Вступи в группу https://vk.com/pravostudentshop

«Решаю задачи по праву на studentshop.ru»

Решение задач по юриспруденции [праву] от 50 р.

Опыт решения задач по юриспруденции 20 лет!

 

 

 

 


«Ответы на вопросы по Организации делопроизводства»

/ Делопроизводство
Контрольная, 

Оглавление

1. Формирование дел. Краткая форма протокола. Особенности оформления.

Порядок формирования дел в организации

После завершения работы с документами часто воз­никает необходимость повторного, обращения к ним.

Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела. 

Дело – это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельно­сти, помещенных в отдельную обложку. 

Правильное распределение документов в дела – важ­ная задача. Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает со­хранность наиболее важных из них. Не меньшее значе­ние имеет и то, как документы систематизированы внут­ри дел, т.е. как сформированы дела. 

Формирование дел – это группирование исполнен­ных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 

В начале календарного года на все дела, перечис­ленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следую­щих операций: распределение и раскладка исполнен­ных документов по папкам (делам); расположение до­кументов внутри дел в определенной последовательно­сти. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это ха­рактерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работ­ник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении дело­производства) дела формируются в структурных под­разделениях по месту создания или исполнения доку­ментов. Важные внутренние документы (уставы, поло­жения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Нормы и правила формирования дел содержатся в ряде общегосударственных документов, таких, как Го­сударственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основ­ные правила работы архивов организаций. Кроме то­го, в конкретных организациях или учреждениях дол­жны руководствоваться своими внутренними докумен­тами (инструкция по делопроизводству и др.), положе­ния которых учитывают специфику документационного обеспечения их деятельности.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы ар­хивов организаций:

      в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

      документы постоянного и временного хранения груп­пируются в отдельные дела;

      в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры докумен­тов (за исключением особо ценных), а также доку­менты, подлежащие возврату;

      приложения и дополнительные материалы, незави­симо от даты их утверждения или составления, при­соединяются к документам, к которым они относят­ся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в до­кументе делается отметка;

      в дело группируются документы одного календар­ного года.

Исключение составляют:

      переходящие дела (содержат документы по во­просам, решение которых переносится на следу­ющий календарный год);

      личные дела (формируются в течение всего пери­ода работы данного лица в организации);

      дела с документами выборных органов и их по­стоянных комиссий (формируются за период их созыва);

      дела с документами учебных заведений (форми­руются за учебный год);

      дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за теат­ральный сезон) и др.;

      в дела должны помещаться только исполненные до­кументы, неисполненные подшивать запрещается;

      дела, по которым распределяются документы, дол­жны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы,  не предусмотренные номенклатурой дел, из них фор­мируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной инфор­мации зависит и от правильной систематизации доку­ментов внутри дела.

Документы дела должны располагаться в определен­ном порядке так, чтобы по своему содержанию они по­следовательно освещали те или иные вопросы.

Расположение в хронологическом порядке предпо­лагает группировку документов за определенный пери­од времени в хронологической последовательности (на­пример, входящие документы – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).

С хронологическим расположением документов со­впадают вопросный и нумерационный порядок (при­знаки). Вопросный предполагает размещение докумен­тов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный – группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

Для группировки переписки используется коррес­пондентский признак.

При алфавитном порядке документы систематизи­руют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т. д.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специ­фику систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряже­ния и т.п.) формируют в дела по видам и по хроноло­гии с относящимися к ним приложениями. Так, уста­вы, положения, инструкции, утвержденные распоряди­тельными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных доку­ментов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятель­ности и по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, коман­дировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдель­ные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям дея­тельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календар­ный год и систематизируется в хронологической последо­вательности. Документ-ответ помещается за документом запросом. По хронологии располагают инициативные до­кументы. Переписка может группироваться также за учеб­ный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титуль­ные списки и другое группируются отдельно от их проек­тов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2005 г., составленный в 2004 г., должен быть помещен в дело 2005 г.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хроно­логическом порядке по мере их поступления.

Независимо от того, какой основной признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии.

При заведении дела в делопроизводстве обязатель­но оформляют его обложку. Это оформление носит ча­стичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хра­нение в архив организации.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быст­ро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

      название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано, т.е. зарегистриро­вано государственными органами. Например: Мос­ковский государственный университет им. М.В. Ло­моносова – МГУ;

      название структурного подразделения: Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;

      индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело №03-07, где 03 – это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 – порядковый номер дела в номенклатуре;

      заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, так­же переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

      срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хра­нить постоянно и др. (в соответствии с номенклату­рой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оператив­ный поиск документов, облегчает экспертизу их ценнос­ти и подготовку к последующему архивному хранению.

 

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ ... ВЫСТУПИЛИ ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)... .

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

 

 


2. Оформление реквизитов документа: подпись, наименование предприятия, наименование строительного подразделения

Подпись – обязательный реквизит, обеспечивающий удостове­рение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетен­цией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка под­писи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:

Генеральный директор подпись                 Р.Л. Ломакин

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав. кафедрой истории

д.и.н., проф. подпись                  В.В. Иванов

а документе может быть более одной подписи, если за его со­держание несут ответственность несколько лиц. В этом случае под­писи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписыва­ют равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор ЗАО «Лана»                                 Директор АО «Синтез»

подпись   К.Ю. Смирнов                              подпись     М.Е. Аверин

Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом ука­зываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают в алфа­витном порядке. Например:

Председатель            А.В. Калинин

Члены                        Н.Ф. Васильев

                                   Б.М. Горохов

                                  О.С. Фролов

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязан­ности руководителя, при этом не допускается ставить перед наиме­нованием должности предлог «за» или косую черту.

 

Наименование организации

Реквизит называет автора документа, которым может быть орга­низация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей ор­ганизации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием орга­низации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже:

Министерство образования Российской Федерации

Государственный университет управления

Институт информационных систем управления

В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных до­кументах (уставе или положении об организации).

Если организация имеет официально закрепленное сокращен­ное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

Всероссийский научно-исследовательский институт

сельскохозяйственного машиностроения

(ВНИИсельхозмаш)

 

 

 


3. Составить краткую форму протокола и выписку из протокола

 



0
рублей


© Магазин контрольных, курсовых и дипломных работ, 2008-2020 гг.

e-mail: studentshopadm@ya.ru

об АВТОРЕ работ

 

Вступи в группу https://vk.com/pravostudentshop

«Решаю задачи по праву на studentshop.ru»

Решение задач по юриспруденции [праву] от 50 р.

Опыт решения задач по юриспруденции 20 лет!