1. Развитие информационных технологий

 

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Само понятие «технология» исполь­зовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изго­товления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на управленческую деятельность и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим информационную технологию как систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обра­ботки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Информационные технологии в соответствии с различием ин­формационных процессов классифицируются на технологии:

–         сбора информации;

–         передачи информации;

–         накопления информации;

–         обработки информации;

–         хранения информации;

–         представления информации;

–         использования информации.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

–         комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

–         системы средств управления техническим комплексом (для вы­числительной техники это программные средства);

–         организационно-методического обеспечения, увязывающего ре­ализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Каждый конкретный информационный процесс может быть ре­ализован отдельной технологией с использованием своей техничес­кой базы, системы управления техническими средствами и органи­зационно-методического обеспечения. Но управленческая деятель­ность основана на реализации практически всех перечисленных ви­дов информационных технологий в соответствии с последовательно­стью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использо­вании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства ком­пьютерной техники.

В связи с этим очень часто под современными или новыми ин­формационными технологиями понимаются компьютерные инфор­мационные технологии.

Процесс развития информационных технологий, его разделение на этапы рассмотрены во многих работах.

В учебнике «Автоматизированные информационные технологии в экономике» [9, – с. 24] предложена следующая периодизация разви­тия информационных технологий:

1) конец 50-х – начало 60-х гг. – частичная электронная обработ­ка данных;

2) 60-е гг. – начало 70-х гг. – ЭСОД – электронная система обра­ботки данных;

3) 70-е гг. – централизованная автоматизированная обработка информации в условиях ВЦ, ВЦКП (вычислительных центров кол­лективного использования);

4) 80-е гг. – специализация технологических решений на базе мини-ЭВМ, ПЭВМ и удаленного доступа к массивам данных с одно­временной универсализацией способов обработки информации на базе мощных супер-ЭВМ;

5) конец 80-х гг. – настоящее время – НИТ (новая информаци­онная технология) – сочетание средств вычислительной техники, средств связи и оргтехники.

Приведенная периодизация, на наш взгляд, отражает не столько развитие информационных технологий, сколько эволюцию принци­пов организации систем обработки данных и охватывает лишь пос­ледние 40 лет, что соответствует времени использования электрон­ных средств вычислительной техники.

Иной подход предложен в учебном пособии «Компьютерные тех­нологии обработки информации» [19, – с. 10-15], где выделены следу­ющие этапы:

1) «ручной» (до второй половины XIX в.), характеризующийся тем, что основу информационной технологии составляли перо, черниль­ница и бухгалтерская книга, а коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш);

2) «механический» (с конца XIX до середины XX в.), характери­зующийся изобретением и широким использованием пишущей ма­шинки, телефона, диктофона, модернизацией системы обществен­ной почты, что послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктив­ности работы;

3) «электрический» (40–60-е гг. XX в.), характеризующийся по­явлением «электрической» технологии, основанной на широком ис­пользовании электрических пишущих машинок со съемными элемен­тами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных дик­тофонов, что повысило качество, количество и скорость обработки документов;

4) «электронный» или «компьютерный» (с середины 60-х гг. XX в. по настоящее время), отличающийся широким использованием элек­тронных средств вычислительной техники.

Характеристика «компьютерного» этапа в целом аналогична опи­санию периодов развития, представленному в [9], но без указания чет­ких временных границ, с развернутой характеристикой результатов разработки автоматизированных систем управления и оценкой пер­спектив систем поддержки принятия решений и экспертных систем.

В учебнике «Информатика» [16, – с. 92–94] предложено несколько принципов периодизации процесса развития информационных тех­нологий.

С точки зрения видов решаемых задач и используемых процессов об­работки информации выделены следующие этапы:

–         60-70-е гг. XX в. – обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением раз­вития информационной технологии являлась автоматизация опера­ционных рутинных действий человека;

–         с 80-х гг. XX в. – создание информационных технологий, направ­ленных на решение стратегических задач.

