«Учет расчетов с подотчетными лицами»

1. Требования, задачи и формирование учетной политики

 

    Как и любая система, бухгалтерский учет имеет свои задачи, цели, состав, принципы, методы, функции и структуру.

    Учетная политика предприятия — это выбранные предприя­тием способы ведения бухгалтерского учета его хозяйственной (уставной и иной) деятельности. В настоящее время в соответствии с законодательством основным назначением бухгалтерского уче­та является обеспечение полными и достоверными данными всех заинтересованных предприятий и граждан.

    Учетная политика предприятия — совокупность способов ве­дения бухгалтерского учета, которая отражает технологию веде­ния бухгалтерского учета.

    Основные требования к учетной политике:

•     полнота — отражение в бухгалтерском учете всех факторов хо­зяйственной деятельности;

•     осмотрительность — обеспечение большей готовности к бухгал­терскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов);

•     приоритет содержания перед формой — отражение в бухгал­терском учете факторов хозяйственной деятельности исходя не только из правовой формы, но и из экономического содер­жания и условий хозяйствования;

•     непротиворечивость — тождество данных аналитического и синтетического учета на первое число каждого месяца, а так­же показателей бухгалтерской отчетности;

•     рациональность — рациональное н экономное ведение бухгал­терского учета исходя из условий хозяйственной деятельнос­ти и величины предприятия.

    Объектами бухгалтерского учета являются имущество О-П-У, собственный капитал, финансовые результаты хозяйственной де­ятельности, источники финансирования проводимых операций, формируемые на счетах бухгалтерского учета.

    Основными задачами бухгалтерского учета Закон преду­сматривает:

ü    формирование полной и достоверной информации о деятель­ности организации и имущественном положении для внутрен­них и внешних собственников, инвесторов, кредиторов;

ü    бухгалтерский учет и отчетность должны обеспечивать ин­формацию для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении хозяйственных операций.

ü    Составление налоговой отчетности с целью контроля за соблю­дением налогового законодательства является вторичной (произ­водной) задачей бухгалтерского учета.

    Бухгалтерский учет должен обеспечивать информацией ком­мерческий оборот, движение капиталов для управления хозяй­ственно-финансовой деятельностью О-П-У. Бухгалтерский учет должен обеспечивать единообразие учета имущества, обяза­тельств и хозяйственных операций. Законодательство устанавли­вает единые правовые и методологические основы ведения бухгал­терского учета.

    Предприятия самостоятельно формируют свою учетную поли­тику и разрабатывают внутрифирменные методики и инструкции по бухгалтерскому учету. Закон о бухгалтерском учете определя­ет перечень нормативных документов, которые утверждаются руководителем:

•     рабочий план счетов бухгалтерского учета;

•     формы первичных учетных документов и внутренней бухгал­терской отчетности;

•     порядок проведения инвентаризации и методы оценки имуще­ства и обязательств;

•     правила документооборота, обработки и регистрации учетной информации;

•     порядок и правила внутреннего контроля за хозяйственными операциями.

    Все это утверждается приказом по предприятию — организа­ции — учреждению.

    Закон предусматривает и возлагает на руководителя обязанно­сти в зависимости от объема учетной работы по своему усмотрению:

•     учредить бухгалтерскую службу (для крупных предприятий), возглавляемую главным бухгалтером, либо назначить просто бухгалтера;

•    лично вести бухгалтерский учет или поручить его специалисту. Законом предусмотрено, что без подписи главного бухгалтера

денежные, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными.

    Бухгалтерские счета необходимо вести в рублях, а счета и операции в иностранной валюте подлежат пересчету в российскую валюту по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. Законо­дательство определяет следующий состав бухгалтерской отчетно­сти предприятия — организации — учреждения:

•    бухгалтерский баланс (Форма 1);

•    отчет по финансовым результатам (Форма 2);

•    отчет о прибылях и убытках;

•    аудиторское заключение, подтверждающее достоверность пра­вильности ведения бухгалтерской отчетности;

•    пояснительная записка к годовому отчету (Форма 5).

    Законом предусмотрены сроки представления отчетов: квар­тальный — через 30 дней, годовой — не позднее 90 дней после окон­чания отчетного периода.

    Способы ведения бухгалтерского учета, отражаемые в учет­ной политике зависят от

•    вида деятельности и формы собственности предприятия;

•    выбора используемых учетных регистров, последовательнос­ти записей в них;

•    погашения стоимости основных фондов МБП — малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

•    отражения задолжности по полученным займам;

•    формирования резервов;

•    учета на производство и калькулирования себестоимости про­дукции (работ и услуг);

•    организации аналитического учета материалов;

•    составления рабочего Плана счетов (на основании типового Плана счетов);

•    погашения стоимости нематериальных активов;

•    оценки материальных ресурсов, товаров, готовой продукции, незавершенного производства;

•    признания и использования прибыли от реализации продук­ции (работ, услуг);

•    отражения курсовых разниц и других способов.

    Вновь созданное предприятие должно оформить свою учетную политику в течение 90 дней со дня государственной регистрации. Публиковать бухгалтер скую отчетность предприятие может толь­ко после оформления учетной политики.

    Выбранные предприятием способы ведения бухгалтерского учета применяются всеми структурными подразделениями неза­висимо от их места расположения (включая выделенные на от­дельный баланс).

