1.Назовите и опишите основные направления совер­шенствования документации.

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов – оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизо­ваны в полном объеме, для них могут быть предложены лишь прин­ципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинст­ве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управ­ления предполагает также и совершенствование документации, основ­ными методами которого являются унификация и стандартизация.

Унификация в широком смысле – это уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управлен­ческих функций и задач. 

Стандартизация – это форма юридического закрепления резуль­татов унификации. В практике совершенствования документацион­ного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управ­ленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффек­тивно, приведет к увеличению времени на творческие элементы уп­равленческого труда, повысит общую культуру управления. Унифи­кация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленчес­кие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой де­ятельности являются: 

­      термины и определения, используемые при работе с управленче­ской информацией; 

­      организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий; 

­      классификаторы управленческих функций; управленческая документация. 

Документы давно стали объектами унификации и стандартиза­ции. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ции и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства. 

Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течение длительного времени зани­маются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стан­дарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобрита­нии, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Эконо­мической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандарти­зации (ИСО) и др. 

Роль и значение унификации и стандартизации документов осо­бенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унифика­цию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и за­крепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные дейст­вительными потребностями управления, и состав документов орга­низации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в уни­фицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установле­ние единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепле­ние в Табеле форм документов, применяемых в деятельности орга­низации, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

 

2.Какие требования предъявляются к расположению реквизита «эмблема организации, предприятия» на бланке?

Эмблема предприятия – это символическое графическое изобра­жение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наи­менование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть за­регистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится так­же при изображении на бланке документа герба.

 

3.Какими способами оформляется на управленческих документах дата?

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающих юридичес­кую силу документа. Датой документа может быть дата его подписа­ния, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следу­ющей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последователь­ности: 2000.07.05. Кроме даты документа, датируются также все служебные отмет­ки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

 

4.Какие документы относятся к распорядительным до­кументам управления?

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется пра­вом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов – регулиро­вание и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эф­фективно регулируется деятельность учреждения, зависят результа­ты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обес­печения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляе­мому, от руководителя организации к структурным подразделени­ям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

–         правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Пре­зидентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (мини­стерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

–         правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и ок­ругов, а также их территориальных образований;

–         правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также предста­вительными и коллегиальными исполнительными органами субъек­тов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и уста­новления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на осно­ве единоначалия.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организа­ции, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному со­ставу.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем коллегиального орган а управления в пределах предостав­ленной ему компетенции, а также руководителями организаций, дей­ствующими на основе единоначалия, в целях разрешения оператив­ных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопро­сам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

 

5.Какие условия трудового контракта являются обязательными? На какие сроки могут оформляться трудовые кон­тракты?

   Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательными условиями трудового договора являются:

­      место работы (с указанием структурного подразделения);

­      дата начала работы;

­      наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

­      права и обязанности работника;

­      права и обязанности работодателя;

­      характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

­      режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

­      условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

­      виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

 

6.Опишите порядок обработки исходящих документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформ­ление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экс­педицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отмет­кой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформле­ния документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, да­ты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные под­разделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводст­ва составляют опись рассылки, на которой в экспедиции про­ставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправ­ке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист­рированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и от­правляются в тот же день или не позднее первой половины сле­дующего рабочего дня.

 

7.Как оформляются дела, передаваемые на архивное хранение?

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформле­ния:

­      документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

­      произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым каранда­шом или нумератором;

­      подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество лис­тов в деле;

­      на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие гриф ограничения доступа к документу) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

­      переплести дело или прошить его в четыре прокола;

­      дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хроно­логической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

­      дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основ­ные документы, передающиеся в архив);

­      дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дел по ос­новной деятельности) и опись №1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степе­ни важности. В опись №1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собрании, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты; контракты.

В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включен­ных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

Задание №6.

1. Оформите выписку из приказа.

 

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЯЗЬИНВЕСТ»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

01.03.2003                                                                                                   №1

Москва

 

Об увеличении

уставного капитала общества

 

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.2003 №1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капита­ла общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.2002.

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. до 15.03.2003 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Минис­терстве финансов Российской Федерации.

 

      Генеральный директор                    Подпись                                 Иванов Н.Г.

2. Оформите протокол об административном правона­рушении.

 

 

3. Оформите рекомендательное письмо.