С точки зрения содержания проблем информатизации выделены сле­дующие этапы:

–         до конца 60-х гг. XX в. – проблема обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств;

–         до конца 70-х гг. XX в. – отставание программного обеспечена от уровня развития аппаратных средств (распространение ЭВМ се­рии /IBM//360);

–         с начала 80-х гг. XX в. – максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы. в компьютерной среде (компьютер становится инструментом непро­фессионального пользователя, а информационные системы – сред­ством поддержки принятия его решений);

–         с начала 90-х гг. XX в. – создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Проблемы этого этапа весьма многочисленны:

–         выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

–         организация доступа к стратегической информации;

–         организация защиты и безопасности информации.

С точки зрения используемого инструментария этапы процесса развития информационных технологий практически совпадают с уже рассмотренными этапами, предложенными в [19], с той лишь разни­цей, что «электронный» и «компьютерный» являются отдельными этапами, причем последний характеризуется широким использова­нием персональных компьютеров.

Все рассмотренные варианты периодизации в основном касаются компьютерных информационных технологий и не учитывают значи­тельный исторический интервал до XIX в. Определенные, но весьма краткие упоминания об этом сделаны в [23, – с. 13]: «В основе любой информационной технологии лежит письмен­ность, появление которой инициировало первую информационную революцию. Доступ к информации был ограничен, уровень техноло­гии обработки данных был ручной, знания не могли существенно вли­ять на производство. Изобретение печатного станка и распростране­ние книгопечатания привели ко второй информационной революции. Знания стали тиражироваться и оказывать влияние на производство. Появление персональных компьютеров произвело третью информа­ционную революцию. Информация становится ресурсом наравне с материалами, энергией и капиталом, что способствует формированию новой экономической категории – национальных информационных ресурсов. Знание превращается в непосредственную производитель­ную силу».

С учетом материала статьи [10] рассмотрим историю развития ин­формационных технологий в доэлектронный период.

Информационная технология возникла на Земле несколько мил­лионов лет назад вместе с первыми приемами общения (нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями) наших далеких предков. При этом обеспечивался лишь обмен информа­цией между индивидами. Вместе с возникновением речи (около 100 тыс. лет назад) появилась возможность целенаправленного об­щения и накопления информации, пока индивидуального, в памя­ти человека. Можно считать, что используемые информационные технологии характеризовались следующими параметрами:

–         при общении объектом воздействия были данные в форме звуко­вой (аудио) информации, носителем была воздушная среда; изменя­емое свойство объекта воздействия – пространственные координаты передаваемой информации, а направление изменения – от одного ин­дивидуума к другому; методы воздействия определялись возможнос­тями индивидуумов воспроизводить и воспринимать звуковую ин­формацию;

–         при накоплении информации объектом воздействия были све­дения, воспринимаемые индивидуумом, а носителем – мозговые нейронные структуры, обеспечивающие хранение информации; из­меняемое свойство объекта воздействий – их объем и полезность для индивида, а направление изменения – соответствующее увели­чение; методы воздействия определялись индивидуальными воз­можностями мозга индивида.

Следующий этап – возникновение письменности (5–6 тысячеле­тий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) па­мять. Появление письменности позволило реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информации: ее сбор, передачу, переработку, хранение и доведение. Эти возможности открыла фикса­ция информации на материальных носителях.

Сама используемая при этом информационная символика пре­терпела ряд существенных изменений: пиктографическое письмо, идеографическое письмо, рисуночное иероглифическое письмо (со­хранившееся до сих пор в некоторых странах Азии), клинопись, ли­нейное слоговое письмо и, наконец, алфавитное письмо.

Помимо совершенствования символики для передачи текста со­вершенствовались системы представления числовой информации (позиционная система счисления в Вавилоне, римская система счис­ления, арабские цифры), обозначения веществ, химических опера­ций и приборов, математическая символика.

Информационные технологии в данных условиях в качестве объ­екта воздействия имели текстовые данные на том или ином матери­альном носителе (выделанные шкуры животных, папирусные свит­ки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, на­конец, бумага); изменяемые свойства определяются значительно возросшим перечнем информационных потребностей, чему соответ­ствуют и методы преобразования, воплощенные в различных систе­мах делопроизводства во всем их многообразии.

Определенное развитие получила и система представления видео­информации, что привело к становлению и формированию карто­графии и технической графики.

Подводя итог рассмотрения эволюции системы представления информации, можно отметить общую тенденцию к созданию наибо­лее рациональных форм человеческой (наднациональной) информа­ционной символики.

