«КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ»

1. Понятие документирования

 

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» [1].

Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась в течение XX в. за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов – телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе. Естественно, что и в этом случае документы на бумажной основе обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы. Электронная почта является эффективным способом передачи информации, который может принципиально изменить делопроизводство за счет оперативности передачи информации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования. Эти средства подразделяют [6]:

–         на простые (карандаш, ручка);

–         механические (пишущие машины);

–         электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

–         электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные диски, ленты, карты, кристаллы, лазерные диски, дискеты и др.).

Документ и информация. В любом случае итогом документирования является документ. Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [3]. Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы являются основанием для принятия управленческих решении, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ вы ступает и как предмет труда, и как результат труда.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа – информационная.

Документ в переводе с латинского – доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т.к. обладает определенной юридической силой.

Коммуникативная функция документа – это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, т.к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.

Таким образом, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности.   Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация».

Известно следующее определение «Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» [7]. Из этого определения следует, что понятие «информация» много шире понятия «документ».

В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют ряд требований – полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности информации.

Формуляр документа. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа. Формуляр складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его «пути» в аппарате управления, т.е. прохождение таких операций,   как рассмотрение,   исполнение,  обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Еще в середине 1980-х гг. установлен обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности:

–         автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы);

–         дата создания документа;

–         регистрационный индекс;

–         текст (содержание);

–         подпись [3].

Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово «заявление»), текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа «приказ», заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере и распечатывается с принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.

Таким образом, отдельные элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.

Юридическая сила документа. Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, – официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т.е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т.к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [3].

Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

–         соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

–         издавать документы только в пределах своей компетенции;

–         соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Вид документа. В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения – перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа [9]. Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т.д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

Система документации. В деятельности любого управленческого аппарата реализуются определенные управленческие функции. Часть из них являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату, например планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др. В пределах отдельных организаций наряду с типовыми большую часть документов могут составлять специфичные, т.е. документирующие определенную отрасль деятельности. Например, в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведениях – по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы – налоговая документация и т.д.

В соответствии с этими функциями исторически формируется комплекс документов, составляющий систему документации. Система документации – это»совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». Система документации – категория объективная, ее формирование и применение в управленческой документации определяется историческим периодом в жизни государства и общества. Например, система плановой документации в советский период при жестком централизованном управлении и в настоящее время характеризуются принципиальными отличиями по составу применяемых документов, их подготовке, применению.

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, т.к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительскую, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение, именно они составляют основную часть документации, с которой работает делопроизводственная служба.

Унификация и стандартизация. Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления [8].

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт – документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации – это достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в РФ затрагивают не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО (Международной организации по стандартизации), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (далее – ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написание адреса, размеры форматов бумаги, бланки писем, правила печати текстов, проставление дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается и стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы [4]. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и стандартизация их информационных элементов являются одним из аспектов управления документами.

Унифицированная система документации (УСД) – «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» [3].

Таким образом, если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

 

2. Типология управленческих документов

 

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных – удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По способу документирования различают документы [6]:

–         рукописные письменные (текстовые);

–         изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

–         графические (документы, выполненные графическим способом);

–         фотодокументы;

–         фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

–         кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);

–         документы, созданные с помощью компьютерной техники.

            В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

–         входящие (поступившие в организацию);

–         исходящие (отправляемые из организации);

–         внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.

Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов – это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.). В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило остаются в делах учреждения.  Устаревшее название таких копий – отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование – посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет – составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

 

3. Общие требования к составлению, оформлению и тексту документов

 

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

–         состав применяемых в управленческой системе документов;

–         компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

–         права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

–         порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

–         виды применяемых бланков и порядок их использования;

–         порядок движения основных видов документов;

–         обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный документам этой системы документации. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Текст документа выражает содержание управленческого действия. Он может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Текст документов, используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон допускает «в необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации, наряду с государственным языком Российской Федерации, может вестись на языках субъектов Российской Федерации на территориях их компактного проживания». Только на русском языке текст составляется при направлении документов:

–         в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

–         на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражаются существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете»). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованием признаков.

Таблица – перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф – строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица занимает более одной страницы, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера этих граф. Таблицы могут быть включены в текст документа или в приложения к нему. Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Над таблицей слева пишется «Таблица 1». Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и др. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы и др.) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты и др. Каждый раздел текста сложного документа должен иметь заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой небольшой составной части такого документа включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Например: текст состоит из трех разделов, каждый из которых включает два подраздела, в этом случае нумерация текста выглядит следующим образом: Раздел 1, подраздел 1.1 и 1.2; Раздел 2, подраздел 2.1 и 2.2; Раздел 3, подраздел 3.1 и 3.2.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В современном русском языке насчитывают 600 тыс. слов, имеющих 7 млн. значений [4]. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, который использует значительно меньший словарный состав, т.к. этот язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни.

Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т.е. языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В официальных документах широкое применение получило использование сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. Однако восприятие профессиональных терминов может быть затруднено. Если термин может оказаться непонятным адресату, следует дать пояснение в скобках.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов – заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета – справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придают документам официальный характер, обеспечивают их качество.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1–2 интервала.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2–3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», на бланках А4 – через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев [8].

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.).

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

От границы левого поля печатают:

–         реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительные надписи «Верно»;

–         слова «Примечания» и «Основание» – если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;

–         в приказах,  распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

–         в протоколах слова «СЛУШАЛИ»,  «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ». Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака – реквизит «Адресат».

Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «Гриф ограничения доступа к документу» и «Гриф утверждения».

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «Подпись».