    Способы, подлежащие раскрытию, устанавливаются соответ­ствующими нормативными документами.

    Раскрытие учетной политики. Предание гласности учетной политики предприятия путем опубликования (начиная с отчетно­сти за 1995 г.) и (или) представление в соответствующие органы вместе с бухгалтерской отчетностью.

Формы раскрытия. Пояснительная записка, входящая в со­став бухгалтерской отчетности предприятия за год. Публикация информации по собственному желанию или в случаях, когда за­конодательство, учредительные документы требуют опубликова­ния бухгалтерской отчетности (полностью или частично).  В слу­чае публикации неполной бухгалтерской отчетности информация подлежит раскрытию как минимум в части, непосредственно от­носящейся к опубликованным материалам.

    Формирование учетной политики. Выбор и обоснование спо­собов ведения бухгалтерского учета в условиях действующей нор­мативной базы осуществляется по конкретному направлению бух­галтерского учета, допускаемого законодательством.

    Формируется учетная политика на всех предприятиях неза­висимо от формы собственности и источников финансирования. Она оформляется распорядительными документами (приказами, распоряжениями и др.) предприятия. При отсутствии по конкрет­ному вопросу нормативных документов учетная политика форми­руется на основе самостоятельной разработки предприятием со­ответствующего способа исходя из действующих положений по бухгалтерскому учету.

    Действующие предприятия применяют избранные способы ведения бухгалтерского учета (в т.ч. при изменении учетной по­литики) с первого января года, следующего за годом издания со­ответствующего распорядительного документа.

    Вновь созданные предприятия оформляют избранную ими учетную политику до первого представления бухгалтерской отчет­ности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации.

    Метод бухгалтерского учета заключается в совокупности сле­дующих приемов (способов):

•    первичного наблюдения (документация и инвентаризация);

•    стоимостного измерения (оценка и калькуляция); текущей группировки (счета и двойная запись);

•    итогового обобщения (баланс и отчетность).

    Основные допущения при формировании учетной политики.

1. Имущественная обособленность предприятия: имущество и обязательства предприятия существуют обособленно от имущества и обязательств собственников предприятия и других предприятий.

2. Последовательность применения учетной политики. Выбран­ная учетная политика применяется последовательно, от одного отчетного года к другому.

3. Непрерывность деятельности предприятия: у предприятия отсутствуют намерения и необходимость ликвидации, и оно будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем.

4. Временная определенность фактов хозяйственной деятель­ности: факты хозяйственной деятельности относятся (отражаются в бухгалтерском учете) к тому отчетному периоду, в котором они имели место независимо от фактического времени поступле­ния или выплаты денежных средств, связанных с этими факторами.

    Внесение изменений в учетную политику. Внесение измене­ний допустимо в случаях:

•    изменения законодательства РФ;

•    изменения нормативных документов по регулированию бух­галтерского учета;

смены собственников;

•    реорганизации (слияния, разделения, присоединения). Последовательность внесения изменений в учетную политику,

должна быть в стоимостном выражении на основании данных на дату (первое число месяца), с которой применяются эти изменения.

2. Учет расходов на хозяйственные нужды

 

    Подотчетными лицами являются работники пред­приятия, которые получают наличные денежные сред­ства на осуществление различных расходов. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные день­ги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия.

    Под хозяйственными расходами, которые осущест­вляются подотчетными лицами понимается приоб­ретение канцелярских товаров для работы бухгалте­рии и других служб хозяйства, незначительное коли­чество различных товарно-материальных ценностей для проведения мелкого ремонта и прочие мелкие расходы.

    Покупка товарно-материальных ценностей подот­четными лицами может осуществляться как с ис­пользованием уже выданных подотчетных сумм, так и путем использования собственных денежных средств с условием их возмещения в будущем пред­приятием.

    При приобретении товарно-материальных цен­ностей подотчетному лицу вместе с документом, под­тверждающим оплату, которую произвел подотчетник, выдают счет-фактуру и другие сопроводительные документы на полученный товар. Счет-фактура в дальнейшем будет являться основанием для отра­жения операций в книге покупок и согласно ей бу­дет осуществлен зачет по НДС при расчетах с бюд­жетом.

    Подотчетное лицо обязано представить в бухгалте­рию предприятия все документы, подтверждающие рас­ход денежных сумм. Причем эти документы должны быть отражены и приложены к авансовым отчетам (форма № 286), которые служат основными первичными доку­ментами по расчетам с подотчетными лицами.

    В авансовых отчетах, на лицевой стороне, подот­четное лицо указывает наименование предприятия, цех или отдел, где он работает, свою должность, фа­милию, имя, отчество, дату составления отчета. На обратной стороне он производит подтверждающие записи по расходу денежных средств в разрезе каж­дого приложенного оправдательного документа, за­тем подсчитывает общую сумму расхода денег и рас­писывается.

    Авансовый отчет затем сдается в бухгалтерию пред­приятия, где при приемке подсчитывают количество приложенных документов и прописью отражают ко­личество принятых к исполнению документов от по­дотчетного лица. Затем в бухгалтерии производят ну­мерацию авансового отчета, проверяют правильность отражения операций по расходу денежных средств подотчетным лицом, соответствие сумм расходов при­ложенным документам, определяют сальдо по рас­четам с конкретным подотчетным липом на началь­ную дату составления данного авансового отчета. После этого проверяют документы по кассе, были ли выданы деньги в подотчет конкретному лицу. Если денежные суммы выдавались, то в авансовом отчете отражают конкретную сумму выдачи денег в подот­чет. Далее авансовый отчет подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. После утверждения суммы расхода выводят сальдо конечное по авансовому отчету и проставляют кор­респонденцию счетов.