Развитие информационных технологий помимо системы пред­ставления информации было связано с совершенствованием средств информационных коммуникаций. Они возникли при появлении человеческой речи, которая стала нематериали­зованной несущей информацией. Начало этой фазы, несомненно, можно считать первым информационным взрывом в истории техноло­гической цивилизации. В течение следующей фазы – добумажной – информационные взрывы характеризовали переход ко все более совер­шенным носителям: запись на камне позволила впервые добиться эффекта обезличенности процесса передачи информации, закреплен­ной навечно; переход к записям на сырых глиняных табличках и де­ревянных дощечках (с 4-го тысячелетия до н.э.) придал информаци­онным коммуникациям динамический характер (камень сохраняет значение носителя символической монументальной информации); изобретение папируса (с 3-го тысячелетия до н.э.) значительно по­вышает единичную емкость носителя и его разрешающую способ­ность благодаря большой площади свитка и возможности применить краски; появление пергамента (III в. до н.э.) завершает добумажную фазу новым информационным взрывом: появляется оптимальный носитель информации – книга (IV в. н.э.).

Качественно новый характер приобрели информационные ком­муникации, когда в крупных государствах Древнего мира (Греция, Персия, Египет, Китай, Рим) возникла хорошо налаженная государст­венная почтовая связь: письменная информация передавалась гонца­ми по принципу эстафеты. С образованием древнегреческих городов-полисов создаются библиотеки, доступные для свободных граждан. Библиотека в этот период становится первым в истории центром со­средоточения информационных носителей на папирусных свитках (позднее на пергаменте) для передачи широкому кругу пользовате­лей, своего рода первым институтом массовой информационной ком­муникации. Это обстоятельство в значительной мере способствовало началу продуцирования информации в новой форме – авторских сочинениях. Книга приобретает функции товара, в связи с чем воз­никает новая ремесленная профессия – переписчик книг. Книжные лавки превращаются в своего рода интеллектуальные микроцентры, в которых происходит интенсивный обмен знаниями. Наряду с об­щественными библиотеками формируется новая форма массовой коммуникации – личные библиотеки (у наиболее обеспеченных граж­дан). Принципиально важным моментом является выделение пока узкого социального слоя людей – производителей знаний, закреп­ляемых ими в книгах и передаваемых наиболее способным продол­жателям. Несомненно, что такое широкое информационное взаи­модействие людей приводило к накоплению не только духовных, но и материальных (в том числе культурных) ценностей, способст­вовало появлению рациональных для того времени законодатель­ных форм, регулировавших социальные отношения в обществе.

Великое переселение народов, сопровождавшее падение Римской империи, практически полностью уничтожило сложившуюся куль­туру {в том числе информационную). В этой связи нельзя не отме­тить важный исторический факт миграции информационных источ­ников – рукописных тиражей первых сочинений. Вначале с первыми христианами, гонимыми Римом, они попадают в Византию и Сред­нюю Азию  – главным образом в Бухару, где в VII–X вв. переводятся на арабский язык. После падения Константинополя с середины XV в. ру­кописные древнегреческие и латинские книги вместе с массой бежен­цев перемещаются в Западную Европу, где становятся основным ин­формационным массивом накопленных знаний.

Бумажная фаза развития информационных технологий начина­ется с X в., когда бумага (изобретенная еще во II в. в Китае) становит­ся объектом промышленного производства в странах Европы. Эпоха Возрождения и последующий за ней период сыграли исключитель­ную роль в развитии информационных технологий. С расширением торговли и ремесел появились городские почты, с XV в. – частная по­чта (Западная Европа), в XVI–XVII вв. – централизованная королев­ская почта (во Франции, Швеции, Англии и других странах). Благода­ря этим стабильным коммуникациям в информационную деятельность вовлекается большое число людей, и она охватывает крупные регио­ны. Центрами хранения и передачи информации становятся первые университеты Италии, затем Франции, Германии, Англии.

