубликованные финансовые результаты, финансовое состояние предприятия, настолько высока и вероятность получения дополнительных источников финансирования

3. Внешние пользователи – государственные контролирующие органы – Федеральная налоговая служба (ФНС), Пенсионный фонд РФ (ПФ РФ), Фонд социального страхования (ФСС), Госкомстат, Контрольно-ревизионное управление (КРУ).

Данным пользователям информация необходима для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (ФНС), правильности расходования бюджетных ассигнований (КРУ), правильности уплаты страховых взносов (ПФ РФ и ФСС). Госкомстат собирает информацию о деятельности всех предприятий и организаций, расположенных на территории страны. Крылатая фраза «статистика знает всё…» имеет под собой основания, так как все организации обязаны предоставлять информацию о своей деятельности.

 

2.    Организация и принципы бухгалтерского учета

на предприятиях исправительных учреждений

Под организацией бухучета понимают систему построения учетного процесса с целью получения достоверной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля.

Элементами организации бухучета являются:

Ú   план документации и документооборота, который предусматривает перечень документов необходимых для учета и путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, ответственных лиц;

Ú   план инвентаризации определяет порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций;

Ú   план отчетности определяет перечень отчетных форм, период, за который они составляются, сроки представления;

Ú   план технического оформления предусматривает механизацию и автоматизацию бухгалтерского учета;

Ú   план организации труда работников бухгалтерии определяет структуру аппарата бухгалтерии и штат, должностные инструкции.

Принципы бухгалтерского учета:

Ú   обязательность двойной записи хозяйственных операций;

Ú   учет объектов учета в рублях и на русском языке, например, предприятия, имеющие валютные счета обязаны пересчитывать остатки на данных счетах по официальному курсу в рубли;

Ú   раздельный учет текущих затрат на производство продукции и капитальных вложений;

Ú   обязательность документирования хозяйственных операций;

Ú   использование типовых учетных форм;

Ú   оценка имущества и обязательств в денежном выражении. Например, заработную плату могут выдать готовой продукцией, но и в этом случае стоимость продукции необходимо пересчитать и выразить в денежном эквиваленте;

Ú   проведение инвентаризации имущества и обязательств.

 

3. Первичная документация

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной человеком для передачи её во времени и пространстве. Например, командировочное или отпускное удостоверение, расходный кассовый ордер, путевой маршрутный лист и другие. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в которой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета.

Первичные документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные сведения:

Ú   наименование документа;

Ú   дату составления;

Ú   наименование организации, от которой составлен документ;

Ú   содержание хозяйственной операции;

Ú   измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Ú   наименование должностей, лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, личные подписи указанных лиц.

Ответственность за своевременное и добросовестное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за достоверность сведений, содержащихся в документах, несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы составляют на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивается.

Запись в документах делают чернилами, ручкой, на печатных машинках или компьютере. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, четко и разборчиво.

Если в тексте документа или цифрах допущена ошибка, то её следует зачеркнуть и написать сверху правильный текст или сумму.

Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

 

 

4. Виды и состав отчетности

Предприятия УИС, как и исправительные учреждения составляют различную отчетность. В лекции 1 мы рассмотрели обязанности ИУ, среди которых есть обязанность вести бухгалтерскую и статистическую отчетность, предоставлять органам государственной власти, информацию, входящую в их компетенцию. Кроме бухгалтерской и статистической отчетности, исправительные учреждения, как и любые предприятия, составляют налоговую и оперативную отчетность.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете», бухгалтерская отчетность – это «единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам».

Бухгалтерская отчетность бывает квартальная и годовая.

Квартальная отчетность состоит из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках. Аудит квартальной отчетности не предполагается. Квартальная отчетность составляется нарастающим итогом с начала года, т.е. данные приводятся не за истекший квартал, а за все прошедшие кварталы. Например, на 1 апреля данные приводятся за первый квартал, на 1 июля – за полгода, на 1 октября – за девять месяцев.