    Авансовые отчеты служат основанием в дальней­шем для составления журнала-ордера № 7 (а в сель­скохозяйственных предприятиях — журнал-ордер № 7-АПК), который является регистром синтетичес­кого и аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 активно-пассивный: по дебету его отражают выдачу денег в подотчет, а по кредиту использование их подотчетными лицами на различные цели.

    В бухгалтерском учете может быть составлена сле­дующая корреспонденция счетов по расчетам с по­дотчетными лицами:

• выданы денежные суммы в подотчет:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса».

• Куплены товарно-материальные ценности подот­четными лицами:

Дебет счетов: 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 12 «Малоценные и быстро­изнашивающиеся предметы», 20 «Основное производ­ство»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

• Уплачена сумма НДС при покупке товарно-матери­альных ценностей (работ, услуг):

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценнос­тям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

• Возврат неиспользованных подотчетных сумм:

Дебет спета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

• Удержана задолженность подотчетных сумм из за­работной платы:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми». И др.1

3. Учет командировочных расходов

 

    Командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия. Их состав, размер, нормы воз­мещения и так далее регулируются целым рядом нор­мативных документов, которые выпущены за послед­ние годы.

    Основным документом внутри РФ, определяющим расчеты по командировочным расходам, является ин­струкция МФ СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командиров­ках в пределах СССР», действие которой до настоя­щего времени не утратило силы.

    «Командированному работнику возмещаются рас­ходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной рабо­ты, а также выплачиваются суточные» (п.10); «воз­мещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой ему стоимости места в сутки» (п. 11); «Командированному работнику оп­лачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенно­го пункта, включая страховые платежи по страхова­нию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользо­вание в поездах постельными принадлежностями» (п.12); оплату багажа (кроме расходов за перевозку и переноску носильщиком личного багажа); стоимость служебных телеграмм и междугородных телефонных переговоров.

    Достаточно часто на практике в состав возмеще­ния расходов включается оплата проезда на город­ском транспорте или такси, что противоречит при­веденному документу. Оплата проезда на городском транспорте во время командировки производится из выданных работнику суточных.1

    В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению затраты на оплату до­полнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и други­ми предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Рас­ходы по стирке, подаче обедов в номер и тому подо­бное не возмещаются.

    Возмещение командировочных расходов произво­дится в соответствии с нормами, установленными письмами Министерства финансов РФ от 27 июля 1992 г. № 61 (в редакции письма от 27 мая 1996 г. №48). Приказом Минфина РФ от 13.08.99 г. № 57н (12) с 1 сентяб­ря 1999 г. установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников в организации, располо­женные на территории Российской Федерации:

оплата найма жилого помещения — по фактическим расхо­дам, подтвержденным соответствующими документами, но не бо­лее 270 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов — в размере 7 руб. в сутки; оплата суточных — 55 руб. за каждый день нахождения в ко­мандировке.1

    Приказом по предприятию могут быть установле­ны нормы расхода, отличающиеся от принятых норм. В этом случае работнику полностью возмещаются расходы, но на превышающую норму расходов уве­личивают налогооблагаемую базу прибыли.

    Суточные выплачиваются за каждый день на­хождения в командировке, включая праздничные и выходные дни.

    Оплата командировочных расходов при выполне­нии монтажных, наладочных, строительных работ также при направлении на курсы повышения квали­фикации и связанных с подвижным характером ра­боты регламентируется по нормам, установленным Постановлением Министерства труда РФ №51 от 29 июня 1994 г. Порядок возмещения командиро­вочных расходов предусматривает в этих случаях при­менение выплат, надбавок к заработной плате вза­мен суточных, определяемых в процентах к месяч­ной тарифной ставке без учета коэффициентов и доплат. Как правило, указанным работникам хилое помещение предоставляется бесплатно, но в случае невозможности предоставления жилого помещения расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответ­ствующими документами, но не более установлен­ной нормы расходов по найму жилого помещения при командировках на территории РФ. 

    Направление работника в командировку произво­дится приказом руководителя предприятия и офор­мляется выдачей командировочного удостоверения. В командировочном удостоверении производятся отмет­ки (подпись и печать организации, куда командиро­ван работник) в день приезда и в день отъезда из на­селенного пункта. Если работник командирован в не­сколько населенных пунктов, то отметки производят­ся в каждом из них. Наличие этой информации явля­ется необходимым элементом расчета возмещения найма жилья, так как оплата за жилье производится за календарные сутки нахождения в командировке. Так например, если работник направлен в команди­ровку 4-го числа сроком на б дней, прибыл к месту назначения 5-го числа, а выбыл 8-го числа, то оплата найма жилья будет производится за 3 суток (с 5-го на 6-е, с 6-го на 7-е, с 7-го на 8-е). Отсутствие отметок в пункте назначения не позволяет бухгалтеру сделать точный расчет расходов по найму жилья.