Революцией в процессе развития информационных технологий стало изобретение в Германии книгопечатания (середина XV в.), при­давшее ей форму массовой деятельности, особенно с конца XVII в., т.е. со времени возникновения науки и появления парового двига­теля – основы машинного производства. По существу это стало на­чалом нового научно-технического этапа в естествознании. Главным качественным содержанием информационных технологий стало по­явление систем научно-технической терминологии в основных от­раслях знаний, а количественным – выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а так­же первых энциклопедий – своего рода стационарных информаци­онно-поисковых систем на алфавитной основе.

Новый этап в развитии информационных технологий, связанный с технической революцией конца XIX в., характеризуется созданием почтовой связи как формы стабильных международных коммуни­каций (Всеобщий почтовый союз с 1874 г. и Всемирная почтовая кон­венция с 1878 г.), фотографии (с 1839 г.), изобретением телеграфа (1832 г.), телефона (1876 г.), радио (1895 г.), кинематографа (с 1895 г.), а позднее беспроводной передачи изображения (1911 г.) и промыш­ленного телевидения (с конца 20-х гг.). В развитии информационных коммуникаций наступил период создания общемировой системы со­средоточения, хранения и быстродействующей передачи информа­ции в наиболее удобной для пользователей форме. Это превратило информацию в движущую силу технического, социального и эконо­мического прогресса, определило ее ведущую роль на этапе совре­менной технологической революции, которая придает информаци­онным технологиям форму интеллектуальной индустрии. Благодаря этому было разрешено назревшее историческое противоречие между накоплением гигантского объема информации в обществе и невоз­можностью эффективного ее использования с помощью традицион­ных немашинных методов.

Информация превращается в один из наиболее ценных по содер­жанию и массовых по форме продуктов цивилизации, потребителем которой становится все человечество. Этап информационной рево­люции второй половины XX в. знаменует начало безбумажной фазы развития информационных технологий, когда на качественно новом уровне завершается крупнейший исторический виток перехода к не­осязаемой несущей информации, причем скорость ее передачи (по­средством электромагнитных волн) возрастает в миллионы раз (по сравнению с человеческой речью). Машинная интуиция (экспертные системы) превращается в производительную силу, а искусственный интеллект позволяет решать качественно новые задачи технического прогресса. Исключительное значение машинных динамических ин­формационных систем в жизни современного общества выдвинуло на первый план проблемы создания все более совершенных ЭВМ и связанных с ними технологий. История развития механизма инфор­мационного взаимодействия между людьми (а теперь и между чело­веком и машиной) дает основание для понимания информационных технологий как единой интеграционной системы развития всех об­ластей знаний, этапы которой в основном совпадают с периодами становления естествознания и более ранними по времени периода­ми накопления знаний в обществе.

 

 

 

2. Значение ДОУ в современной организации

 

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения. Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация – это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.

Управление – целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для Эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации [9, – с. 45-46].

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1), который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации.

В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем – производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией [27, – с. 112].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис. 2.

В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

–         персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

–         пользователей информационной системы – потребителей информации;

–         техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации – средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);

–         программное обеспечение (программные средства – операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);

–         весь имеющийся объем информации в информационной системе – информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий функционирования этой организации).

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной технологии как совокупности технологий – технологии сбора информации, технологии передачи информации и т.д.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология – это способ преобразования информации. В информационной системе можно использовать много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие информационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы. Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой работы, не является частью информационной системы и работает вне такой системы [9, – с. 57].

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации – высший, средний и низший (рис. 3). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т.п.).

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха – каждую смену, мастер – наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления будет меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.

Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации. Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения – процессом принятия решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации – подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п. [31, – с. 20]

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т.п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент – регулярное, систематическое выполнение функций управления организацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней – работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему (рис. 3). Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.

Итак, для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию. Можно утверждать, что практически любая деятельность человека базируется на информации.

Что же такое информация? Как соотносятся данные и информация?

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.) [25, – с. 59]. Из этого определения следует, что:

–         информация – это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

–         информация существует пне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;

–         информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

–         сообщение может быть записано на материальном носителе (т.е. оно является формой передачи информации);

–         сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.

Отсутствие информации вызывает информационную потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств.

Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность – меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

От указанных качественных характеристик информации непосредственно зависит эффективность управления и управленческой деятельности.

В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В таком случае кодированием информации является ее преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода – вывода данных. Данные – это компьютерное изображение информации.

Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем в виду экономическую информацию.

Экономическая информация – совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:

–         большие объемы информации;

–         многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

–         многообразие источников и потребителей экономической информации;

–         значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации. [17, – с. 145-146]

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 4): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Перемещение документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления) [15, – с. 102].

Таким образом, информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 5).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию: письма; инструкции;

–         телеграммы, телефонограммы; заявления;

–         приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

–         предписания;

–         записки, акты, расписки;

–         характеристики;

–         справки;

–         удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т.д.);

–         фото-, кино- и видеодокументы;

–         фонодокументы;

–         электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации).

Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведем примеры.

Система управленческой документации:

–         распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

–         документация по планированию;

–         информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

–         документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

–         документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной (производственной) деятельности:

–         документация по материально-техническому обеспечению;

–         производственно-технологическая документация [21, – с. 170-172].

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.

Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с доку­ментами, а систему информационного обеспечения уп­равленческого аппарата. Параллельно с термином «делопроизводство» в по­следние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В настоящее время ДОУ является синонимом термина «делопроиз­водство» и употребляется для обозначения одной и той же деятельности [7, – с. 1]. Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве измене­ний и прежде всего в связи с использованием в управ­ленческих системах автоматизированных информаци­онных технологий. Именно появление этих технологий изменило традиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность, обеспечивающую пере­мещение документа в управленческом аппарате.

 

3. Нормативно-правовая база ДОУ

 

В настоящее время регламентация документирования, органи­зации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирова­ние, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информа­ции, информатизации и защите информации» закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при, создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, специальной статьей (ст. 9) [4] определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому [1].

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д. [1]

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об об­ществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи­тельное внимание уделяют порядку документирования их дея­тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако­на «Об обществах с ограниченной ответственностью» определя­ют обязанности обществ по хранению документов. Закон уста­новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации [5].

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законода­тельства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах, которые установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте­чении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном норма­тивными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редак­ции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность веде­ния делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам орга­низации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового догово­ра и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов феде­ральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юс­тиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регули­руются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию доку­ментам официальности (юридической силы). В них также со­держатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные до­кументы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановлений Правительства РФ «Об упорядочении изготов­ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Россий­ской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содер­жится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударст­венных организаций, к оформлению тех или иных видов до­кументов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законо­дательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизвод­ством на современном уровне.

Общее методическое руководство постановкой делопроиз­водства в Российской Федерации, как и в большинстве цивили­зованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в опера­тивной работе передаются на постоянное хранение в государст­венные архивы.

В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 №1562, к главным задачам феде­ральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «раз­витие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соот­ветствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти» [6]. Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ве­домственной подчиненности требований законодательства в области ... организации документов в делопроизводстве» [6]. Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопро­сам организации документов в делопроизводстве, разрабаты­вать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в дело­производстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-мето­дические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ – сис­темы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до­кументов; все этапы работы с ними:, доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор­мационно-справочная работа, оперативное хранение докумен­тов, поиск документов и информации; защита информацион­но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря­док проведения экспертизы ценности документов; организа­ция хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизирован­ного документирования на базе современных текстовых редак­торов, автоматизированного документооборота (включая элек­тронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) [24, – с. 267].

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, по­строение поисковых систем для справочной работы, органи­зация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведе­ние экспертизы ценности документов, оформление дел, со­ставление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтоже­нию, описей и др. Как видно из краткого перечисления со­держания Инструкции, она отражает практически все вопро­сы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут вос­пользоваться и найдут много полезного для себя службы де­лопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3. ГОСТ Р 6.30–97 УСД Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов (с изменениями).

Стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

–         федеральных органов государственной власти, органов го­сударственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на­ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

–         предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы.

4. Основные правила работы ведомственных архивов: Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2–4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

–         требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со­ставления, заполнения, ведения;

–         порядок формирования дел в делопроизводстве;

–         организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

–         порядок выделения документов к уничтожению;

–         подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (ну­мерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), со­ставление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5–14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типо­вой или ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по пред­ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по орга­низации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категори­ей документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра­жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 №34н.