Годовая отчетность отражает результаты финансово-хозяйственной деятельности за истекший финансовый год. Отчетным годом для всех предприятий является календарный год – с 1 января по 31 декабря включительно.

Указанным законом определен состав годовой бухгалтерской отчетности предприятия.

Форма № 1 «Бухгалтерский баланс».

Баланс представляет собой таблицу, состоящую из двух частей – левой и правой. Левая часть – актив, отражает распределение средств предприятия по однородным экономическим группам. Пассив баланса информирует об источниках образования средств, отраженных в активе. Итог актива всегда равен итогу пассива. Схема баланса промышленного предприятия приведена в таблице 11.1.

Бухгалтерский баланс – это наиболее информативная форма для анализа и оценки финансового состояния предприятия. Баланс отражает состояние имущества, собственного капитала и обязательств предприятия на определенную дату, нумерация разделов в активе и пассиве сплошная, т.е. пассив начинается не с первого раздела, а с третьего.

Актив баланса состоит из двух разделов.

В разделе I «Внеоборотные активы» отражаются земельные участки, здания, сооружения, машины, оборудование, незавершенное строительство; долгосрочные финансовые вложения и прочие внеоборотные активы.

 

 

Таблица 11.1.

Структура бухгалтерского баланса

 

 

Актив	На начало года	На конец года	Пассив	На начало года	На конец года
I. Внеоборотные активы			III. Капитал и резервы
			IV. Долгосрочные обязательства
II. Оборотные активы			V. Краткосрочные обязательства
Баланс			Баланс
Руководитель ________________ Гл. бухгалтер ________________

 

Раздел II «Оборотные активы» отражает величину материальных оборотных средств: производственных запасов, незавершенного производства, готовой продукции и т.д.; наличие у предприятия свободных денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, величину дебиторской задолженности и прочих оборотных активов.

Пассив баланса состоит из трех разделов.

В разделе III «Капитал и резервы» отражаются источники образования собственных средств: уставной капитал, нераспределенная прибыль, фонды и резервы.

В разделе IV «Долгосрочные обязательства» отражаются долгосрочные обязательства, т.е. долги предприятия, расплачиваться по которым предстоит более чем через двенадцать месяцев – кредиты банков и прочие обязательства.

В разделе V «Краткосрочные обязательства» отражаются краткосрочные обязательства – краткосрочные (до одного года) кредиты банков, кредиторская задолженность. Кредиторская задолженность – задолженность предприятия физическим и юридическим лицам по различным основаниям, например, задолженность поставщикам и подрядчикам за выполненные работы, оказанные услуги, задолженность персоналу предприятия по оплате труда, задолженность по налоговым и иным обязательным платежам и другие виды краткосрочной задолженности.

Вся информация представляется «На начало года» и «На конец года», что и дает возможность анализа, сопоставления показателей, выявления их роста или снижения.

На основе изучения баланса внешние пользователи могут принять решение о целесообразности и условиях ведения дел с данным предприятием как с партнером; оценить кредитоспособность предприятия как заемщика; оценить целесообразность приобретения акций данного предприятия и другие решения. Однако отражение в балансе только остатков не чает возможности ответить на все вопросы собственников и прочих заинтересованных служб.

Нужны дополнительные подробные сведения не только об остатках, но и о движении хозяйственных средств и их источников. Это достигается подготовкой следующих форм отчетности:

Форма № 2. «Отчет о прибылях и убытках».

Она содержит сведения о текущих финансовых результатах деятельности предприятия за отчетный период:

Ú   прибыль (убыток) от реализации продукции;

Ú   финансовый результат от прочей реализации (основных средств, нематериальных активов, иного имущества);

Ú   доходы и расходы от прочих внереализационных операций (штрафы, убытки от безнадежных долгов и т.п.).