    Оформление направления работников в ко­мандировку. В соответствии с п.2 Инструкции №62 на основании издаваемого по этому поводу приказа работнику выдается командировочное удостовере­ние, даже если командируемый вернется обратно в день выезда. Может ли работник ежедневно возвра­щаться из места командировки к месту своего посто­янного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем предприятия с учетом дально­сти расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходи­мости создания работнику условий для отдыха. Слу­жебные поездки работников, постоянная работа ко­торых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командиров­ки, другие дни отдыха по возвращении из командиров­ки не предоставляются. Однако, если работник специ­ально командирован для работы в выходные дни, ком­пенсация за работу в эти дни производится в общеус­тановленном порядке. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в ко­мандировочном удостоверении о дне выезда и возврата -из командировки (п.6 Инструкции №62). При пребыва­нии в нескольких пунктах отметки прибытия и выбы­тия делаются в каждом пункте. Отметки в командиро­вочном удостоверении о прибытии и выбытии работ­ника заверяются той печатью, которой обычно пользу­ется в своей хозяйственной деятельности для засвиде­тельствования подписи соответствующего должност­ного лица. Командировка должна быть связана с вы­полнением порученных руководителем служебных обязанностей (указывается в приказе) и иметь целевое назначение.

    Срок командировки определяется руководителем, од­нако он не может превышать 40 дней, не считая време­ни нахождения в пути (п.4 Инструкции №62). Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, пуско-наладочных и строительных работ, не должен превы­шать одного года.

    Размер средств, выдаваемых на командировочные рас­ходы, зависит от срока командировки, места ее назна­чения и определяется в соответствии с нормативными актами. Для получения денег на оплату расходов ли­цам, направляемым в командировку достаточно предъ­явить в бухгалтерию командировочное удостоверение и расчет предварительных расходов.

    Режим рабочего времени в период командиров­ки определяется в соответствии с п.8 Инструкции №62. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха орга­низаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в вы­ходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии со ст.64 КЗоТ РФ. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с администрацией.

    При возврате работника из командировки коман­дировочное удостоверение и все документы, подтвер­ждающие фактический расход, подкрепляются к аван­совому отчету. Они являются основанием для при­нятия произведенных расходов бухгалтерией и руко­водством предприятия.

    Транспортные расходы по проезду к месту назначения и обратно возмещаются со­гласно прилагаемых билетов, либо расчетным путем по тарифам, действовавшим в конкретном периоде, вклю­чая страховые платежи только по обязательному страхованию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями, проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, провоз багажа, при наличии соответствующих документов. Подтверждением дня выезда в командиров­ку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места посто­янной работы, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При от­правлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необхо­димое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работни­ка в место постоянной работы. При наличии нескольких видов транспорта, руководитель может предложить командируемому конкретный вид. При отсутствии такого предложения командируемый самостоятельно выби­рает вид транспорта. Расходы по проезду в мягком вагоне ж.д. транспорта, в каютах I-IV группах морского флота, 1-11 категории речного флота, 1 класса авиалайнеров возмещаются в каждом отдельном случае с разре­шения руководителя организации. Для оплаты таких расходов издается распоряжение либо на билетах ставится отметка руководителя «Оплатить». При утере проездных документов к отчету прилагаются дубликаты билетов либо справка соответствующего транспортного агентства, подтверждающая факт приобретения билетов. Без документов проезд оплачивается по минимальному тарифу за счет чистой прибыли и только по заявлению, приложенному к авансовому отчету с визой руководителя. Оплата за провоз служебного багажа должна быть подтверждена распоряжением руководителя о такой необходимости, а провоз личного багажа оплачивается, если командировка длится свыше 30 суток.

    Остальные расходы возмещаются в сумме фактических расходов только при наличии подтвер­ждающих документов. Это сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы по получе­нию заграничного паспорта, виз и прописки загранпаспорта, расходы по обмену валюты и др. Если нет доку­ментального подтверждения расходов, или они не предусмотрены инструкцией, то суммы, выданные по заяв­лению работника подлежат отнесению за счет чистой прибыли и включению в совокупный годовой доход ра­ботника, кроме оплаты за жилье сверх норматива, подтвержденной документами. Включению в совокупный годовой доход подлежит сумма возмещения расходов за пользование такси, городским пассажирским транс­портом в черте города, по добровольному страхованию.

    При командировке лица, работающего по совместительству, зарплата сохраняется на том предприятии, ко­торое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой должности (по обеим предприятиям) средний заработок сохраняется по обеим должностям, а оплата команди­ровочных расходов производится в установленном порядке по представленным документам с дальнейшим их распределением на затраты обеих предприятий в размерах по соглашению между ними (п.9 Инструкции 62).

    В ряде случаев на предприятии и в организациях используются еще два документа, определяющих цель командировки — это командировочное задание, оформленное на момент поездки, и командировоч­ный отчет, оформляемый после приезда работника.

    Командированному работнику перед отъездом в ко­мандировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расхода по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах по установленному порядку. Сроки представления авансового отчета также регламентированы Инструкцией ЦБ РФ №18 от 4 октября 1993 г. (в ред. от 26 февраля 1996 г.) в п. 11 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

    Так как служебная поездка вызвана производствен­ной необходимостью, все расходы, связанные с ко­мандировкой, включаются в себестоимость продук­ции (работ, услуг) организации согласно утвержден­ному постановлению Правительства РФ от 5 августа 1992 г. № 552 (ред. от 11 марта 1997 г.). Указанные затраты отражаются на счете 26 «Общехозяйствен­ные расходы» (для малых предприятий — на счете 20 «Основное производство»).