При работе с кадровой документацией необходима Инструк­ция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч­реждениях и организациях (утверждена постановлением Госком­труда СССР от 20 июня 1974 г. №162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или вы­работки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано доста­точно большое количество нормативных документов, содержа­щих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

–         Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Рос­сийской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72);

–         Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению орга­нов управления (утверждены постановлением Министер­ства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152);

–         Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64);

–         Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по комплектованию и учету кадров.

Последний нормативный документ нужен для работы с кад­ровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ­ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Пакет общегосударственных нормативно-методических доку­ментов необходимо иметь каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструк­ция по делопроизводству конкретной организации.

4. Придание юридической силы различным видам документов

 

Носителем инфор­мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу­ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения, его доведения до непосредствен­ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ­ленческим документам, – официальность, достовер­ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т.е. услови­ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на­стоящее время бесспорность и обязательность докумен­та также определяется понятием «юридическая сила документа» [21, – с. 160].

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т.к. они служат спо­собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри­дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза­тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, за­крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа – это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления [7, – с. 2].

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

–         соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

–         издавать документы только в пределах своей ком­петенции;

–         соблюдать действующие в определенное время об­щегосударственные правила составления и оформ­ления документов.

Таким образом, юридическая сила документа опре­деляется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Требование идентификации автора документа до­стигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как:

–         Государственный герб Российской Федерации;

–         герб субъекта Российской Федерации;

–         эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

–         код организации;

–         код формы документа;

–         наименование организации.

Эти реквизиты обяза­тельно указываются на бланке документа. Если доку­мент создается не на бланке, но его действие предпола­гается за пределами организации, эти реквизиты (кро­ме графических символов) воспроизводятся в обязатель­ном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, т.е. наименование орга­низации, ее структурного подразделения. Для придания документу юридической силы суще­ственное значение имеют наряду с реквизитами, иденти­фицирующими автора документа, и другие реквизиты.

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Этот реквизит является обязательным при оформлении всех документов, кроме письма. Дополни­тельно к нему может быть указан код документа в соот­ветствии с Общероссийским классификатором управ­ленческих документов (ОКУД).

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом – дата его принятия; для утверждаемых документов (штат­ное расписание, положение и др.) – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события, заседания. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа яв­ляются несколько организаций, то датой документа яв­ляется наиболее поздняя дата подписания. Делопроиз­водственная служба обязана следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание докумен­та «задним числом», равно как и издание документа с «опережением», например следующим днем, приводит, во-первых, к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возмож­но). Во-вторых, неправильное датирование может при­вести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться су­дом как документированное доказательство.

Установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом, арабс­кими цифрами в последовательности день месяца, ме­сяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя па­рами арабских цифр, разделенными точкой; год– че­тырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер документа (индекс) простав­ляется при его регистрации в организации – авторе до­кумента. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпос­ледняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится, так же как заключительная операция, ког­да документ уже подписан (или утвержден).

Делопроизводственная служба, проводя регистра­цию, одновременно проводит контроль исходящего (внутреннего) документа. При этом проверяется пра­вильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полнота визирования, наличие приложений. Регистрация доку­ментов это и придание документу официальности, и установление ответственности организации-автора за содержание документа, его прохождение через управ­ленческую систему.

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом мас­сиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

При отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организа­ции – авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе (рекви­зит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату до­кумента»). Если письмо является инициативным, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не за­полняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из ре­гистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на доку­менте регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.

Документы, которые не могут быть введены в дей­ствие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, кол­легиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверж­дения санкционирует содержание документа или рас­пространяет его действие на определенный круг долж­ностных лиц, организаций.

Процедура утверждения оформляется либо единолич­но руководителем либо изданием специального распоря­дительного документа, при этом оба способа имеют оди­наковую силу. В первом случае на документе указыва­ется наименование должности, личная подпись, инициа­лы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором – в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного докумен­та практикуется в тех случаях, когда требуются допол­нительные разъяснения или какие-то действия, меро­приятия по внедрению утверждаемого документа. В та­ких случаях в грифе утверждения действие согласует­ся с видом документа.