Здесь представлены также выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг, коммерческие расходы, суммы налога на прибыль.

Форма № 3. «Отчет о движении капитала».

Она показывает структуру собственного капитала предприятия, представленную в динамике. Здесь отражаются данные об остатке на начало года, пополнении источника собственных средств, его расходовании и остатке на конец года.

Форма № 4. «Отчет о движении денежных средств».

Эта форма отражает остатки денежных средств на начало года и конец отчетного периода и потоки денежных средств в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия.

Форма № 5. «Приложение к бухгалтерскому балансу».

В этой форме расшифровываются наиболее важные статьи баланса. Приложение к балансу состоит из следующих разделов:

1.    Движение заемных средств.

2.    Дебиторская и кредиторская задолженность.

3.    Амортизируемое имущество: нематериальные активы, основные средства.

4.    Движение средств финансирования долгосрочных инвестиций и финансовых вложений.

5.    Финансовые вложения (долгосрочные и краткосрочные, акции других организаций, облигации и другие ценные бумаги).

6.    Затраты, произведенные организацией.

7.    Расшифровка отдельных прибылей и убытков.

8.    Социальные показатели; среднесписочная численность персонала, отчисления на социальные нужды, денежные выплаты и поощрения.

9.    Справка о наличии ценностей.

Во всех вышеперечисленных формах информация представлена в табличной форме. Часть формы № 5, отражающая состав основных средств по однородным группам представлена в таблице 2.1.

Форма № 6. «Отчет о целевом использовании полученных средств».

Составляют организации, имеющие целевое финансирование. В нашем случае это бюджетные организации – исправительные учреждения, институт.

«Пояснительная записка» с изложением основных факторов, повлиявших в отчетном году на итоговые результаты деятельности предприятия, с оценкой его финансового состояния.

Все формы отчета подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Бухгалтерская отчетность предприятия служит основным источником информации о его деятельности, необходима для принятия управленческих решений в области планирования, контроля и для оценки самой деятельности предприятия. Тщательное изучение бухгалтерских отчетов раскрывает причины достигнутых успехов, а также недостатков в работе предприятия, помогает наметить пути совершенствования его деятельности.

По данным отчетности руководитель отчитывается перед трудовым коллективом, учредителями (в данном случае – ГУФСИН), соответствующими структурами управления (государственные контролирующие органы, банки) и иными заинтересованными организациями. Полный всесторонний анализ отчетности нужен собственникам и администрации предприятия для принятия решений об оценке своей деятельности.

Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности введено понятие сводной (консолидированной) отчетности. Консолидированная бухгалтерская отчетность – это объединение отчетности двух и более компаний, находящихся в определенных юридических и финансово-хозяйственных взаимоотношениях. Составление этой отчетности позволяет получить представление о финансовом состоянии и результатах деятельности группы предприятий в целом. Составление сводной отчетности особенно характерно для предприятий УИС. Исправительные учреждения предоставляют бухгалтерскую отчетность в территориальный орган ФСИН. Территориальный орган сводит воедино полученную информацию (отсюда и название – сводная отчетность), и направляет её в Федеральную службу исполнения наказаний.

Статистическая отчетность представляется предприятиями по формам, утвержденным Госкомстатом России. Статистическую форму № 1 – «Основные сведения о деятельности предприятия» представляют юридические лица всех форм собственности. В эту форму включают сведения по всем подразделениям данного юридического лица независимо от их местонахождения.

Форма № 1 отчетности «Основные сведения о деятельности предприятия» состоит из 10 разделов и содержит следующие сведения:

Ú   дата создания имущественного комплекса, составляющего основу данного предприятия;

Ú   дата государственной регистрации юридического лица;

Ú   дата начал выпуска товаров и услуг имущественным комплексом; дат приватизации предприятия;

Ú   величина уставного фонда на конец отчетного года и его распределение по акционерам;

Ú   общая сумма вкладов иностранных юридических и физических лиц (если в уставном капитале предприятия есть иностранный капитал);

Ú   общее количество территориально-обособленных подразделений (включая головное), входящих в состав юридического лица;

Ú   объем отгруженных товаров собственного производства, работ и услуг, выполненных собственными силами;

Ú   стоимость товаров собственного производства, проданных населению в порядке розничной торговли; объем отгруженных товаров, приобретенных на стороне для целей перепродажи; продукция собственного производства, проданная своим подразделениям; оборот общественного питания.