    В некоторых случаях, отнесение командировоч­ных расходов на затраты определяется целью коман­дировки.

    Расходы по участию в технической конференции могут быть отнесены на себестоимость продукции, если результат такого участия связан с совершенство­ванием производственного процесса. Обоснование правомерности расходов находится в компетенции предприятия.

    Участие в выставках для коммерческих предпри­ятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся на себестоимость продукции в пределах установленных норм, поэтому командиро­вочные расходы могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.

    Возмещение командировочных расходов по обу­чению сотрудников с отнесением их на себестоимость зависит от разновидности обучения. В целом необ­ходимо различать обучение, предполагающее полу­чение знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произве­дены в рамках заключения договора с высшим учеб­ным заведением о подготовке специалиста (при ус­ловии, что данное учебное заведение имеет лицен­зию на образовательную деятельность), расходы по обучению рассматриваются как расходы на подго­товку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответст­вии со ст. 184 КЗоТ РФ с включением по норме за­трат на обучение в себестоимость продукции.1 Соот­ветственно и командировочные расходы по такому обучению относятся на затраты.

    Если обучение предусматривает получение аттес­тата на право занятия определенным видом деятель­ности (например, по программе Минфина России на получение аттестата профессионального бухгалтера или квалификационного свидетельства аудитора), то расходы по такому обучению относятся на счет 88-1 «Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного года» с удержанием подоходного налога, а также с отнесе­нием командировочных расходов за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

    С 1 января 1995 г. не производится деление ко­мандировочных расходов в пределах норм и сверх норм при отнесении на себестоимость. Вместе с тем, поскольку корректировка налогооблагаемой базы при­были необходима, на большинстве предприятий вво­дятся отдельно субсчета к затратным счетам для вы­деления сверхнормативной величины расходов с целью последующего включения ее в расчет налога на при­быль, облагаемая величина которой определяется вне­системно.

    Для целей налогообложения затраты на команди­ровки регулируют налоговые отношения, возникаю­щие между работником предприятия и государством, а также налоговые отношения, возникающие между предприятием и государством. Первые определяют­ся по отношению к подоходному налогу, вторые свя­заны с расчетом НДС, налогом на прибыль и вне­бюджетными фондами.

    Расчет подоходного налога с командировочных расходов предусматривается в следующих случаях:

во-первых, если предприятием оплачены работ­нику сверхнормативные расходы суточных, докумен­тально подтвержденные расходы, которые не подле­жат возмещению в общеустановленном порядке (так­си, ресторанные счета и т. д.), не подтвержденные сверхнормативные расходы по найму жилья.

    Согласно Инструкции ГНС РФ от 29 июня 1995 г. № 95 (с учетом изменений и дополнений №4 от 23 марта 1997 г.), «При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри стра­ны, так и за ее пределы в облагаемый налогом до­ход не включаются суточные в пределах норм, уста­новленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные це­левые расходы на проезд до места назначения и об­ратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и ко­миссионные сборы, расход на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (за исключением проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помеще­ния, получению заграничного паспорта и виз, про­писке заграничного паспорта, а по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту. В случае оплаты расходов по найму жилого помещения при направлении в командировки внутри страны по ус­тановленным законодательствам нормам для оплаты жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплачиваемые суммы налогообложению не подлежат». Суммы, выделенные командированным работникам на питание и включенные в счет за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат, а в случае оплаты вклю­чаются в расчет подоходного налога согласно пись­му ГНС РФ от 16 июня 1996 г. № ВГ-8-08.

во-вторых, согласно разъяснения ГНС РФ от 23 апреля 1994 года № ЮБ-б-08/9 в том случае, когда в командировку (как внутри страны, так и за ее преде­лы) направляется физическое лицо, выполняющее работы по договору гражданско-правового характе­ра, расходы по командировке (в пределах действую­щих норм) относятся на себестоимость продукции (работ, услуг). Однако сам факт поездки команди­ровкой не признается в силу отношений, определяе­мых договорами гражданско-правового характера, следовательно, все расходы по ней должны включать­ся в доход физического лица.

    Сверхнормативные и не подтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налого-облагаемой прибыли и входит в состав начисления на­лога на прибыль по общеустановленным ставкам.

    Согласно п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы в Пенсионный фонд РФ, ут­вержденного 07 мая 1997 г. № 546, страховые взно­сы не начисляются на «суммы, выплачиваемые в воз­мещение расходов, и иные компенсации работни­кам (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, ус­тановленных законодательством Российской Феде­рации, а также документально подтвержденные рас­ходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую ме­стность». Размеры страховых взносов, подлежащих уплате в Пенсионный фонд РФ, установлены Феде­ральным законом от 5 февраля 1997 г. № 25-ФЗ «О тарифах страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и Фонды обязательного медицинского страхования на 1997 г.». Согласно ст. 1 указанного Закона органи­зации-работодатели уплачивают страховые взносы в размере 28% от выплат, начисленных в пользу ра­ботника по всем основаниям независимо от источ­ников финансирования, работающие граждане — в размере 1% от установленных выплат.