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя орга­низации или его заместителей в соответствии с рас­пределением их обязанностей, установленным норма­тивно-правовым актом (уставом, положением об орга­низации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных под­разделений, это должно быть закреплено локальными актами организации. Делопроизводственная служба обязана знать состав должностных лиц, которым пре­доставлено право подписи документов, и их личные подписи. Контроль правильности подписания докумен­тов – одна из ее обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и другие до­кументы справочного, информационного и аналитичес­кого характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и со­держание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, докумен­ты, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без исполь­зования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ оформлен не на бланке, в состав рек­визита «подпись» входит полное наименование долж­ности руководителя и наименование организации. Чаще всего такой порядок оформления подписи используют, когда документ подготовлен двумя организациями. Его подписывают лица равных должностей и их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

В таком случае документы оформляют не на блан­ках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разра­ботке. Таким образом, каждая организация (учреж­дение) имеет официально оформленный подлинник документа. Если документ подписывают несколько должност­ных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Две подписи оформляются на документах коллеги­альных органов – протоколы подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), под­писывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направ­ляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации – автора документа. Приложения к документам также должны быть подпи­саны в установленном порядке.

При оформлении документа на бланке должностно­го лица должность этого лица в подписи не указывают.

Подпись располагают после текста и отметки о нали­чии приложений, отступив 2–3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу докумен­та. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например генерального директора, а он не мо­жет подписать срочный документ по уважительной при­чине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем мес­те), его может подписать лицо, официально исполняю­щее его обязанности. При этом на документе перед дол­жностью ставят буквы «И.О.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога «за» или со­кращения «врио» недопустимо.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка на­именования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

В ряде случаев (для подписания приглашений, из­вещений, справок, внутренних документов) может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсими­ле – аналог собственноручной подписи, который явля­ется механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Согласно ст. 160 ГК РФ [1] исполь­зование факсимильного воспроизведения подписи до­пускается только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. В этом случае речь идет об оформлении факсимильной подписи на доку­ментах, выходящих за пределы организации. Что каса­ется внутренних документов, то организация самостоя­тельно определяет порядок использования факсимиль­ной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо ин­струкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Проекты документов, подготовленные в одной орга­низации и затрагивающие интересы других, согласовы­ваются с ними в установленной очередности. Согласова­ние может быть оформлено протоколом согласования или справкой, но более распространенным способом внеш­него согласования является проставление на документе грифа согласования. Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или вы­носится на отдельный лист согласования, который явля­ется приложением к подлиннику документа. Гриф со­гласования включает слово «СОГЛАСОВАНО», долж­ность руководителя, содержащую наименование органи­зации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласова­ния на документе располагают ниже подписи слева.

Если согласование осуществляется отдельным до­кументом вышестоящей организации (или его коллеги­альным органом, общественной организацией, органа­ми государственного контроля и надзора), то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), дата и номер, наименование организации (или должности лица, с которым проводи­лось согласование).

Заверение документов печатью организации – осо­бый способ удостоверения их подлинности, подтверж­дения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих пра­ва должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных до­кументах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостовере­ния прав должностных лиц организации, подтвержда­ющих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (печати с надписью по центру «для паке­тов», «отдел кадров», «административный отдел»).

Право на воспроизведение на печати Государственно­го герба Российской Федерации определено ст. 4 Феде­рального конституционного закона от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» [2]. Гер­бовая печать круглая, в центре помещается изображе­ние Государственного герба (герба субъекта Российской Федерации), а по окружности – наименование органи­зации.

Воспроизведение Государственного герба Россий­ской Федерации является обязательным на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях ор­ганов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российс­кой Федерации размещается на печатях органов пред­ставительной и исполнительной власти города, райо­на в соответствии с Федеральным законом от 28.08.1995 №154-ФЗ «Об общих принципах органи­зации местного самоуправления в Российской Феде­рации» [3]. Использование герба регламентируется со­ответствующими нормативными актами – федеральными законами, стандартами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббре­виатура ее наименования, по окружности полное наи­менование организации с указанием ее организацион­но-правовой формы и номера ее государственной реги­страции (номера в регистрационном реестре). В неко­торых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различ­ных организационно-правовых форм собственности, ус­танавливаются и требования к печатям. Например, п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» гласит: «Общество должно иметь круглую печать, со­держащую его полное фирменное наименование на рус­ском языке и указание на место его нахождения. В пе­чати может быть также указано фирменное наименова­ние общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации» [5].