Ú   стоимость поступивших за весь отчетный год сырья, материалов, топлива, энергии, покупных полуфабрикатов, комплектующих изделий; плата за аренду основных средств; стоимость неоплаченных переработанных сырья и материалов заказчика.

Ú   инвестиции в основной капитал, в нематериальные активы – лицензии, патенты, товарные знаки и т. д.

Ú   данные о средней численности работников;

Ú   данные о начисленном фонде заработной платы;

Ú   сведения о территориально обособленных подразделениях юридического лица, с указанием их наименования, местонахождения.

В адресной части формы указывается полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке, а затем в скобках – краткое наименование. Если фактический адрес не совпадает с юридическим, указывается также почтовый адрес, по которому фактически находится юридическое лицо.

Состав отчетности и порядок исчисления показателей статистической отчетности, адреса, сроки и способы ее представления являются обязательными для всех отчитывающихся предприятий. Постановлением Госкомстата России от 14 августа 1992г. № 130 утверждено Положение о порядке представления государственной статистической отчетности в Российской Федерации. Данный документ регламентирует порядок представления государственных статистических отчетов и других данных, необходимых для проведения государственных статистических наблюдений, соответствующим региональным органам государственной статистики и в другие адреса, предусмотренные на бланках форм государственной статистической отчетности всеми предприятиями независимо от их форм собственности.

Статистическая отчетность должна быть представлена в соответствующие адреса не позднее даты, установленной для ее представления, указанной на самом бланке отчетности.

Другие виды отчетностей на предприятии. Наряду с бухгалтерской и статистической отчетностями, предприятия должны составлять и налоговую отчетность, порядок предоставления которой регулируется Налоговым кодексом РФ и Федеральной налоговой службой. Кроме того, предприятия предоставляют определенную отчетную информацию в Фонд социального страхования, Федеральный фонд занятости, Пенсионный фонд и др. Общее число отчетных форм, справок, деклараций, ведомостей и т.п. может доходить до 50 наименований.

Особой формой организации учета является внутрипроизводственная отчетность предприятия, необходимая для внутренних пользователей для оперативного контроля и управления производственным процессом. Содержит данные по отдельным производственным подразделениям предприятия, по основным показателям деятельности предприятия. Такую отчетность называют оперативной, оперативно-производственной. Составляется на основании данных оперативного учета. В таблице 11.2. приведен пример оперативной отчетности. Представленный отчет составляют ИУ.

Отличие оперативной отчетности от бухгалтерской, статистической, налоговой состоит в том, что бухгалтерская, налоговая, статистическая составляются на бланках установленной формы, содержат определенный перечень данных и предоставляются внешним пользователям. Оперативная отчетность составляется для внутреннего пользования, по формам, утвержденным на предприятии или вышестоящей организацией, и может содержать любые сведения (в том числе таблицы, схемы и т.д.), необходимые руководству.

Отчетность предприятия необходима как внешним, так и внутренним пользователям. Внутренние пользователи могут использовать как публичную отчетность, так и внутреннюю (оперативную). Внешним пользователям приходится довольствоваться сведениями из официальных источников и строить свои выводы на информации, которую сочли возможным опубликовать внутренние пользователи.

 

Таблица 11.2.

Отчет о трудовом использовании осужденных по ИК №___[1]

за январь-сентябрь 2005 г.