    Таким образом, предприятие должно уплачивать страховые взносы в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов в размере 28% от данных выплат, которые должны производиться из прибыли, остающейся в распоряжении предпри­ятия, а также удерживать страховой взнос в Пенсион­ный фонд РФ в размере 1% от выплат, полученных работником.

    Согласно Инструкции ГНС РФ «О порядке ис­числения и уплаты налога на добавленную стоимость» от 11 октября 1995 г. № 39 (с учетом изменений и дополнений № 2 от 14 марта 1996 г.) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и об­ратно, включая затраты за пользование в поездах пос­тельными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестои­мость продукции (работ, услуг) в пределах норм, уста­новленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — налог возмещению из бюджета не подлежит, а отно­сится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий). Кроме того, следует иметь в виду, что в связи с разъяснением ГНС РФ от 26 ноября 1996 г. № 03-1-09\31, где было подтвер­ждено, что суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающие произведен­ные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользование в поездах постельными принад­лежностями), определяются по расчетной ставке (16,67%) от сумм затрат, относимых на себестоимость произведенной продукции в пределах норм, установ­ленных законодательством.

    Суммы исчисленного налога на добавленную сто­имость, выделенного из проездных билетов, пол­ностью отражаются по дебету счета 19 «НДС по при­обретенным ценностям», субсчету 5 «НДС по услу­гам», а НДС, рассчитанный по документам, свиде­тельствующим оплату за наем жилья, относится в дебет субсчета 19-5 «НДС по услугам» только по нор­мативным расходам, а по сверхнормативным затра­там списывается в дебет субсчета 88-1 «Нераспреде­ленная прибыль (убыток) отчетного года».

    Некоторые ученые и практики допускают ошибки по определению величины НДС с нормативной базы затрат по найму жилья. При этом они предлагают производить начисление НДС в размере 20% на за­траты по норме, а с оставшейся суммы (сверхнорма­тивных расходов) выделять НДС расчетным путем по ставке 16,67%. Такой подход приводит к завыше­нию себестоимости продукции по норме и сниже­нию налогооблагаемой базы прибыли.1

    Рассмотрим пример исчисления НДС по расхо­дам за проживание в гостинице.

    Работник, находясь в командировке, оплатил по счету гостиницы за 5 суток 1000 рублей. Предпри­ятие возместило расходы ему полностью.

    Требуется выделить НДС по нормативным и сверх­нормативным затратам и составить корреспонденцию бухгалтерских счетов.

Решение:

а) сумма затрат по норме — 5х 145 = 725 руб.;

б) НДС – 725х16,67% = 120,86 руб.;

в) подлежит списанию сумма затрат по норме — 725 – 120,86 = 604,14руб.;

г) сумма сверхнормативных затрат — 1000 – 725 = 275 руб.;

д) НДС – 275х16,67% = 45,84 руб.;

е) списывается сумма сверхнормативных затрат —

275 – 45,84 = 229,16 руб.;

ж) НДС к зачету в бюджет — 120,86 руб.

Данный пример показывает, что общая сумма НДС составляет 166,70 руб. (120,864- 45,84). Если исчис­лить величину налога на добавленную стоимость от общего размера оплаты за услуги гостиницы, то по­лучим аналогичное значение суммы НДС — 166,70 руб. (1000х16,67 %). 

    Ошибочный же подход к расчету НДС искажает не только налогооблагаемую базу прибыли, но и приводит к неправильным расчетам с бюджетом по зачету налога на добавлен­ную стоимость. 

    Рассмотрим этот же пример с позиций отдельных ученых и практиков, предлагающих производить ис­числение НДС от затрат по норме по ставке 20%, а от сверхнормативных затрат по ставке 16,67%: 

Решение: 

а) сумма затрат по норме — 5х 145 = 725 руб.; 

б) НДС по норме — 725х20% = 145 руб.;

в) сверхнормативные затраты — 1000 — 725 — 145 = = 130 руб.;

г) НДС по сверхнормативным затратам – 130х16,67% =21,67 руб.;

д) подлежит списанию сумма сверхнормативных затрат — 130 — 21,67 = 108,33 руб.;

е) зачет НДС в бюджет — 145 руб.

    Из примера видно, что общая сумма НДС остается практически неизменной (145 + 21,67 = 166,67 руб.) по отношению к предыдущему расчету, но принима­емая величина налога к зачету в бюджет превышает 24,14 руб.(145 — 120,86), а налогооблагаемая база при­были снижается на 120,86 руб. (725 — 604,14).

    Казалось бы, предприятие, использующее данную методику, не нарушает действующие нормативные до­кументы и осуществляет правильное списание сум­мы затрат на себестоимость продукции (из расчета 145 руб. в сутки по найму жилья), а НДС, подлежа­щий зачету в бюджет, исчисляют от нормативной базы. Но такой подход кажется верным только на первый взгляд. Если бы работник заплатил по счету гостиницы не по 200 руб. в сутки (1000:5), как было дано в примере, а по 150 руб., то сразу же становит­ся очевидным ошибочность предлагаемых расчетов.

    Разница между нормативными и сверхнормативны­ми затратами составит 25 руб. ((150х5) — — (145х5)), а сумма НДС — 145 руб. (145х5х20%). Таким образом, даже общая сумма сверхнормативных затрат не покроет величину налога на добавленную сто­имость, исчисленного от расходов по норме.