Простые печати могут быть квадратными, круглы­ми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей дея­тельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распоря­дительных документов, при опечатывании пакетов, бан­деролей, шкафов и т.д.

5. Особенности оформления организационно-распорядительных документов

 

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется пра­вом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулиро­вание и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эф­фективно регулируется деятельность учреждения, зависят результа­ты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обес­печения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляе­мому, от руководителя организации к структурным подразделени­ям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

–         с помощью распорядительных документов разрешаются возни­кающие в сфере управления проблемы и вопросы;

–         их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

–         они являются юридическими фактами, вызывающими возникно­вение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

–         правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Пре­зидентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (мини­стерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

–         правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и ок­ругов, а также их территориальных образований;

–         правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также предста­вительными и коллегиальными исполнительными органами субъек­тов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и уста­новления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на осно­ве единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют сле­дующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование выше­стоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тек­сту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей – кон­статирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распоряди­тельная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию, например:

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

25 ноября 1995 г.                           Москва                                                       №1145

 

Об упорядочении деятельности по развитию собаководства

В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организационного единства в их осуществлении Пра­вительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаковод­ства в Российской Федерации.

2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федера­ции оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологических организаций.

3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разра­ботать совместно с заинтересованными организациями и в 2-месяч­ный срок представить предложения о внесении изменений и допол­нений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.

Председатель Правительства

Российской Федерации                                                          В. Черномырдин

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие норма­тивные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: Совет директоров РЕШИЛ: ...

Пункты распорядительной части содержат нормативные положе­ния или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения. Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной ча­сти: «(приложение 1)» или «(приложение 3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

                                                                                                          ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                                       к постановлению Правительства

                                                                                       Российской Федерации

                                                                                     от 27 января 1997г. №18

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и под­разделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем орга­на управления. Постановления Правительства Российской Федера­ции и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организа­ции, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному со­ставу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие докумен­тов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, матери­ально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление от­пусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными рекви­зитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заго­ловок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформ­ляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходи­мых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всесто­роннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реаль­ными, соответствовали действующему законодательству, обеспечи­вались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректиров­ки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основ­ное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например:

«О создании филиала общества в г. Твери» «Об изменении устава общества».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распо­рядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:

В соответствии с Национальным планом проверок налогоплательщи­ков

на 1999 г., согласованным с Департаментом налоговой полиции России 1

2.01.99 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.99

ПРИКАЗЫВАЮ:

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ра­нее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса ин­ститута

по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ:

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предпи­сываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной фор­ме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю­чает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком испол­нения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не ука­зывается, если предписываемое действие или действия носят посто­янный характер.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором ука­зывается наименование должности лица, ответственного за испол­нение документа, его инициалы и фамилия.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СВЯЗЬИНВЕСТ»

ПРИКАЗ

_____№_____

Москва

Об увеличении

уставного капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.97 №1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капита­ла общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.96.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.97 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Москов­скую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. до 15.03.97 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Минис­терстве финансов Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя ге­нерального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директор                    Подпись                  Инициалы, фамилия

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению

дея­тельности фирмы.

При составлении проекта приказа необходимо:

–         увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или проти­воречий;

–         излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская воз­можности его двоякого толкования;

–         намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполне­ния поручений;

–         обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

–         указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

–         указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в ка­кой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюде­нием всех грамматических правил. Следует избегать сложных прида­точных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах не­обходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наи­менования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно упо­треблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части послед­него листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тек­сте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части да­ются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)».

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

                                                                                                     Приложение 1

                                                                                                     к п. 2 приказа

                                                                                     генерального директора

                                                                                               от 14.06.1999 №86

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на при­ложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­нителем, подготовившим их, руководителями структурных подраз­делений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заме­ститель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем коллегиального орган а управления в пределах предостав­ленной ему компетенции, а также руководителями организаций, дей­ствующими на основе единоначалия, в целях разрешения оператив­ных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопро­сам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержа­ния указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением рек­визитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно.

Текст указания в большинстве случаев имеет две части: конста­тирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части яв­ляется пункт о контроле за исполнением указания.