 

Наименование показателя	План 2005г.	Факт 2005г.	Факт 2004г.	Отклонение (гр.3 – гр.4)
1	2	3	4	5
Работающие на оплачиваемых работах	200	199	205	-6
% к среднесписочной численности	19,0	15,6	17,4	-1,8
Используемые на работах по хозобслуживанию	79	79	75	+4
% к среднесписочной численности	7,5	6,2	6,4	-0,2
Неработающие по разным причинам	459	776	715	+61
Нетрудоспособные инвалиды	47	49	41	+8
Среднесписочная численность	1050	1269	1180	+89
Численность сдельщиков		70	69	+1
Средний % выполнения норм выработки		57,6	46,0	+11,6
Количество сдельщиков не выполняющих норму выработки		55	59	-4
Количество отработанных ч/дней	36,8	35,8	38,4	-2,6
ФОТ с начислениями, тыс. руб.	1840,0	2748,0	2743,3	+5,3
Начальник ПЭО

 

 

5. Инвентаризация

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок проведения инвентаризации определен приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995 г. «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых результатов».

Инвентаризация – установление на определенный момент времени фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятия остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете; учитывают неучтенные хозяйственные операции, контролируют сохранность тех или иных хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц.

Инвентаризации бывают полные, охватывающие все виды ресурсов предприятия, и частичные, охватывающие какую-либо определенную группу хозяйственных средств или источников, например материалы на одном складе.

Инвентаризации могут быть плановые и внеплановые.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

Ú   при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

Ú   перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий и сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечного фонда один раз в пять лет;

Ú   при смене материально ответственных лиц (на день приемки передачи дел);

Ú   при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

Ú   при реорганизации или ликвидации организации;

Ú   в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

Ú   основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты или увеличение финансирования (фондов) с последующим установлением причин излишка и виновных лиц;

Ú   убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия соответственно на издержки производства, или на уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

Ú   недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порчи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства, или уменьшение финансирования (фондов).

На предприятии в период инвентаризации хозяйственных средств создается центральная инвентаризационная комиссия, разрабатывающая план инвентаризации.

Результаты инвентаризации рассматриваются инвентаризационной комиссией с принятием решения, за счет кого должны быть возмещены недостачи, выявленные при инвентаризации, или как оприходованы излишки. Решения комиссии протоколируются. Протоколы в зависимости от размера и характера недостач утверждаются руководителем предприятия или вышестоящей организацией по ходатайству руководства предприятия. На основании утвержденных протоколов бухгалтерия производит записи по счетам, приводя тем самым в соответствие данные инвентаризации и текущего учета.

 

Термины и понятия:

-      виды отчетности: бухгалтерская, налоговая, статистическая, оперативная;

-      пользователи отчетности: внешние и внутренние;

-      периодичность представления отчетности;

-      принципы бухучета;

-      основные требования к оформлению первичных документов;

-      состав бухгалтерской отчетности;

-      разделы и статьи баланса;

-      порядок проведения инвентаризации;

-      оформление результатов инвентаризации;

-      порядок отнесения недостач и излишков, выявленных в результате инвентаризации;

-      типовые изменения баланса под влиянием хозяйственных операций;

-      понятие двойной записи;

-      состав балансовой прибыли.

Вопросы и задания:

1.    В каких случаях проведение инвентаризации обязательно?

2.    В чем отличие оперативной отчетности от статистической?

3.    В чем отличие средств и источников предприятия?

4.    В каком разделе баланса отражается прибыль предприятия?

5.    Распределите указанные ниже средства и источники по разделам баланса:

 

Деньги Готовая продукция Фонды накопления Фонды сбережения Прибыль Лицензия Незавершенное строительство Дебиторская задолженность Расходы будущих периодов

Задолженность персоналу по оплате труда Краткосрочный кредит банка Уставной капитал Ценные бумаги Задолженность по налогам Невыплаченные дивиденды Добавочный капитал Незавершенное производство