    Неправильно предлагаемые подходы и методики расчетов НДС влекут за собой возникновение штраф­ных санкций, определяемые соответствующими фи­нансовыми и налоговыми органами у тех предпри­ятий, которые их используют.

4. Командировки за границу

 

    Работникам, командированным за границу на срок свыше 60 дней, выплата суточных, начиная с 61 дня, производится по тарифам для работников загранучреждений. Все выплаты сверх норм, без проводок причис­ляются к совокупному доходу работника с удержанием п./налога. Расходы по командировкам списываются на затраты производства. Обоснованность произведенных командировочных расходов, особенно при командиров­ках за границу, должна быть подтверждена соответствующими оправдательными документами:

•  заключенными (ранее или во время командировки) хозяйственными договорами, а если договоренность не достигнута, протоколами переговоров;

•  накладными или актами приемки-передачи товарно-материальных ценностей на склад;

• оплаченными счетами и программами семинаров, конгрессов, выставок, ярмарок и т.п.

    Все заграничные командировки должны быть в обязательном порядке оформлены приказом руко­водителя предприятия с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки. Предель­ная длительность загранкомандировок не установлена, но при этом командировка, продолжающаяся свыше 60 дней, считается долгосрочной и оплачивается, начиная с 61-го дня в размерах предусмотренных для оплаты работников загранучреждений. Если работник направляется в командировку в страну-участницу СНГ, то оформление командировки производится по аналогии с командировками на территории РФ, без оформления загранпаспорта. В то же время зарубежные командировки не обязательно оформлять командировочными удо­стоверениями, отметки о пребывании за границей проставляются в загранпаспорте. Оплата расходов по загран­командировкам производится в соответствии с правилами и по нормативам, утверждаемым МФ РФ. Полученная под отчет иностранная валюта может расходоваться на цели и по нормам утвержденным МФ РФ. При воз­вращении работника из командировки в 3-х дневный срок должен быть составлен авансовый отчет, в котором указываются страна, сроки командировки, нормы суточных и квартирных, общая сумма инвалюты, выданной на командировочные расходы и пересчитанной в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи средств подотчет, из­расходованные и остаток неизрасходованных средств, пересчитанные в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утвер­ждения авансового отчета руководителем предприятия.

    При выезде командированного за границу выданная под отчет валюта переводится в руб­ли по курсу ЦБ на день ее выдачи, и эта сумма числится в подотчете. При возвращении из командировки все расчеты по авансовому отчету выполненные в валюте переводятся в рубли по курсу ЦБ на день утверждения отчета. При этом как повышение курса валюты так и понижение относится не на расчеты с работником, а как курсовая разница соответственно на счет 83 или 31. С кредита счета 71 списывается только та рублевая масса, которая была поставлена в подотчет по дебету счета 71 при выдаче валюты.

    Суточные за время пребывания в загранкомандировке выплачиваются:

•  за день пересечения границы при выезде за границу и дни пребывания за границей в размере 100% уста­новленных норм в иностранной валюте;

•  за день пересечения границы при возвращении из командировки и дни пребывания на территории России в рублях. Если день выезда за границу, совпадает с днем прибытия к месту назначения за границей, или день выезда из-за границы совпадает с днем прибытия к месту работы в России, или если работник выехал в загран­командировку и в тот же день вернулся обратно, то в каждом из этих случаев суточные выплачиваются в раз­мере 50% установленных норм. При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100% по нормам страны, в которую направля­ется работник, и как правило, в валюте страны убывания. Однако, в этих условиях валюта может быть выбрана исходя из экономической устойчивости той или иной валюты. Если в цену билета включается стоимость пита­ния, суточные выплачиваются за время проезда воздушным транспортом в размере 50% установленных норм, при условии нахождения в пути свыше одних суток. При остановках работника в пути за границей, связанных с выполнением служебных обязанностей, продолжительностью более суток, суточные за время остановки выпла­чиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, где произошла остановка. Необходи­мость остановки должна быть подтверждена справкой соответствующего учреждения или организации за гра­ницей. При остановке без уважительных причин суточные не выплачиваются. В тех случаях, когда командиро­ванные за границу работники, обеспечиваются в стране пребывания, питанием и квартирами, выплата им суточ­ных в инвалюте производится в размере 30% установленных норм суточных. Выплата квартирных в этих слу­чаях не производится. Если принимающая страна выплачивает командированным лицам иностранную валюту наличные расходы, то суточные не начисляются.

    Возмещение расходов по найму помещения производится по предоставлении счетов гостиниц. При этом сумма, указанная в счете, уменьшается на суммы, уплаченные за предоставление завтраков, ужинов, на­питков, транспорта и за личные услуги, которые оплачиваются командированными за счет получаемых суточ­ных. При условии предоставления бесплатного жилого помещения выплата средств на эту цель не производит­ся. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится по нормам, исходя из стоимости одноме­стного номера в гостиницах среднего разряда.

    Оплата проезда внутри страны производится по тарифу 2-го класса. В отдельных странах, где на железных дорогах нет вагонов 2-го класса, а на теплоходах нет кают 2-го класса, расходы по проезду возмеща­ются по тарифам 1-го класса. Командированному не возмещаются: расходы на разъезды по городу, по проезду на вокзал или аэродром, пристань а также с вокзала, аэродрома или пристани (если они находятся в черте го­рода), расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также расходы по оплате стоимости постели при проезде по железным дорогам. Возмещению подлежат расходы по оформлению загранпаспортов, виз и других выездных документов, а также комиссионные при обмене валюты (при подтверждении таких расходов первич­ными документами). Бронирование номеров в гостиницах (при выезде в другие города или загородные объек­ты, где командированный снимает номер в другой гостинице) относится за счет командированного. Все расхо­ды в иностранной валюте на разъезды по стране пребывания, наем переводчиков, провоз багажа и т.п. должны быть заверены ответственным работником и бухгалтером загранучреждения МИД России. Незаверенные доку­менты не могут быть приняты к зачету, а за недостающую валюту взыскивают с подотчетных лиц от 5 до 10 кратной стоимости, определяемой исходя из курса банка России на день установления размера недостачи, под­лежащей возмещению.

    При обработке валютных операций бухгалтер предприятия должен помнить, что счета, учитываю­щие операции в инвалюте, не корреспондируют с остальными счетами Плана счетов без специальной парал­лельной проводки, которая регулирует курсовую разницу. По окончании командировки или коммерческой операции авансовый отчет составляется в инвалютных рублях по курсу, действовавшему на дату отчета. При этом параллельно с проводками по списанию расходов (по курсу на конец подотчета) в дебет счетов с кредита счета 71, выполняются проводки на курсовую разницу в дебет этих же счетов с кредита 80 счета (при повышении цены на валюту предприятие зачисляет себе в прибыль). При снижении цены на валюту расходы списываются в дебет счетов с кредита счета 71 по пониженному курсу. Параллельно выполняется проводка на курсовую раз­ницу в дебет счета 80 с кредита счета 71 (убыток). Способ дальнейшей обработки авансовых отчетов прямо зависит от количества отчетов в течение месяца. Если на предприятии большая группа работников службы снабжения многократно в течение месяца получает из кассы наличные деньги в подотчет, то для получения оперативных данных о подотчетных суммах по каждому подотчетному лицу индивидуально нужно открывать Карточки аналитического учета. Это второй уровень учета.

    По мере обработки кассовых отчетов выданные суммы отражаются в соответствующих карточках (по фамилии подотчетного лица) по дебету счета 71 с кредита счета 50, а по мере поступления авансовых отче­тов частные суммы из итоговой строки Справки-расшифровки заносятся в карточки с кредита счета 71 в дебет соответствующих счетов по строке соответствующей номеру авансового отчета. Данные из кассовых и авансо­вых отчетов по лицам, на которых не открыты аналитические карточки, сразу записываются по такой же техно­логии непосредственно в сальдо оборотную ведомость по счету 71. Не позже 4-го числа следующего за отчет­ным месяца подводятся месячные итоги во всех открытых карточках. После этого данные строки «Итого за ме­сяц» из каждой карточки заносят отдельной строкой в сальдо оборотную ведомость б/с 71 и подводят в ведомо­сти общий итог за месяц. Это третий уровень учета. Если в авансовых отчетах известно, на какой вид продук­ции или статью затрат будут отнесены данные расходы, они должны быть одновременно записаны в соответст­вующую калькуляционную карточку.

    Если количество работников, получающих деньги под отчет, ограничено за месяц и количество полу­чении каждым из них тоже ограничено за месяц, то по счету 71 открывают только сальдо оборотную ведомость (третий уровень учета). Тогда каждый авансовый отчет заносится непосредственно в с-до- оборотную ведо­мость только по одной строке. Происходит вторая группировка проводок только по корреспондирующим сче­там. Не позже 4-го числа следующего за отчетным месяца в с-до оборотной ведомости подводятся месячные итоги по строке «Итого за месяц». Поскольку счет 71 пассивно-активный, сальдо может быть одновременно и по Д-ту и по К-ту. Подсчет общего с-до выполняется следующим методом. Вначале выводится с-до по каждой строке (отчету) отдельно.

    1. Начальное Д-товое сальдо + Д-товый оборот - К-товый оборот = Д-товое сальдо; если К-товый оборот больше суммы двух слагаемых, то получится К-товое сальдо.

    2. Начальное К-товое сальдо + К-товый оборот - Д-товый оборот = К-товое сальдо; если Д-товый оборот больше суммы двух слагаемых, то получится Д-товое сальдо.

    После этого подводятся итоги по всем графам каждого листа с-до-оборотной ведомости и выводятся итоги по всей с-до-оборотной ведомости (по каждой графе). Ежемесячные данные строки «Итого за месяц» по с-до-оборотнной ведомости переносятся в регистр счета 71. Одновременно суммы заносятся в регистры корреспон­дирующих счетов по правилу «двойной записи». При этом в регистре счета 71 в графе «№ стр.» записывается порядковый номер очередной записи, а в графе «№ зап.» записывается номер этой же записи в регистре корреспондирующего счета. Этот способ быстрого поиска первичного документа по проводке помогает контролиро­вать обязательность выполнения двойной записи. После этого подводят итоги по графам «Д-т» и «К-т» счета 71. Суммы дебетового и кредитового оборотов и выходное сальдо переносятся в сводную сальдо оборотную ведо­мость и записываются по строке счета 71. На этом обработка документов по движению подотчетных сумм за­канчивается.